Aanhef
De raad van de gemeente Goes:
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire ‘Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
BESLUIT
Vast te stellen
DE VERORDENING OP DE VERTROUWENSCOMMISSIE GOES 2023
Artikel 1 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit 7 leden, door de raad uit zijn midden benoemd.
2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en zijn plaatsvervanger;
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 2 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie worden toegevoegd.
3De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 3 Adviseur
1De gemeenteraad kan een wethouder aan de commissie toevoegen als adviseur.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 4 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 3 leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
a.de leden, adviseur en ambtelijke ondersteuning van de commissie;
b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
Artikel 5. Informatie over en gesprek met sollicitant
1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant.
Artikel 6 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling (bestaande uit twee personen) bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 7 Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 8 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4Aan degenen die geen lid, adviseur of ambtelijke ondersteuning zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 9 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 10 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
Artikel 11 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 12 Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.
Artikel 13 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en kan worden aangehaald als “Verordening op de vertrouwenscommissie Goes 2023”.