Aanhef
Besluit van de gemeenteraad van Harlingen
Onderwerp: Verordening Auditcommissie Harlingen 2018
DE RAAD VAN DE GEMEENTE HARLINGEN
Gelezen het voorstel van de griffier d.d. 11 januari 2018
Gelet op artikel 84 en 213 van de gemeentewet
Besluit
1De verordening Auditcommissie Harlingen 2018 vast te stellen.
Besluit aangepast
1De verordening Auditcommissie Harlingen 2018 vast te stellen met inachtneming van het aangenomen amendement TR18.004.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.de raad: de gemeenteraad van Harlingen;
b.de commissie: de auditcommissie;
c.de wet: de Gemeentewet;
d.het college: het college van burgemeester en wethouders van Harlingen.
Artikel 2 Doel
Het doel van de Auditcommissie is om de Raad te adviseren omtrent de aanwijzing van een accountant, die belast is met de controle van de jaarrekening en het uitbrengen van een verslag van bevindingen als bedoeld in art. 213 van de wet, zoals vastgesteld in de Controleverordening van de gemeente Harlingen. Daarnaast zorgt de Auditcommissie ervoor, middels adviserend en voorbereidend werk alsmede middels een goede communicatie met het College van B&W, de accountant en de Rekenkamer, dat de Raad haar kaderstellend en controlerend werk goed kan uitvoeren door het beschikbaar stellen van goede controle-instrumenten en documenten en daardoor tot goede besluitvorming komt.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
1De commissie bestaat uit drie raadsleden.
2De leden worden voorgedragen door de raadsfracties.
3De leden worden benoemd door de raad.
4De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
Artikel 4 Zittingsduur
1De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd.
2De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.
3De raad kan een lid van de commissie ontslaan, wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie.
4De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad.
5Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
6In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien.
Artikel 5 Taak
1De commissie doet voorstellen aan de Raadscommissie tot vaststelling en/of wijziging van het programma van eisen, c.q. het Controleprotocol voor de accountantscontrole.
2De commissie is belast met de voorbereidingen van de opdrachtverstrekking en/of de opdrachtverlenging aan en de selectie en benoeming van de accountant, binnen de door de raad gestelde kaders van de Controleverordeninggemeente Harlingen.
3De commissie voert tenminste één maal per jaar een opdrachtgesprek met de benoemde accountant over de eisen en verwachtingen van de raad inzake de jaarrekeningcontrole.
4De commissie voert gesprekken met de accountant over de uitkomsten van de door de accountant gevoerde controles (zoals jaarrekening en managementletter);
5De commissie doet voorstellen aan de Raadscommissie inzake aanpassing van de rapporteringstolerantie voor specifieke onderdelen van de jaarrekeningcontrole.
6De commissie kan de Raadscommissie adviseren over specifieke onderwerpen (posten, producten en organisatieonderdelen) waaraan de accountant specifieke aandacht dient te besteden bij de tussentijdse (interim)controle.
7De commissie stemt desgewenst af met het college over (de eisen en verwachtingen van het college aan) de jaarrekeningcontrole en over de onderwerpen van de interim controle.
8De commissie stemt desgewenst af met (vertegenwoordigers van) andere gemeentelijke organen, zoals onder meer de Rekenkamercommissie, over de relatie tussen onderzoek naar rechtmatigheid als onderdeel van de accountantscontrole van de jaarrekening, de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid door het college en de onderzoeken door de rekenkamercommissie.
9De Raadscommissie kan de auditcommissie verzoeken advies uit te brengen over andere, niet in deze Verordening genoemde financiële aangelegenheden.
Artikel 6 Bevoegdheden
1De commissie is belast met de voorlopige selectie van de accountant, alsmede tot het verrichten van alle taken, die haar in deze verordening zijn opgedragen.
2De commissie adviseert de raad omtrent de definitieve benoeming van de accountant.
Artikel 7 Verantwoording
De commissie legt middels haar verslagen verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden.
Artikel 8 Ambtelijke bijstand
1De commissie wordt vakinhoudelijk bijgestaan door de afdeling Dienstverlening en Ondersteuning.
2De raadsgriffier of een door hem aangewezen vervanger fungeert als secretaris van de commissie.
Artikel 9 Vergaderingen
1De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee van haar leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter deelt tenminste zeven dagen van tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.
Artikel 10 Quorum
De commissie vergadert niet indien niet ten minste twee van de drie leden aanwezig zijn.
Artikel 11 Taakverdeling tussen de Raadscommissie en de auditcommissie
1De auditcommissie is een subcommissie van de Raadscommissie en verricht haar werkzaamheden in principe in opdracht van de Raadscommissie.
2De auditcommissie brengt haar adviezen uit aan de Raadscommissie.
3De Raadscommissie kan besluiten dat in bepaalde gevallen de auditcommissie rechtstreeks aan de raad rapporteert.
Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel
1De verordening wordt aangehaald als 'Verordening Auditcommissie Harlingen 2018'.
2Deze verordening treedt in werking op de dag na haar publicatie.
3De ‘Verordening Auditcommissie Harlingen 2012‘, vastgesteld op 9 januari 2013, vervalt op de dag na de publicatie van deze verordening.