Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Doesburg 2015 (gemeente Doesburg)

Aanhef

Nummer 3

De raad van de gemeente Doesburg;

gelezen het voorstel van het presidium van 12 maart 2015;

gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b e s l u i t :

1vast te stellen de navolgende verordening op de vertrouwenscommissie van de gemeente Doesburg;

2in de vertrouwenscommissie de volgende raadsleden te benoemen:

a.de heer D.J.C.A.M. van Sommeren (voorzitter)

b.de heer P. Ott (plaatsvervangend voorzitter)

c.mevrouw W.H. Verlaan

d.mevrouw Y. Irving-Schrader

e.de heer G.A. Albers

f.de heer B.J.M. Korporaal

g.de heer C.H. van Immerzeel

3aan de vertrouwenscommissie de heer F.W. Jansen (wethouder) als adviseur toe te voegen;

4aan de vertrouwenscommissie de heer C.W.W. van den Berg (gemeentesecretaris) als plaatsvervangend secretaris toe te voegen.

VERORDENING OP DE VERTROUWENSCOMMISSIE GEMEENTE DOESBURG 2015

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder

a.de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b.de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Gelderland;

c.de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie die belast is met de voorbereiding op de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester;

d.de secretaris: de secretaris van de vertrouwenscommissie.

Artikel 2 Taak

De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit 7 leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

2De gemeentesecretaris kan als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

3De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

4De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5 Adviseur

1De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur.

2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet .

3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

4De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 8, 9, tweede lid, en 13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen.

6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 7 Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit noodzakelijk achten.

2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur.

3De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

4De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 8 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter van de commissie en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, lid 4, dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 10 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; in het verslag van bevindingen wordt ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

c.aangegeven wordt of sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

En heeft in ieder geval de volgende bijlage:

d.de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

Artikel 13 Archivering

1De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 12 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Doesburg 2015