Verordening op de auditcommissie 2023

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen

1Er is een commissie van advies aan de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders;

d.de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

1De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

ten aanzien de werkzaamheden van de accountant als bedoeld in de Financiële Verordening gemeente Diemen;

a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol en normenkader;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

f.het monitoren van de opvolging van de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle;

g.het voeren van overleg over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer;

h.aansturen accountant en vastleggen dienstverleningsplan en opdrachtbevestiging, evalueren contract met de accountant en begeleiden contractverlenging en/of aanbestedingsprocedure ten behoeve van de selectie en benoeming van de accountant;

i.bewaken onafhankelijke positie accountant door middel van het goedkeuring verlenen van verzoeken tot bijzondere advies en/of onderzoeksopdrachten van het college en/of management aan de accountant.

ten aanzien van de werkzaamheden van de rekenkamer

j.bevorderen van de afstemming tussen de onderzoeken die de rekenkamer, de accountant en het college ingevolge artikel 213a Gemeentewet uitvoeren.

ten aanzien van de ontwikkeling van de instrumenten in de planning & control-cyclus;

k.het zijn van aanspreekpunt voor het college over de kwaliteit van de aan de raad aangeboden P&C-documenten als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.

3De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit ten hoogste 4 raadsleden in beginsel gelijkelijk verdeeld over oppositie en coalitiepartijen.

2Per fractie kan één raadslid voor benoeming worden voorgedragen.

3De leden worden door de raad benoemd voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

4Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

6De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

7De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

8De commissie heeft als interne adviseurs:

a.de portefeuillehouder van financiën,

b.de concerncontroller;

c.de verantwoordelijke voor het opstellen van het financieel beleid;

De commissie heeft als externe adviseur:

d.de accountant.

9De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4 Vergadering en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, afgestemd op de planning & control-cyclus.

2De interne adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar overeenstemming.

Als er na besluitvorming sprake is van overwegende bezwaren worden deze opgenomen in het verslag.

5De griffier maakt een verslag van het besprokene in de vergadering.

6Het vastgestelde verslag wordt ter kennis gebracht aan de raad en de bij de vergadering uitgenodigde adviseurs.

Artikel 5 Informeren raad

Op verzoek van de raad geeft de voorzitter dan wel de plaatsvervangend voorzitter van de commissie een toelichting in de Informatieve raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 6 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2De Verordening op de auditcommissie 2007 wordt ingetrokken.

3Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening op de auditcommissie 2023.