Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer houdende regels omtrent de auditcommissie Reglement van Orde voor de auditcommissie 2005

1. Instelling

De auditcommissie is bij raadsbesluit 2004/182 ingesteld op 27 mei 2004. Basis voor de instelling en de werkzaamheden van de auditcommissie is de verordening accountantscontrole op basis van artikel 213, lid 1, van de Gemeentewet.

2. Begrippenlijst

Waar 'hij' staat kan ook 'zij' gelezen worden.

a.Lid/leden: lid of leden van de auditcommissie

b.Voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie of zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 4 van dit reglement

c.Gemeenteraad: de gemeenteraad van Haarlemmermeer

d.College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer e.

e.Griffier: de griffier zoals benoemd door de gemeenteraad van Haarlemmermeer

f.Ambtelijk secretaris: de ambtelijk secretaris van de auditcommissie zoals bedoeld in artikel 5 van dit reglement

g.Accountant: de accountant zoals aangewezen door de gemeenteraad conform Gemeentewet artikel 213, lid 2.

3. Samenstelling

1De auditcommissie bestaat uit vijf leden.

2De leden worden zo spoedig mogelijk na aanvang van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad door de gemeenteraad uit zijn midden benoemd.

3Een lid van de auditcommissie kan tussentijds door de gemeenteraad worden ontslagen.

4Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de raad.

5Hij die ophoudt lid van de gemeenteraad te zijn, is met dezelfde ingang geen lid meer van de auditcommissie.

6Leden van de auditcommissie die bij aanvang van een nieuwe raadsperiode nog lid van de gemeenteraad zijn, blijven lid van de auditcommissie tot conform lid 2 van dit artikel minimaal twee leden van de auditcommissie zijn benoemd.

7In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

8Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

4. Voorzitter

1De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

2De voorzitter heeft de volgende taken:

a.het leiden van de vergaderingen van de auditcommissie

b.het in overleg met de ambtelijk secretaris regelen van de ondersteuning van de auditcommissie; inhoudelijke aansturing van de ambtelijk secretaris

c.het vertegenwoordigen van de auditcommissie in externe overleggen, contacten of bijeenkomsten

d.hetgeen dit reglement hem verder nog opdraagt

5. Secretariaat

1In overleg tussen de voorzitter van de auditcommissie en de griffier wordt een ambtelijk secretaris aangewezen; deze functioneert onder verantwoordelijkheid van de griffier.

2De ambtelijk secretaris draagt in overleg met de voorzitter tenminste zorg voor:

a.organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de auditcommissie;

b.voorbereiding van de voorlopige agenda's;

c.verslaglegging;

d.archivering;

e.voorbereiding van notities, brieven of voorstellen ten behoeve van of namens de auditcommissie.

6. Algemeen

1De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de controle door de gemeenteraad van het door het college gevoerde financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie, de overgelegde verantwoordingsstukken in het kader van de jaarrekening als geheel of op onderdelen van de algemene dienst en de door de gemeenteraad aangewezen bedrijven en/of fondsen, te (laten) onderzoeken. De taak van de auditcommissie omvat tevens de verantwoording van de relatie van de gemeenteraad met gesubsidieerde instellingen en gemeentelijke deelnemingen.

2De in het eerste lid bedoelde onderzoeken betreffen de getrouwheid en rechtmatigheid.

3De in het eerste lid bedoelde onderzoeken vinden mede plaats aan de hand van de ter zake aan de gemeenteraad of auditcommissie uitgebrachte accountantsrapporten.

4De auditcommissie is bevoegd bij de uitoefening van de taak zoals omschreven in lid 1 en 2 een extern adviseur of deskundige te raadplegen.

5De auditcommissie evalueert ten minste één maal per jaar het functioneren van de accountant die belast is met de controle op de jaarrekening. Bij deze evaluatie zal tevens de aard en de omvang van de opdracht verstrekt aan de accountant worden betrokken.

7. Selectie accountant

Met betrekking tot de selectie van de accountant heeft de auditcommissie de volgende taken:

-het voeren van overleg met het college over de voorbereidingen van de aanbesteding van de accountantscontrole;

-het ten behoeve van vaststelling door de gemeenteraad voorbereiden van het Programma van Eisen alsmede in geval van een Europese aanbestedingsprocedure een voorstel voor de selectiecriteria en de weging daarvan;

-het vormen van de selectiecommissie in de selectieprocedure.

8. Controleprotocol

1Zo spoedig mogelijk na behandeling van de jaarrekening door de gemeenteraad doet de accountant een voorstel aan de auditcommissie voor het controleprotocol op de volgende jaarrekening.

2Het controleprotocol wordt op voorstel van de auditcommissie ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Jaarlijks worden uit dit protocol tenminste de onderdelen betreffende de inhoudelijke aandachtspunten voor de controle en het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole ter vaststelling aan de raad voorgelegd.

9. Aansturingaccountant

1De auditcommissie is eerste aanspreekpunt voor de accountant bij eventuele problemen in de uitvoering van de controles.

2De auditcommissie bewaakt de voortgang van de controles op basis van het controleprotocol.

3De auditcommissie kan op eigen initiatief of op verzoek van de accountant, aanvullend op de in dit reglement vastgelegde momenten, overleg voeren met de accountant over de voortgang, uitvoering of uitkomsten van de controles.

4De auditcommissie kan, met inachtneming van het controleprotocol zoals vastgesteld door de gemeenteraad, prioriteiten of aandachtspunten ten behoeve van de accountant aangeven.

10. Interim controle

1De accountant biedt de concept uitkomsten van de interim controle in de vorm van een managementletter aan bij de auditcommissie.

2De auditcommissie bespreekt de concept managementletter met de accountant en het college.

3De managementletter is voor 15 november van het boekjaar waarover de controle is uitgevoerd in definitieve vorm beschikbaar voor de auditcommissie.

4De auditcommissie bepaalt of en zo ja, welke, informatie naar aanleiding van de interim controle wordt aangeboden aan de gemeenteraad.

5Informatie die conform lid 4 wordt aangeboden aan de gemeenteraad kan door de auditcommissie worden voorzien van een inhoudelijk advies en/of een voorstel voor de wijze van behandeling door de raad.

11. Controle jaarrekening

1De accountant biedt de concept uitkomsten van de controle op de jaarrekening aan bij de auditcommissie.

2De auditcornrnissie bespreekt de concept uitkomsten van de controle op de jaarrekening met de accountant en het college.

3De gecontroleerde jaarrekening, de accountantsverklaringen, het verslag van bevindingen en het concernjaarverslag zijn voor 1 mei van het jaar volgend op het boekjaar waarover de controles zijn uitgevoerd in definitieve vorm beschikbaar voor de auditcommissie.

4De auditcommissie draagt zorg voor tijdige verzending aan de gemeenteraad van de in lid 3 bedoelde stukken.

5Informatie die conform lid 3 wordt aangeboden aan de gemeenteraad kan door de auditcommissie worden voorzien van een inhoudelijk advies en/of een voorstel voor de wijze van behandeling door de gemeenteraad.

12. Toelichtingtijdensvergaderingen van de gemeenteraad

1Indien tijdens een vergadering van de gemeenteraad toelichting op voorstellen of adviezen van de auditcommissie nodig is, voert de voorzitter van de auditcommissie het woord.

2De auditcommissie kan in een voorkomend geval een ander lid uit haar midden aanwijzen om een toelichting te geven.

13. Mate van openbaarheid van vergaderingen en stukken

1De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

2De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld.

3Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing; geheimhouding wordt opgelegd door de voorzitter.

14. Vergaderschema

1De auditcommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door tenminste twee leden schriftelijk en met opgave van redenen wordt gevraagd.

2In gevallen ter beoordeling van de voorzitter kan de auditcommissie schriftelijk worden geraadpleegd. Indien schriftelijke afdoening bij een of meer leden op bezwaar stuit, geschiedt de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid in de eerstvolgende vergadering.

15. Agenda en oproep

1De voorzitter bepaalt, in overleg met de ambtelijk secretaris, de voorlopige agenda van de vergadering.

2De voorlopige agenda wordt met opgave van plaats, dag en uur van de vergadering tijdig voor aanvang van de vergadering toegezonden aan de leden van de auditcommissie

3De auditcommissie stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

4Een onderwerp, waarvan behandeling blijkens schriftelijk verzoek met opgave van redenen door tenminste twee leden van de auditcommissie wordt gevraagd, wordt door de voorzitter op de voorlopige agenda van de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie geplaatst.

16. Quorum

1De vergadering vindt geen doorgang indien blijkt dat niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2In dat geval kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen waarbij er tenminste 48 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur dient te zijn.

3De vergadering als bedoeld in lid 2 vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

4Aan de agenda van de tweede vergadering mogen geen nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

17. Besluiten

1De auditcommissie neemt besluiten bij meerderheid van stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.

2Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.

3Om een besluit te kunnen nemen, dienen minimaal twee leden van de auditcommissie aanwezig te zijn. Indien als gevolg van vacatures de bezetting minder dan twee leden is, vindt eventuele besluitvorming plaats door de gemeenteraad.

18. Bijwonen vergaderingen doorderden

1De voorzitter kan op zijn eigen initiatief of als minimaal twee leden hem daar met redenen omkleed om verzoeken derden uitnodigen een vergadering of delen daarvan bij te wonen. Hij maakt daarvan melding op de voorlopige agenda waarbij ook het doel van de uitnodiging wordt omschreven.

2Indien personen die op basis van het vorige lid worden uitgenodigd geen gehoor geven aan deze uitnodiging, doen zij daarvan met redenen omkleed mededeling aan de voorzitter van de auditcommissie.

3Op basis van de verordening accountantscontrole vindt tenminste periodiek overleg plaats met de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de griffier en de concerncontroller. Overleg met de rekenkamercommissie vindt plaats indien daar volgens beide partijen reden toe is.

19. Informatieverstrekkinagan de auditcommissie

1Op verzoeken van de auditcommissie om toezending van onder het college berustende stukken dan wel (aanvullende} informatie neemt het college binnen twee weken een beslissing.

2Indien het college redenen aanwezig acht om van toezending van documenten of verstrekking van informatie op grond van het vorige lid af te zien, doet het daarvan met redenen omkleed mededeling aan de auditcommissie.

3Als sprake is van een situatie als beschreven in lid 2, doet de auditcommissie hiervan zo spoedig mogelijk melding aan de gemeenteraad.

20. Verslaglegging

1Van iedere vergadering van de auditcommissie wordt, onder de zorg van de ambtelijk secretaris, een verslag opgesteld.

2Het conceptverslag wordt uiterlijk vijf werkdagen na de vergadering toegezonden aan de leden van de auditcommissie.

3Het verslag bevat tenminste:

a.de namen van de aan- en afwezige leden

b.de namen van eventuele andere aanwezigen

c.een weergave van gemaakte afspraken

d.een weergave van actiepunten die voortvloeien uit de vergadering

4De auditcommissie kan bij een afzonderlijk agendapunt besluiten dat een meer uitgebreid verslag wordt opgesteld.

5Verslagen worden ter vaststelling op de voorlopige agenda van de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie geplaatst.

21. Uitleg reglement

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van dit reglement en in gevallen waarin niet in dit reglement is voorzien, beslist de auditcommissie.

22. Tijdstip inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt onmiddellijk na vaststelling door de gemeenteraad in werking.

2Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de Auditcommissie 2005"