Mandaat, machtiging -en volmachtregister HRM 2023

Tekst

Mandaat, machtiging -en volmachtregister HRM Personeel -en Organisatieaangelegenheden

Bevoegdheden van het college / de burgemeester in mandaat/machtiging/volmacht verleend aan de GS/AD en de directeuren al dan niet met de mogelijkheid van ondermandaat, ondermachtiging en ondervolmacht dan wel bevoegdheden van het college / de burgemeester in mandaat verleend aan uitsluitend de GS/AD.

De bevoegdheden berusten op de Ambtenarenwet 2017, boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (BW), de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek en overige arbeidsrechtelijke wet -en regelgeving, tenzij anders vermeld.

Omschrijving Bevoegdheid

Bijzondere bepalingen

*Voor alle bevoegdheden geldt dat deze ten aanzien van de eigen functie niet zijn toegestaan.

*ten aanzien van de griffier en de op de griffie werkzame werknemers geldt dat de bevoegdheid van de raad in mandaat/volmacht wordt verleend aan de werkgeverscommissie dan wel de griffier.

Ondermandaat,

Ondermachtiging,

Ondervolmacht,

Aan:

•Waar teammanager staat wordt tevens teammanager i.o. bedoeld.

Personele Zaken

Ten aanzien van personele zaken houdt het college uitdrukkelijk deze bevoegdheden aan zichzelf ten aanzien van de GS/AD

Geen mandaat/volmacht

Bevoegdheden ten aanzien van personele zaken met betrekking tot de directeuren

Mandaat/volmacht uitsluitend aan de GS/AD

Beslissen op voorgelegde geschillen met betrekking tot personele aangelegenheden zoals opgesomd in hoofdstuk 11 Cao Gemeenten

Mandaat/volmacht uitsluitend aan de GS/AD

Uitgesloten zijn:

Besluitvorming over geschillen gericht tegen

1Besluiten genomen door de GS/AD

2Besluiten genomen door B&W

3Bij besluiten contrair te gaan aan het advies van de geschillencommissie

Organisatie- en/of formatiebeheer

Wijzigen organisatie en/of formatie zonder personele gevolgen

en

Wijzigen organisatie en /of formatie met personele gevolgen, waarbij alle betrokken werknemers tegelijkertijd en in het kader van dezelfde organisatie- en/of formatiewijziging in een passende of geschikte functie worden herplaatst

1Uitoefening van dit deze bevoegdheid geschiedt binnen de bestaande financiële kaders.

2Voorwaarde is dat de essentie van het functiegebouw c.q. organisatorische opbouw niet wordt aangetast.

3Ondermandaat/volmacht t.a.v. de totale organisatie niet toegestaan (dus wel t.a.v. eigen cluster).

4Ondermandaat/volmacht mag uitsluitend worden uitgeoefend indien het verschil niet meer dan 1 fte betreft. Per kwartaal krijgt de directie overzicht van de wijzigingen.

5Bij een verschil van meer dan 1 fte is dus de directeur bevoegd binnen zijn portefeuille. Bij portefeuille-overstijgende formatiewijzigingen is GS/AD bevoegd.

Clustermanager

Wijziging organisatie en/of formatie met personele gevolgen waarbij niet alle betrokken werknemers tegelijkertijd en in het kader van dezelfde organisatie-en/of formatiewijziging in een passende of geschikte functie worden herplaatst (er is dan sprake van boventalligheid (en eventueel ontslag)

Mandaat/volmacht uitsluitend GS/AD

1Ondermandaat niet toegestaan.

2Uitoefening van dit mandaat behoort binnen de bestaande financiële kaders te geschieden.

3Voorwaarde is dat de essentie van het functiegebouw c.q. organisatorische opbouw niet worden aangetast.

Beslissen omtrent boventallig verklaring in verband met reorganisatie

Clustermanager

Aangaan en ondertekenen van een Van werk naar werk-contract na boventallig verklaring in verband met reorganisatie

Clustermanager

Beslissen omtrent de kosten van een Van werk naar werk-traject die het maximumbedrag van € 7.500,= overstijgen

Iedere werknemer die in een Van werk naar werk- traject zit, heeft o.g.v. de Cao Gemeenten (hoofdstuk 9) aanspraak op een traject ter hoogte van maximaal € 7.500,-

Clustermanager

Beslissen omtrent het al dan niet overnemen van het advies van de loopbaanadviseur over een eventueel vervolgtraject na afloop van 21 maanden sinds de start van het Van werk naar werk-traject

Clustermanager

Beslissen omtrent verlenging van het Van werk naar werk-traject

Clustermanager

Functiebeschrijving en -waardering

Vaststellen functiebeschrijving

Ondermandaat niet toegestaan

Vaststellen functiewaardering

Ondermandaat niet toegestaan

Arbozorg

Vaststelling van het Arbobeleidsplan, Arboplan en Arbojaarverslag, BHV- beleidsplan en BHV-ontruimingsplan

Ondermandaat niet toegestaan

Aanwijzen van een functie als functie waaraan de hoedanigheid van bedrijfshulpverlener verplicht is verbonden (BHV-functie) dan wel het beslissen om iemand op grond van artikel 15 Arbowet aan te wijzen als BHV'er.

Ondermandaat niet toegestaan

Intrekking van de taak van bedrijfshulpverlener ploegleider, hoofd BHV, coördinator BHV

Ondermandaat niet toegestaan

Toekennen gratificatie in verband met BHV-activiteiten

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent vergoeding van schade (veroorzaakt i.v.m. BHV-activiteiten)

Ondermandaat niet toegestaan

Benoemingen en indiensttredingen

Benoemen van vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent aangaan arbeidsovereenkomst en het tussentijds wijzigen en het niet verlengen van de arbeidsovereenkomst

Ondermandaat ten aanzien van benoeming van teammanagers mag uitsluitend uitgeoefend worden na akkoord van de betreffende directeur

Clustermanager

Beslissen omtrent aangaan detacheringovereenkomst

Clustermanager

Beslissen omtrent een werkervaringsplaats / proefplaatsing

Clustermanager

Beslissen op verzoeken tot aanpassing arbeidsduur binnen de kaders van de personeelsformatie

Clustermanager

Beslissen omtrent verzoeken tot aanpassing van de arbeidsplek

Voorwaarde:

Onder de voorwaarde dat voorafgaand aan het besluit advies is ingewonnen bij cluster HRM.

Clustermanager

Beslissen inschaling in functieschaal dan wel aanloopschaal

Clustermanager

Het nemen van een aanwijzingsbesluit voor het uitvoeren van publiekrechtelijke bevoegdheden

Clustermanager

Beloning

Beslissen omtrent toekennen en onthouden periodieke verhoging en toekennen extra periodieke verhoging

Clustermanager

Beslissen omtrent bevordering

Clustermanager

Beslissen omtrent toekennen wervingspremie

Clustermanager

Beslissen omtrent toekennen van salaristoelagen (waarnemingstoelage, functioneringstoelage, arbeidsmarkttoelage, toelage onregelmatige dienst, afbouwtoelage onregelmatige dienst en beschikbaarheidsdienst, garantietoelage)

Clustermanager

Beslissen omtrent toekennen van gratificaties

m.u.v. gratificaties aan vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning tijdelijk hogere schaal vanwege tijdelijk werk op hoger niveau

Clustermanager

Beslissen omtrent beloning anders dan in geld d.m.v. kleine attenties

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning ambtsjubileumgratificatie

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning overwerkvergoeding

Clustermanager

Aanwijzen functies met beschikbaarheidsdienst

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent toekenning vergoeding beschikbaarheidsdienst, waaronder beslissen dat zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen zich verzetten tegen het toekennen van verlof en beslissen tot volledige vergoeding in geld

Clustermanager,

Teammanager

Beslissen omtrent gratificaties aan vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent niet uitkeren salaris en salaristoelagen over de tijd gedurende welke de werknemer in strijd met zijn verplichtingen opzettelijk nalaat zijn functie te vervullen

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent terugvorderen van aan werknemer te veel uitbetaalde salaris en salaristoelagen

Clustermanager

Beslissen over het al dan niet aanwijzen van werkkosten ten laste van de vrije ruimte

Uitsluitend GS/AD.

Ondermandaat niet toegestaan

Arbeidsduur en werktijden

Beslissen omtrent buiten dagvenster werken/overeengekomen werktijd/opdragen overwerk

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning buitendagvenstertoelage

Clustermanager

Teammanager

Het nemen van besluiten die voortvloeien uit de thuiswerkregeling

Clustermanager

Verlof

Beslissen omtrent toekenning, intrekken en weigeren vakantieverlof

Clustermanager

Teammanager

Beslissen op verzoek het wettelijk vakantieverlof gedeeltelijk in te zetten voor een langere verlofperiode en daarbij de vervaltermijn te verlengen

Clustermanager

Toekennen/goedkeuren van compensatie/flexuren en het toekennen van 14,4 uur extra vakantieverlof aan medewerkers bij de Schipholbalie en toezichthouders Handhaving en Toezicht naar rato dienstverband

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent buitengewoon verlof met behoud van salaris en salaristoelagen op de dag van het huwelijk van de werknemer, verlof op grond van de WAZO (zoals zorgverlof, adoptieverlof, zwangerschapsverlof etc.), verlof in verband met vakbondsverlof

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent toekenning non-activiteitsverlof wegens aanvaarden functie publiekrechtelijke colleges

Ondermandaat niet toegestaan

Toekennen buitengewoon verlof wegens bedrijfs-of dienstbelangen, niet op verzoek van medewerker (schorsen / non-activiteit)

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning, opschorting en beëindiging (betaald en onbetaald) ouderschapsverlof

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent de verkoop van bovenwettelijk vakantieverlof

Clustermanager

Het beheer van het individueel keuzebudget (IKB)

Mandaat uitsluitend GS/AD

Clustermanager HRM en Teammanager PSA

Onbetaald verlof en verlofsparen

Toekennen onbetaald verlof

Clustermanager

Teammanager

Beslissen over opname verlofsparen

Clustermanager

Teammanager

Beslissen om af te wijken van de regel dat men in 5 jaar maximaal 18 maanden verlof kan genieten

Clustermanager

Teammanager

Beëindiging tussentijds verlof met instemming van beide partijen

Clustermanager

Teammanager

Beëindiging van volledig onbetaald verlof in schrijnende gevallen als de medewerker langer dan 14 dagen ziek is

Clustermanager

Opleidingen

Vaststellen concernopleidingsplan en clusteropleidingsplannen

Ondermandaat niet toegestaan

Vastleggen afspraken over loopbaanontwikkeling in persoonlijk ontwikkelingsplan

Teammanagers zijn niet bevoegd te beslissen omtrent studiefaciliteiten

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent studiefaciliteiten in het kader van het POP en omtrent studiefaciliteiten van opleidingen waarop hoofdstuk 8 Cao Gemeenten (duurzame inzetbaarheid) niet van toepassing is

Clustermanager

Goedkeuren van declaraties t.a.v. reeds toegekende studiefaciliteiten

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent noodzakelijke bijzondere vakopleiding of aanwijzen enig ander onderwijs dat de werknemer verplicht is te volgen

Clustermanager

Aanspraken bij ongeschiktheid wegens ziekte of gebrek

Beslissen omtrent verzoeken aan het UWV de werknemer in aanmerking te laten komen voor maatregelen of voorzieningen in het belang van het herstel van zijn gezondheid dan wel in het belang van het behoud, het herstel of de bevordering van zijn arbeidsgeschiktheid

Clustermanager

Beslissen omtrent korting salaris en toekenning bonus in verband met ziekte

Clustermanager

Beslissen omtrent aanvullende uitkering bij arbeidsongeschiktheid in en door de dienst

Clustermanager

Beslissen omtrent toekennen overlijdensuitkering

Clustermanager

Beslissen omtrent toekennen vergoeding ziektekosten bij arbeidsongeschiktheid in en door de dienst

Clustermanager

Het treffen van maatregelen en geven van voorschriften als redelijkerwijs nodig is, zodat de werknemer, die in verband met ongeschiktheid ten gevolge van ziekte of gebrek verhinderd is zijn arbeid te verrichten, in staat wordt gesteld de eigen arbeid of passende arbeid te verrichten (1e spoor)

Clustermanager

Het bevorderen van de arbeidsongeschikte werknemer in passende arbeid buiten de gemeente (2e spoor)

Clustermanager

Opstellen (bijstellen en evalueren) plan van aanpak als bedoeld in artikel 25, tweede lid van de WIA, eerstejaarsevaluatie en eindevaluatie

Clustermanager

Teammanager

Verzoeken aan werknemer om informatie welke noodzakelijk is voor de uitvoering van hoofdstuk 7 Cao Gemeenten en het Personeelshandboek

Clustermanager

Beslissen omtrent andere passende werkzaamheden waartoe de werknemer in staat is die wegens ziekte verhinderd is zijn functie te vervullen (1e spoor)

Clustermanager

Beslissen omtrent salarisbetaling tijdens ziekte:

-opschorten doorbetaling salaris en salaristoelagen

-staking doorbetaling salaris en salaristoelagen

-korting salaris wegens

-uitbetaling aan anderen

-nabetaling aan werknemer

-verrekening van andere inkomsten uit werk/uitkering (ZW/WW/WIA)

Clustermanager

Beslissen omtrent opdragen passende arbeid

Clustermanager

Beslissen omtrent recht op garantie-uitkering

Clustermanager

Ontslag

Beslissen omtrent ontslag wegens een redelijke grond (artikel 7:669 BW) waar geen vaststellingsovereenkomst aan ten grondslag ligt

-Bedrijfseconomische redenen

-Langdurige arbeidsongeschiktheid;

-Regelmatige arbeidsongeschiktheid;

-Disfunctioneren van de werknemer;

-Verwijtbaar handelen van de werknemer;

-Werkweigering wegens gewetensbezwaren;

-Verstoorde arbeidsverhouding;

-Andere omstandigheden (h-grond)

-Cumulatie (i-grond)

Clustermanager

Beslissen tot beëindiging van het dienstverband (waar geen vaststellingsovereenkomst aan ten grondslag ligt) wegens:

-Het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd;

-Proeftijdontslag

-Wegens wanprestatie (7:686 jo. 6:265 BW)

-Overig

Clustermanager

Beslissen omtrent ontslag waar een vaststellingsovereenkomst aan ten grondslag ligt

Ondermandaat aan clustermanager uitsluitend toegestaan tot een maximum van 3 maandsalarissen. En als de vaststellingsovereenkomst gebaseerd is op de RVU-regeling uit de Cao Gemeenten (zonder maatwerk).

Mandaat uitsluitend aan GS/AD:

A bij een hogere ontslagvergoeding tot maximaal de transitievergoeding conform het besluit transitievergoeding dan wel een jaarsalaris indien dit lager is dan de transitievergoeding.

N.B. Bij de bepaling van dit maximum worden eventuele WW/ aanvullende/aansluitende uitkeringen en de transitievergoeding niet meegerekend.

B een vaststellingsovereenkomst die gebaseerd is op de regeling vrijstelling RVU conform de Wet Bedrag ineens, RVU en Verlofsparen en het maatwerk betreft (boven het RVU recht o.g.v. de Cao Gemeenten).

Clustermanager

Beslissen omtrent einde dienstverband middels een mobiliteitsdienstverband

Mandaat uitsluitend aan GS/AD

Deze bevoegdheid strekt tot aan een bedrag van 1/3 van de totale (WW) uitkeringslast waar de betrokken werknemer aanspraak op zou kunnen maken indien er niet gekozen zou worden voor een mobiliteitsdienstverband maar voor een reguliere beëindiging.

Binnen bovengenoemd kader is de GS/AD bevoegd de dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeente en de overnemende partij te ondertekenen.

Verzoeken om een ontslagbeschikking bij de kantonrechter, het UWV en de Cao Ontslagcommissie na besluit het dienstverband te beëindigen

(Arbeidsrecht)juristen cluster HRM (functioneel adviseurs 1 en 2, team Experts, in het bezit van civiel effect)

Beslissen omtrent ontslag op staande voet

Uitsluitend GS/AD

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent het bedrag dat beschikbaar wordt gesteld voor cadeaus/activiteiten bij jubileum of afscheid

Clustermanager

Beslissen over inzet van re-integratieactiviteiten in het kader van art. 72a WW (eigenrisicodrager WW)

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning nawettelijke uitkering bij ontslag wegens disfunctioneren voor de functie anders dan wegens ziekte of gebreken

Clustermanager

Beslissen omtrent de bijzondere uitkering in geval van herplaatsing bij arbeidsongeschiktheid van minder dan 35% in het derde ziektejaar

Clustermanager

Beslissen omtrent tussentijds beëindigen tijdelijke arbeidsovereenkomst

Clustermanager

Behandelen schadeclaim van een werknemer ten gevolge van de uitoefening van zijn functie

Clustermanager

Overige rechten en verplichtingen

Beslissen omtrent verrichten nevenwerkzaamheden

Clustermanager

Beslissen omtrent opleggen plicht tot vergoeding van door de gemeente geleden schade

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent ontheffen van de plicht van aanzuivering van de rekenplichtige werknemer

Ondermandaat niet toegestaan

Ontzeggen toegang tot de kantoren, werkplaatsen of andere arbeidsterreinen dan wel het verblijf aldaar

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen dat werknemer de functie tijdelijk niet mag vervullen

Aanvullende voorwaarde: medisch advies vereist conform de Cao Gemeenten

Clustermanager

Beslissen omtrent toekenning van schade van aan de werknemer toebehorende kleding en uitrusting, niet zijnde een motorrijtuig in de zin van de Wet Aansprakelijkheidsverzekering motorrijtuigen

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent vergoeding van schade van aan de werknemer toebehorend motorrijtuig

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent toekennen verlof met behoud van salaris en salaristoelagen aan werknemer beneden de leeftijd van 18 jaar voor het volgen van lessen aan inrichtingen van voortgezet, herhalings- of vakonderwijs en vormingsinstituten voor leerplichtvrije jeugd

Clustermanager

Teammanager

Beslissen in een geval dat de kinderopvangtoeslag van de Belastingdienst niet of niet in redelijkheid voorziet in de kosten van kinderopvang en buitenschoolse opvang

Clustermanager HRM

Ordemaatregelen en sancties

Overgaan tot schorsing (artikel 11.4 Cao Gemeenten)

Volmacht uitsluitend bij GS/AD.

Ondermandaat niet toegestaan

Het geven van een schriftelijke waarschuwing / uitvoering geven instructierecht

Voor zover het gaat om situaties die niet afzonderlijk zijn bepaald in dit register.

Clustermanager

Beslissen tot uitvoering geven aan boetebedingen

Clustermanager

Reiskosten

Beslissen omtrent vergoeding van woon- werkverkeer waaronder aan medewerkers met medische belemmeringen en autonoodzaak

Binnen de kaders van het bedrijfsvervoersplan en uitsluitend voor functies die voorkomen op de lijst met functies met een autonoodzaak.

Clustermanager

Teammanager

Aanwijzen van functies waaraan autonoodzaak is verbonden

Volmacht uitsluitend bij GS/AD.

Verbod van ondermandaat

Beslissen omtrent buitenlandse dienstreizen

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent toekennen reis- en verblijfkosten binnenlandse dienstreizen

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent toekennen reis- en verblijfkosten buitenlandse dienstreizen

Op voorwaarde dat de buitenlandse reis is goedgekeurd door de directeur portefeuillehouder of GS/AD

Clustermanager

Teammanager

Beslissen over ontheffing van inleveringplicht van dienstvoertuig

Clustermanager

Teammanager

Beslissen om naast het openbaar vervoer gebruik te mogen maken van een taxi tijdens dienstreis

Clustermanager

Teammanager

Beslissen omtrent een tegemoetkoming woon-werkverkeer als de werklocatie niet te bereiken is met OV

Clustermanager

Kledingregeling

Vaststellen van kledingpakketten van bedrijfskleding (opgenomen als bijlage bij Kledingregeling)

Ondermandaat niet toegestaan

Het nemen van overige besluiten die voortvloeien uit de Kledingregeling

Clustermanager, Teammanager

Overig

Beslissen omtrent aanwijzen verplichte vrije dagen personeel

Ondermandaat niet toegestaan

Beslissen omtrent aangaan stage-overeenkomst en toekenning stagevergoeding, waaronder begrepen (hogere vergoeding op grond van) toepassing van de hardheidsbepaling

Cluster-manager, Teammanager

Beslissen omtrent subsidie personeelsvereniging en subsidie personeelsvereniging t.b.v. uitgaansdag oud-werknemers

Ten aanzien van de subsidie uitgaansdag oud-werknemers uitsluitend toegestaan tot een maximumbedrag van € 8.000,- ongeacht de berekeningswijze van de subsidie

Clustermanager HRM

Vaststellen voorlopige en definitieve wachtgelduitkering van oud-medewerkers en gewezen bestuurders vanwege de verrekening van neveninkomsten, alsmede beslissen omtrent terugvordering van te veel uitbetaald wachtgeld

Clustermanager HRM

Uitvoeren van de verplichting tot verrekening (art. 44 en 66 Gemeentewet) van neveninkomsten bestuurder

Grondslag is de Gemeentewet

Clustermanager HRM

Uitvoeren van salaris en salaristoelagen op 65% op jaarbasis, nadat de gemeente bericht heeft ontvangen dat de opgave van neveninkomsten van dat kalenderjaar achterwege is gebleven.

Grondslag is de Gemeentewet

Clustermanager HRM

Beslissen over deelname aan betogingen en optochten in het voorgeschreven uniform

Ondermandaat niet toegestaan

Mandaat GS/AD

Het afgeven van een verklaring derdenbeslag

Medewerker ondersteuning belast met salarisadministratie

Het afgeven van werkgeversverklaringen

Medewerker ondersteuning belast met salarisadministratie

Het weigeren van werkgeversverklaringen

Cluster- en teammanager HRM

Het afgeven van deel 2 van het aanvraagformulier voor de verklaring omtrent het gedrag natuurlijke personen

Clustermanager, Teammanager.

Medewerker ondersteuning belast met personeelsadministratie

Het uitvoeren van het Privacyreglement Personeelsmanagementsysteem

Uitsluitend mandaat GS/AD

Clustermanager HRM

Het beslissen op verzoeken inzake privacy rechten van werknemers zoals het recht op informatie, inzage etc. op grond van onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de Wet open overheid (Woo).

Clustermanager (HRM)

Het ondertekenen van brieven van waarschuwing, ordegesprek en ontzegging van de toegang op grond van het geldende Agressieprotocol.

Ondermandaat niet toegestaan

Het vaststellen en wijzigingen van arbeidsvoorwaarden(beleid) en aanpassen van het Personeelshandboek

Uitsluitend mandaat GS/AD

Met inachtneming van de rechten van de medezeggenschapsorganen

Het toepassen van de (algemene) hardheidsclausule in de Cao gemeenten

Uitsluitend GS/AD

Het toepassen van de hardheidsclausules uit het Personeelshandboek

Uitsluitend GS/AD

Met uitzondering van de hardheidsclausules die separaat zijn geregeld in dit mandaatregister personele mandaten