Aanhef
De raad, de raadscommissie Ede, het college en de burgemeester van de gemeente Ede;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 december 2022, zaaknummer 353634 en
10januari 2023, zaaknummer 362742,
gelet op hoofdstuk Va van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid;
besluiten vast te stellen het Geheimhoudingsprotocol Ede
En overwegen daartoe als volgt;
1Het is wenselijk om in dit Geheimhoudingsprotocol Ede de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen voor het opleggen van geheimhouding. Op deze wijze kan zorgvuldige en inzichtelijke besluitvorming worden bevorderd.
2Openbaarheid en transparantie zijn zwaarwegende belangen die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar gemaakt te worden. Tegelijkertijd kunnen andere zwaarwegende belangen noodzaken tot een afwijking van dit beginsel. Bijzondere aandacht is er daarbij voor de belangen van derden, waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Bij besluiten tot geheimhouding is sprake van maatwerk, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen. Het doel van deze afweging is te komen tot besluiten die niet alleen voldoen aan het formeel-wettelijk kader van de Gemeentewet (legaliteit), maar tevens zorgvuldig en redelijk zijn voor alle betrokkenen.
3Zodra een van de weigeringsgronden van de Wet open overheid (Woo) zich voordoet is het mogelijk om geheimhouding op te leggen op het gehele document. Het kan echter meer recht doen aan het belang van openbaarheid om het document te splitsen in een openbaar en een geheim gedeelte (legitimiteit).
4Tegelijkertijd is het wenselijk dat ambtenaren, bestuurders, raads- en commissieleden zich bij het openbaar maken van informatie niet alleen laten leiden door dit protocol maar tevens door de gedragscodes op het gebied van integriteit. Er zijn situaties mogelijk waarin het delen van informatie wel legaal is, maar niet gelegitimeerd vanuit een oogpunt van zorgvuldigheid en integriteit. Een voorbeeld hiervan is een vertrouwelijk gesprek met een bedrijf dat de mogelijkheid onderzoekt om zich in Ede te vestigen. Openbaarmaking van informatie uit zo’n gesprek waarbij vertrouwelijk is toegezegd zal door het bedrijf als onzorgvuldig worden ervaren, ook als het juridisch is toegestaan.
5Ambtenaren, bestuurders, raads- en commissieleden zijn zich verder ervan bewust dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden. Aan openbaarmaking worden eisen gesteld in de Woo. Het uitgangspunt van deze wet is openbaarmaking van overheidsinformatie. Dit uitgangspunt geldt niet in alle gevallen. De uitzonderingsgronden die zijn opgenomen in de artikelen 5.1 en 5.2 van de Woo kunnen maken dat openbaarmaking niet mogelijk is. Daarnaast mag van openbaarmaking worden afgezien als dat geen redelijk belang dient. Informatie over of afkomstig van belanghebbenden wordt in ieder geval niet openbaar gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij naar verwachting bedenkingen hebben tegen openbaarmaking. Dit kan van toepassing zijn bij derden van buiten de gemeentelijke organisatie als bij persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, bestuurders en raads- en commissieleden die zijn geuit in interne beraadslagingen.