Instructie voor de griffier van de gemeente Dijk en Waard 2024

Artikel 1 - Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

b.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.werkgeverscommissie: de door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

4De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

6De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

8De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raadsleden en fractievertegenwoordigers.

Artikel 3 – Agendering

1De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

2De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie ten aanzien van de bestuurlijke termijnagenda.

Artikel 4 – Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de bestuurlijke planning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3De griffier voert via de auditcommissie periodiek overleg met de gemeentelijke accountant en de Rekenkamer.

4De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

5De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

6De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

7De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 – Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4De griffier kan de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad toetsen op alle noodzakelijke elementen, zoals:

a.het voldoen aan wet- en regelgeving;

b.door de raad vastgestelde spelregels;

c.en eerder genomen besluiten;

5De griffier of diens plaatsvervanger ondersteunt de raadsvoorzitter en de tafelvoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

6De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van de gemeenteraad, commissies en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

7De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, de politieke tafel en de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

8De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6 Hoeder van de lokale democratie

1De griffier draagt actief bij aan:

a.de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

b.het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

c.(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

d.inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 7 Leidinggeven en management,

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. De griffier ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. De griffier pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

6De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7De griffier stelt een werkplan en jaarverslag op en rapporteert middels het jaarsverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

8De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

9De griffier heeft regelmatig overleg met (de voorzitter van) de werkgeverscommissie.

Artikel 8 – Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en commissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 9 – Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad.

2Deze instructie kan worden aangehaald als ‘instructie voor de griffier’ van de gemeente Dijk en Waard 2024.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘griffier instructie’ zoals vastgesteld op 3 januari 2022.