Instructie voor de griffier gemeente Eindhoven 2024 (gemeente Eindhoven)

Aanhef

De raad van de gemeente Eindhoven;

gezien het voorstel van de werkgeverscommissie;

gelet op gelet op de artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet

besluit:

I Vast te stellen de navolgende

Instructie voor de griffier gemeente Eindhoven 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

commissielid: lid van een commissie als bedoeld in de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet, dat niet tevens raadslid is of ambtenaar die als zodanig tot lid van een commissie is benoemd.

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

b.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

d.fractievoorzittersoverleg: ingestelde commissie ingevolge artikel 3 Reglement van Orde (RvO) van de gemeenteraad Eindhoven

e.agendacommissie: ingestelde commissie ingevolge artikel 4 RvO met de taak de agenda's van de vergaderingen van de raadscommissies en gemeenteraad voorbereiden;

Artikel 2. Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het adviseren over het ontwikkelen, innoveren en adviseren over beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

4De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

6De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

8De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

Artikel 3. Agendering

1De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

2De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Artikel 4. Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

5De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met de agendacommissie of het fractievoorzittersoverleg over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad bij interne en externe overlegsituaties.

7De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5. Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2De griffier adviseert over de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3De griffier adviseert over de voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

a.het voldoen aan wet- en regelgeving;

b.door de raad vastgestelde spelregels;

c.eerder genomen besluiten;

4De griffier faciliteert de rapportage over de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

5De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de sessievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

6De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies, agendacommissie, fractievoorzittersoverleg en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

7De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad.

8De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6. Hoeder van de lokale democratie

1De griffier draagt actief bij aan:

a.de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

b.het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

c.(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

d.inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 7. Leidinggeven en management

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad

2De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

6De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

8De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, en bevordert een gezonde financiële huishouding.

9De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 8. Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.