Verordening Adviesraad Sociaal Domein Noardwest Fryslân 2021

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Het College: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Harlingen;

b.De Gemeenteraad: de Gemeenteraad van de Gemeente Harlingen;

c.De Adviesraad: de Adviesraad Noardwest Fryslân met betrekking tot het sociaal domein van de gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke;

d.Belanghebbenden: de burgers van de gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke, in het bijzonder mensen die om persoonlijke, financiële, sociale en/of maatschappelijke redenen in een kwetsbare positie verkeren;

e.Ambtelijk contactpersoon: een door de Colleges aangewezen persoon, die fungeert als contactpersoon voor de Adviesraad;

f.Behandelend ambtenaar: de ambtenaar die deskundig is op één of meer domeinen waar de Adviesraad over adviseert en voor deze domeinen fungeert als aanspreekpunt voor de Adviesraad;

g.Inclusieve samenleving: een samenleving waarin iedereen tot zijn recht kan komen, ongeacht culturele achtergrond, geslacht, leeftijd, talenten en/ of beperkingen. Iedereen neemt op gelijkwaardige manier deel aan de samenleving;

h.Adviseren: het uitbrengen van een gevraagd of ongevraagd niet-bindend advies;

i.Maatschappelijke ondersteuning: hulp aan inwoners, in de vorm van individuele, preventieve, algemene en specialistische voorzieningen;

j.Platformen: aan de Adviesraad ondersteunende werkgroepen.

Artikel 2 Taakstelling

1De Adviesraad heeft tot taak het College en de Gemeenteraad gevraagd en ongevraagd te adviseren en te informeren over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het terrein van het sociaal domein, met name op de volgende drie hoofddomeinen:

•zorg en maatschappelijke ondersteuning

•werk en inkomen

•jeugd

2De Adviesraad stelt zich tot doel om met zijn adviezen een bijdrage te leveren aan:

•het bevorderen van zelfredzaamheid, eigen kracht en participatie van belanghebbenden;

•de inclusieve samenleving;

•het verbeteren van de kwaliteit van gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan binnen het sociaal domein.

3De Adviesraad voorziet waar mogelijk in de wettelijk voorgeschreven cliëntenparticipatie, onder meer vermeld in de WMO, de Participatiewet en de Jeugdwet en zal de gemeenten hierin zoveel mogelijk ondersteunen.

Artikel 3 Advisering en adviestermijnen

1Wanneer het College of de Gemeenteraad de Adviesraad om advies vraagt, neemt de Adviesraad voor het uitbrengen van zijn advies een termijn van maximaal zes weken in acht. In overleg kan hiervan worden afgeweken.

2Wanneer de Adviesraad een advies formuleert, wordt bij voorkeur ook beschreven op welke wijze en in welke mate de in aanmerking komende vertegenwoordigers van belanghebbenden in de gelegenheid zijn gesteld een inbreng te leveren bij het ontwikkelen en realiseren van beleid binnen de artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen.

3Het College of de Gemeenteraad streeft er naar binnen zes weken een besluit op een gevraagd of ongevraagd advies van de Adviesraad te nemen.

4Als het College of de Gemeenteraad besluit van een advies van de Adviesraad af te wijken, wordt dit schriftelijk gemotiveerd aan de Adviesraad medegedeeld. In zijn motivering onderbouwt het College of de Gemeenteraad welke punten uit het advies om welke redenen niet worden overgenomen.

5Nadat de Adviesraad op verzoek van het College of de Gemeenteraad een advies op een beleidsvoornemen heeft uitgebracht neemt het College of de Gemeenteraad een besluit op basis van het beleidsvoornemen, het advies van de Adviesraad en het antwoord van College of de Gemeenteraad -indien van toepassing- daarop. Na besluitvorming worden de stukken openbaar gemaakt.

6De Adviesraad adviseert niet over klachten, bezwaarschriften of andere zaken die op individuen betrekking hebben.

Artikel 4 Door het College of Gemeenteraad te verstrekken informatie

1De Adviesraad krijgt van College of de Gemeenteraad op verzoek tijdig binnen 5 werkdagen alle informatie die de Adviesraad voor de uitoefening van zijn taakstelling nodig heeft, tenzij enig wettelijk voorschrift de verstrekking daarvan in de weg staat. Zo nodig zullen behandelend ambtenaren op verzoek van de Adviesraad mondelinge toelichting geven over lopend beleid, de invloed van rijksbeleid en/of over de ideeën en plannen van het College of de Gemeenteraad ten aanzien van het sociaal domein.

2Het College of de Gemeenteraad verstrekt geen informatie aan de Adviesraad over individuele personen.

Artikel 5 Samenstelling

1De Adviesraad bestaat uit maximaal 15 leden, exclusief de ambtelijk contactpersoon.

2Voor de leden van de Adviesraad geldt dat de samenstelling:

•qua bevolkingskenmerken zoveel mogelijk een afspiegeling vormt van de samenleving van de gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke;

•qua deskundigheid en ervaring evenwichtig verdeeld is over de breedte van het sociaal domein waarop deze verordening van toepassing is.

Artikel 6 Leden

1De leden van de Adviesraad hebben een aantoonbare binding met de samenleving van gemeente Harlingen, Terschelling, Vlieland of Waadhoeke en met de belanghebbenden. De leden zijn woonachtig in een van deze gemeenten.

2De leden bekleden geen vertegenwoordigende functie namens een politieke partij in de gemeente Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke, zijn geen lid van het College of de Gemeenteraad en zijn geen werknemer van een van deze gemeenten. De leden hebben geen zakelijke binding met één van deze gemeenten voor zover een dergelijke binding van invloed kan zijn op de onafhankelijke positie van de leden.

3De leden van de Adviesraad hebben zitting in de Adviesraad zonder last. De leden spreken op persoonlijke titel.

Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning

1De Colleges wijzen één ambtelijk contactpersoon aan. Voor de vier gemeenten is dit dezelfde functionaris. De ambtelijk contactpersoon heeft geen stemrecht in de Adviesraad. De ambtelijk contactpersoon zorgt voor ondersteuning van de Adviesraad.

2Tot de taken van de ambtelijk contactpersoon kunnen behoren:

•Het tijdig informeren van het Dagelijks Bestuur van de Adviesraad over beleidsvoornemens en planning van de beleidsagenda;

•het bewaken van de voortgang en afhandeling van uitgebrachte adviezen;

•het terugkoppelen van besluiten van het College en de Gemeenteraad naar aanleiding van uitgebrachte adviezen;

•nader te bepalen activiteiten in afstemming met de taakstelling van de Adviesraad.

Artikel 8 Voordracht, benoeming en zittingsduur

1De leden van de Adviesraad worden benoemd door de Colleges van de Gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke op één uniforme voordracht van de ambtelijk contactpersoon. De Adviesraad kan worden ingesteld wanneer minimaal acht (8) leden en maximaal vijftien (15) leden worden voorgedragen.

2De Adviesraad kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen het dagelijks bestuur.

3De voorzitter vertegenwoordigt de Adviesraad naar buiten toe. Een lid van het dagelijks bestuur ondertekent alle officiële stukken van de Adviesraad, waaronder de adviezen van de Adviesraad.

4De werving van de leden vindt allereerst plaats via een open sollicitatieprocedure, waaronder bekendmaking in de lokale media. Er wordt gewerkt met een profielschets.

5De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Benoemingen kunnen één keer aansluitend op de eerste termijn met eenzelfde periode van maximaal vier jaar worden verlengd. Na de maximale zittingsduur van acht jaar mag een aftredend lid zich gedurende vier jaar niet opnieuw kandidaat stellen.

6Het lidmaatschap van de leden eindigt:

a.op eigen verzoek;

b.door het verstrijken van de periode waarvoor men is benoemd, behoudens herbenoeming;

c.doordat niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden genoemd in artikel 6, lid 2;

d.door ontslag op voordracht van minimaal 2/3e van het totaal aantal leden van de Adviesraad op grond van handelen of nalaten van betrokkene, waardoor voortzetting als lid van de Adviesraad ongewenst wordt geacht;

e.als een zittend lid op jaarbasis meer dan de helft van het aantal bijeenkomsten van de Adviesraad verzuimt;

f.als een zittend lid meer dan een half jaar aaneengesloten verzuimt.

In de gevallen als bedoeld onder artikel 8, lid 6 sub d, e. en f. kan de Adviesraad dit lid ontslaan.

Over dit ontslag en de procedure die daartoe heeft geleid worden de Colleges geïnformeerd.

7Wanneer een zittend lid om geldige redenen langdurig moet verzuimen, maar maximaal een half jaar, kan de Adviesraad een tijdelijk plaatsvervangend lid benoemen. De Colleges worden hierover geïnformeerd.

8Voor het in stand houden en versterken van de in de Adviesraad opgedane ervaring en kennis, streeft de Adviesraad naar het gefaseerd aftreden en benoemen van de leden en hanteert daartoe een rooster van aftreden. Het rooster van aftreden wordt geregeld in het huishoudelijk reglement.

Artikel 9 Vergaderingen

1De vergaderingen van de Adviesraad zijn openbaar. De Adviesraad kan besluiten een besloten vergadering te houden, bijvoorbeeld bij de behandeling van niet openbare stukken waarover het College of de Gemeenteraad advies vraagt.

2De Adviesraad vergadert jaarlijks acht tot tien keer en zoveel meer of minder als tenminste een meerderheid van de leden het nodig oordelen.

3De voorzitter organiseert de vergaderingen van de Adviesraad en stelt samen met de andere leden van het dagelijks bestuur de agenda op.

4De voorzitter dan wel de secretaris draagt zorg voor een goede begeleiding en bewaking van de in de vergaderingen afgesproken acties en termijnen.

5De Adviesraad is bevoegd om (behandelend) ambtenaren op zijn vergaderingen uit te nodigen voor het geven van een toelichting op voorstellen die door het College of de Gemeenteraad aan de Adviesraad zijn voorgelegd voor het uitbrengen van advies.

6De Adviesraad kan externe deskundigen uitnodigen om in een vergadering een toelichting of advies te geven.

7De Adviesraad kan personen die een openbare vergadering van de Adviesraad als toehoorder bijwonen in de gelegenheid stellen met betrekking tot agendapunten in te spreken.

8De in artikel 9 (leden 5, 6, 7) genoemde personen, die aan een vergadering van de Adviesraad deelnemen, hebben geen stemrecht.

9De leden hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de inhoud van stukken waarop door College of de Gemeenteraad geheimhouding is opgelegd. Deze geheimhoudingsplicht strekt zich ook uit tot andere personen die de Adviesraad over vertrouwelijke onderwerpen consulteert.

De leden van de Adviesraad wijzen in dergelijke gevallen externen op hun geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vervalt niet door de beëindiging van het lidmaatschap van de Adviesraad, noch door beëindiging van het adviseurschap door derden. Over de tijdsduur van de geheimhoudingsplicht wordt per onderwerp een afspraak gemaakt.

Artikel 10 Besluitvorming

1Elk lid van de Adviesraad mag één stem uitbrengen.

2De adviezen van de Adviesraad worden bij meerderheid van uitgebrachte stemmen genomen.

3Bij staking van de stemmen is het advies verworpen.

4Wanneer een advies niet met algemene stemmen is genomen, wordt in het verslag van de betreffende vergadering melding gemaakt van de afzonderlijke afwijkende meningen alsook de stemverhouding.

5De leden onthouden zich van stemmen over zaken die henzelf, hun echtgenoten c.q. partners of bloed- of aanverwanten tot de derde graad, persoonlijk aangaan of waarin zij als gemachtigden zijn betrokken of anderszins belangen hebben.

Artikel 11 Contact met gemeenten

1Het Dagelijks Bestuur van de Adviesraad heeft regelmatig overleg met de behandelend ambtenaren en gestructureerd overleg met bestuurlijke Portefeuillehouders van de Gemeenten over lopend en nieuw beleid, ideeën en plannen binnen het sociaal domein.De frequentie daarvan wordt in onderling overleg en in de nadere regels vastgesteld.

Artikel 12 Contact en communicatie met maatschappelijke organisaties, inwoners en belanghebbenden

1In de advisering worden de belanghebbende burger- of cliëntgroepen zo veel mogelijk betrokken en geconsulteerd.

2De Adviesraad is zelfstandig verantwoordelijk voor zijn communicatie en PR met maatschappelijke organisaties, inwoners en belanghebbenden.

3De Adviesraad zorgt voor draagvlak en betrokkenheid door gesprekken en discussies te voeren met belanghebbenden over een bepaald onderwerp.

De Adviesraad betrekt naar eigen inzicht inwoners van de Gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke zoveel mogelijk bij de meningsvorming en advisering.

4De Adviesraad onderhoudt een levendig netwerk van maatschappelijke organisaties, platformen en vertegenwoordigers van groepen van belanghebbenden binnen de in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen.

Artikel 13 Faciliteiten en budget

1De Adviesraad stelt jaarlijks vooraf, dat wil zeggen voor 1 november, een activiteitenplan en een begroting op.

2Ten behoeve van een goed functioneren faciliteren de Colleges de Adviesraad door middel van het verstrekken van financiële middelen.

3Deze middelen worden toereikend geacht om alle, voor het functioneren van de Adviesraad noodzakelijke, kosten te voldoen. Onder deze kosten wordt onder meer verstaan: een forfaitaire onkostenvergoeding voor de leden per bezochte vergadering inclusief de daaraan verbonden werkzaamheden, reiskosten, kosten gebruik vergaderruimte, scholingskosten, abonnementskosten, bureau- en secretariaatskosten e.d. Deze bedragen worden jaarlijks aangepast op basis van de prijsindex voor de gezinsconsumptie.

4Eventuele overschotten mogen worden overgeheveld naar een volgend jaar. Het overschot mag echter niet meer bedragen dan 50% van het bedrag aan verstrekte financiële middelen van het betreffende jaar. Eventuele tekorten worden bekostigd uit de reserves van de Adviesraad. Indien de Adviesraad meer financiële middelen nodig heeft dan begroot, dient hij dat gemotiveerd aan te vragen.

5Als de Colleges in hun facilitering menen te moeten afwijken van het door de Adviesraad begrote bedrag, wordt dit gemotiveerd aan de Adviesraad medegedeeld.

6De Adviesraad moet binnen drie maanden na afloop van het betreffende jaar een financieel verslag van dat jaar aanbieden.

Artikel 14 Nadere regels en huishoudelijk reglement

1De verordening is leidend. Het College kan ter uitvoering van deze verordening nadere regels geven. Over zaken waarin deze verordening of het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslissen de Colleges na overleg met de Adviesraad.

2De Adviesraad stelt een huishoudelijk reglement vast ter nadere regeling van zijn functioneren.

Artikel 15 Wijziging verordening

Deze verordening wordt slechts gewijzigd nadat de Adviesraad in de gelegenheid is gesteld zijn standpunt hierover kenbaar te maken.

De Adviesraad formuleert zijn standpunt binnen vier weken.

Artikel 16 Evaluatie

De Adviesraad evalueert jaarlijks intern zijn functioneren. Elk vierde jaar is de evaluatie uitgebreider en wordt een verslag verstrekt aan de Colleges.

Artikel 17 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.

2Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening Adviesraad Sociaal Domein Noardwest Fryslân 2021.