Verordening auditcommissie Enkhuizen 2025

Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen

1Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd auditcommissie op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.commissie: auditcommissie;

b.lid: een lid van de auditcommissie;

c.voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;

d.griffier: griffier van de de auditcomissie Enkhuizen;

e.accountant: door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

f.controleverordening: Controleverordening gemeente Enkhuizen.

Artikel 2 Taak van de commissie

1De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het waarborgen van de toezichthoudende en controlerende bevoegdheid van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten worden in ieder geval begrepen:

a.De voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming.

b.Het directe aanspreekpunt voor de accountant.

c.Aanbevelingen aan de raad doen inzake de organisatie en werkzaamheden van de accountant.

d.Het jaarlijks bespreken van het controleplan van de accountant

e.Het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad.

f.Het formuleren van een advies aan de raad over de wijze van behandeling van de jaarrekeningcontrole, de rechtmatigheidscontrole en specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

g.Het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

h.De auditcommissie laat zich informeren over (verbeter)acties die voortkomen uit de accountantscontrole en de opvolging daarvan.

i.Het adviseren van de raad over de uitvoering, invulling, onderzoeken en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A Gemeentewet.

j.Het jaarlijks bespreken van het Interne Controleplan van de gemeente en zo nodig afspraken maken over de planning-en controlcyclus van de gemeente.

k.Het adviseren van de raad over het toe te passen normenkader en de vast te stellen tolerantie in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en laat zich hierover informeren door de accountant.

l.Het voeren van overleg met de Rekenkamer als vertegenwoordiger van de raad.

3De commissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten. De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

1De commissie bestaat uit maximaal drie leden en is als volgt samengesteld:

a.raadsleden en/of commissieleden, niet zijnde raadsleden, met dien verstande dat minimaal twee leden raadslid dienen te zijn;

b.maximaal één lid per fractie.

2De leden worden voorgedragen door de fracties en door de raad benoemd.

3De commissie benoemt uit haar midden een raadslid als voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie;

5Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4 Ondersteuning en advisering

1De concerncontroller is een vaste adviseur van de commissie.

2De voorzitter kan leden van het college uitnodigen om een vergadering bij te wonen en deel te nemen aan de beraadslagingen. Indien een collegelid hier zelf om verzoekt, beslist de voorzitter zo spoedig mogelijk op dat verzoek.

3De commissie kan het college verzoeken om de gemeentesecretaris, andere ambtenaren of externe deskundigen, als adviseurs, uit te nodigen voor deelname aan een vergadering, indien specifieke ambtelijke of inhoudelijke expertise gewenst is.

Artikel 5. Zittingsperiode

1De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen in geval van opengevallen plaatsen.

2Het lidmaatschap vervalt indien het raadslidmaatschap of commissielidmaatschap beëindigd wordt, door ontslagname of door een door de raad met redenen omkleed besluit.

Artikel 6. Voorzitter en secretaris

1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

2De commissie wordt ondersteund door een secretaris, die de voorzitter ondersteunt, de commissie inhoudelijk voorbereidt en de verslaglegging faciliteert.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de in artikel 2 genoemde taken.

2Een vergadering vindt slechts doorgang wanneer minimaal 2 leden aanwezig zijn.

3De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

4De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5De besluiten en adviezen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

7Vastgestelde niet openbare besluitenlijsten liggen voor de raads- en commissieleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

Artikel 8. Informeren raad

1Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het presidium;

2Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Geheimhouding

1De auditcommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie die opheft.

2Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

3Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college van B&W en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de auditcommissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

4De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikel 87 e.v. van de Gemeentewet is van toepassing.

5Indien ten aanzien van stukken die zijn gericht aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan

Artikel 10. Slotbepalingen

1Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

2Voor afloop van iedere raadsperiode evalueert de raad het functioneren van de commissie.

Artikel 11. Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening auditcommissie Enkhuizen 2025’.

2Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking