Verordening op de commissie Planning en Control Eijsden-Margraten 2026

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Commissie: de commissie Planning en Control ex artikel 82 Gemeentewet;

b.Lid: Lid van de commissie Planning en Control;

c.Voorzitter: de voorzitter van de commissie Planning en Control of diens plaatsvervanger;

d.Commissiegriffier: griffier of diens plaatsvervanger;

e.Accountant: de door de raad aangewezen accountant ex art. 213, lid 2 Gemeentewet;

f.College: het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Eijsden-Margraten;

g.Vergadering: de vergadering van de commissie Planning en Control.

h.Concern controller: de concern controller van Eijsden-Margraten

i.Afdelingshoofd bedrijfsvoering: functionaris bij gemeente Eijsden-Margraten

Artikel 2 Instelling en taken

1Er is een commissie Planning en Control;

2De commissie heeft de volgende taken:

a.Het adviseren van en het doen van voorstellen aan de raad over de taken bedoeld in artikel 2 van de Financiële Verordening Eijsden-Margraten.

b.Het voorbereiden van de periodieke aanbesteding van de accountantsfunctie.

c.Het voeren van overleg met de door de raad aangewezen accountant over de uitkomsten van de controles.

d.Het zijn van de commissie die de jaarrekening onderzoekt ten behoeve van de beoordeling van de doelmatigheid van het door of namens het college van B en W gevoerde financieel beheer en beleid en die ter zake aan de raad advies uitbrengt.

e.Het zijn van de gesprekspartner m.b.t. de onderzoeken die het college van B en W op basis van de verordening ex artikel 213a Gemeentewet voornemens is uit te voeren en uitgevoerd heeft. Dit behelst alle aspecten genoemd in de artikelen 2, 3 en 5 van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Eijsden-Margraten.

f.Het uitbrengen van advies aan het Presidium met betrekking tot de inrichting van de jaarcyclus.

g.De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol.

Artikel 3 Samenstelling

1De commissie bestaat uit evenveel leden als er fracties zijn in de raad, met dien verstande dat elke fractie door een lid in de commissie is vertegenwoordigd.

2Tot lid van de commissie zijn benoembaar raadsleden en burgerleden van een commissie ex artikel 82 Gemeentewet.

3De in het tweede lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

4De raad benoemt op voordracht van een fractie ten minste een plaatsvervangend lid per fractie, die zitting in de commissie heeft bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het tweede lid.

Artikel 4 Voorzitter

1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangende voorzitter.

2De voorzitter is belast met:

a.Het leiden van een vergadering;

b.Het toezien van een zorgvuldige, objectieve advisering door de commissie;

c.Het vertegenwoordigen van de commissie in vergaderingen van de raad;

d.Het doen naleven van deze verordening;

e.Hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

1De voorzitter en de leden hebben zitting tot de datum waarop de zittingsperiode van de raad afloopt.

2Het lidmaatschap eindigt tussentijds zodra het raadslidmaatschap ophoudt dan wel het commissielidmaatschap ophoudt of door een desbetreffend besluit van de raad.

Artikel 6 Commissiegriffier

1De commissiegriffiers functie wordt ingevuld door de griffier of door hem aan te wijzer griffiemedewerker;

2De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

Artikel 7 Burgemeester en wethouders

1De voorzitter kan de burgemeester en één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

2Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

3De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

4De commissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meerdere wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

1De concern controller en afdelingshoofd bedrijfsvoering zijn vaste adviseurs van de commissie en wonen de vergaderingen van de commissie bij.

2De commissie kan het college verzoeken de secretaris of andere medewerkers aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Artikel 9 Informatievoorziening

1Het college van burgemeester en wethouders stelt de commissie tijdig (ten minste een week voor de vergadering) op de hoogte van planning en rapportages en overige informatie die voor de commissie relevant is.

2De commissie kan alle informatie die zij voor haar functioneren nodig acht opvragen en inzien.

3De commissie heeft in het kader van haar taak tot het onderzoeken van de jaarrekening en het jaarverslag de bevoegdheid tot het raadplegen van leden van het college, de accountant, gemeentelijke ambtenaren en derden wanneer zij dit wenslijk acht. Deze personen kunnen worden uitgenodigd om tijdens een vergadering inlichtingen te verstrekken. Leden van het college en ambtenaren in dienst van de gemeente zijn verplicht gevolg te geven aan genoemde uitnodiging.

Artikel 10 De vergaderingen

1De commissie vergadert indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee leden daarom verzoeken.

2De commissie vergadert in ieder geval om te adviseren over de Begroting, de Jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de artikel 213a uitgevoerde onderzoeken, in enig jaar.

3De vergaderingen vinden in beslotenheid plaats. De commissie kan besluiten openbare vergaderingen te houden.

4De vergadering kan niet worden geopend indien minder dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 11 Oproep

1De voorzitter publiceert ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2De voorlopige agenda en de daarbij behorende documenten, met uitzondering van de in artikel 87 tot en met 89 Gemeentewet bedoelde documenten, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep gepubliceerd.

Artikel 12 De agenda

1Voordat de oproep wordt gepubliceerd, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

2In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het publiceren van de agenda tot uiterlijk 48 uren voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

1Documenten, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het publiceren van de oproep/agenda gepubliceerd en zijn voor alle raadsleden zichtbaar.

2Deelnemers aan de vergadering en raadsleden hebben digitaal toegang tot de documenten.

Artikel 14 Verslaglegging

1Het ontwerpverslag van de voorgaande vergadering wordt gepubliceerd gelijktijdig met de oproep/agenda. Het ontwerpverslag wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord hebben gevoerd, gezonden.

2Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3De leden, de deelnemers aan de vorige vergadering, hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de commissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van het verslag bij de (commissie)griffier te worden ingediend.

4Het verslag moet inhouden:

a.De namen van de voorzitter, de (commissie)griffier, de aan- en afwezige leden alsmede de overige deelnemers aan de vergadering.

b.Een kort verslag van het besproken onderwerp en de deelnemers hieraan.

5Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de (commissie)griffier.

6De voorzitter en de (commissie)griffier ondertekenen het vastgestelde verslag.

Artikel 15 Besluitvorming en advies

Indien de commissie een advies uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. In het advies worden desgewenst de standpunten van de individuele leden opgenomen.

Artikel 16 Geheimhouding

De commissie kan overeenkomstig artikel 86 eerste lid Gemeentewet bepalen dat omtrent de inhoud en het verhandelde tijdens een besloten vergadering geheimhouding zal gelden.

Artikel 17 Vergoeding

Leden, geen raadsleden zijnde, maken aanspraak op een vergoeding conform de Verordening op de rechtspositie raads- en commissieleden.

Artikel 18 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 19 Inwerkingtreding

1Deze verordening treedt in werking op 1 april 2026;

2De Verordening op de commissie planning en control gemeente Eijsden-Margraten 2011 wordt per gelijke datum ingetrokken.

3Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de commissie Planning en Control gemeente Eijsden-Margraten 2026”.