Verordening op het auditcomité 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.voorzitter: de voorzitter van het auditcomité;

b.leden: de leden van het auditcomité;

c.secretaris: de secretaris van het auditcomité c.q. de griffier;

d.raad: de gemeenteraad van Gennep;

e.college: het college van burgemeester en wethouders van Gennep;

f.accountant: de in de Controleverordening gemeente Gennep bedoelde accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

g.jaarstukken: jaarverslag en jaarrekening van de gemeente Gennep;

h.gemeenterekening: jaarrekening van de gemeente Gennep;

i.indemniteitsbesluit: een besluit van de gemeenteraad waarbij alsnog akkoord gegaan wordt met door het college gedane uitgaven, waarvoor niet tevoren budget is gevoteerd.

Artikel 2 Instelling en doel

1Er is een auditcomité dat de raad adviseert over p en c-gerelateerde onderwerpen.

2Het auditcomité is belast met de voorbereiding van de uitoefening van taken van de raad als bedoeld in de controleverordening ex. artikel 213 van de Gemeentewet, vastgesteld bij raadsbesluit van 13 maart 2023.

Artikel 3 Samenstelling

1Het auditcomité bestaat uit zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad zitting hebben.

2De leden van het auditcomité worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode door de fracties uit de raad aangewezen, waarbij niet meer dan één lid per fractie wordt aangewezen.

3De fractievoorzitters wijzen daarvoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier.

4Kandidaten kunnen raadsleden of burgerraadsleden zijn.

5Hij/zij die ophoudt lid van de raad of burgerraadslid te zijn kan geen lid meer van het auditcomité zijn.

6Leden kunnen zich laten vervangen door een raads- of burgerraadslid uit hun fractie.

7Op verzoek van een fractie kunnen leden worden vervangen. De fractievoorzitter doet hiertoe melding aan de griffier.

8De portefeuillehouder financiën alsmede de concerncontroller kunnen het auditcomité van advies dienen en daartoe aanwezig zijn bij de vergaderingen. Het auditcomité kan interne en externe adviseurs, zoals de accountant, verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

9De gemeentesecretaris wijst in overleg met de griffier zo nodig ambtelijk adviseurs aan die aan het auditcomité worden toegevoegd. Deze adviseurs zijn geen lid van het auditcomité.

Artikel 4 Voorzitter

Het auditcomité kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 5 Secretaris

Het secretariaat van het auditcomité wordt verzorgd door of namens de griffier.

Artikel 6 Taken

Het auditcomité heeft de volgende taken:

1Het in overleg met het college voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole en de selectieprocedure van de accountant.

2Het adviseren aan de raad met betrekking tot de te benoemen accountant.

3Het auditcomité adviseert de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle kunnen dit bijzondere controleopdrachten zijn.

4Het auditcomité adviseert de raad jaarlijks over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

5Het auditcomité bereidt de behandeling van de jaarstukken door de raad voor. In ieder geval adviseert het auditcomité de raad over de vaststelling van de gemeenterekening en een eventueel indemniteitsbesluit. Hierbij betrekt zij de verklaring en bevindingen van de accountant die ten grondslag liggen aan de jaarstukken. Het auditcomité houdt rekening met de in de gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de rekening. Daarnaast kan het auditcomité de raad informeren over de bevindingen die zij deed bij de voorbereiding van de behandeling van de jaarstukken.

6Het auditcomité is het contactorgaan van de accountant als genoemd in artikel 4, tweede lid van de Controleverordening (ex artikel 213 gemeentewet). Ten aanzien van de accountant heeft het auditcomité de volgende taken:

a.zij voert overleg met de accountant op verzoek van de raad, van het auditcomité zelf, dan wel op verzoek van de accountant waarbij in ieder geval overlegd wordt over eventuele bijzondere opdrachten, de afgegeven accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, de tussentijdse rapportage (managementletter) en de evaluatie van het functioneren van de accountant;

b.zij voert overleg met de accountant over het controleplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole. Dit overleg vindt plaats voor het zomerreces;

c.zij voert periodiek overleg met de accountant over de voortgang van de controle zoals vastgelegd in het controleplan.

Artikel 7 Andere taken

1Het auditcomité kan de raad adviseren over de planning en control en de daaruit voortvloeiende documenten.

2Het auditcomité kan de raad adviseren over de behandeling van de diverse kaderstellende nota’s zoals genoemd in de financiële verordening van de gemeente Gennep (ex art. 212 gemeentewet).

3Het auditcomité kan de raad adviseren over de behandeling van het onderzoeksprogramma van het college, de onderzoeksrapportages en de plannen van verbetering (Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Gennep; ex art. 213A gemeentewet).

4Het auditcomité kan de raad adviseren over het onderzoeksrecht van de raad ex artikel 84 dan wel artikel 155A van de gemeentewet, dan wel over andere door het auditcomité gewenste onderzoeken naar programma’s en/of organisatie(-onderdelen).

5Het auditcomité kan de raad adviseren over verzoeken tot onderzoek aan de rekenkamer.

6Het auditcomité kan de raad adviseren of voorstellen doen met betrekking tot wijzigingen in de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213A van de gemeentewet en andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan.

Artikel 8 Advisering

1Het auditcomité stelt indien aan de orde een voorstel op waarin adviezen genoemd in artikel 6 en 7 zijn opgenomen.

2Het college wordt daarbij de gelegenheid geboden schriftelijk te reageren op de bevindingen en de adviezen van het auditcomité. Deze schriftelijke reactie maakt eveneens onderdeel uit van de beraadslaging in de raad.

3Het auditcomité legt het raadsvoorstel via een voorbereidende raad voor aan de raad.

Artikel 9 Oproepen/vaststellen van de agenda/openbaarheid vergaderingen

1De vergaderingen zijn openbaar.

2Het auditcomité kan op grond van een belang, als bedoeld in artikel 5.1 van de Wet Open overheid omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het auditcomité worden voorgelegd geheimhouding opleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

3Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering door de voorzitter van het auditcomité opgelegd.

4De onder 2 en 3 bedoelde geheimhouding wordt in acht genomen totdat degene die de verplichting heeft opgelegd, dan wel het auditcomité bij meerderheid van stemmen, haar opheft. Indien de stemmen staken blijft de geheimhouding in tact. Alleen de raad zelf kan dan de geheimhouding nog opheffen.

5Indien het auditcomité zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad of het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad of het college haar opheft.

6Het auditcomité vergadert voorafgaand aan de controle van de jaarrekening door de accountant en na afloop van die controle en voorts zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd.

7De voorzitter bepaalt in overleg met de griffier de voorlopige agenda van de vergadering.

8Deze agenda met de bijbehorende stukken wordt minstens vijf dagen voor de te houden vergaderingen beschikbaar gesteld aan de leden van het auditcomité. De agenda wordt tevens ter beschikking gesteld aan de overige leden van de raad, alsmede het college.

9Het auditcomité stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

Artikel 10 Verslaglegging

1Voor ieder besproken onderwerp in een vergadering wordt, onder de zorg van de griffier een besluiten- en actiepuntenlijst opgesteld.

2De griffier is verantwoordelijk voor de tijdigheid en de inhoud van de besluitenlijst.

3De besluitenlijst wordt vastgesteld als een meerderheid van de leden van het auditcomité, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk haar mening omtrent de desbetreffende besluitenlijst kenbaar heeft gemaakt.

4Het bepaalde in het voorgaande lid sluit niet uit dat een minderheidsstandpunt in de besluitenlijst kan worden opgenomen.

5De besluitenlijsten van het auditcomité zijn openbaar, behoudens in de gevallen waarin artikel 9, tweede en derde lid, voorziet.

Artikel 11 Uitleg regeling

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze regeling en in gevallen waarin deze regeling niet is voorzien, beslist de voorzitter van het auditcomité.

Artikel 12 Citeerartikel/inwerkingtreding

1Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening auditcomité 2023.

2Zij treedt in werking op 1 januari 2024 onder gelijktijdige intrekking van het reglement auditcomité 2018.