Verordening Audit Commissie

Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de Raad, genaamd Audit Commissie.

Artikel 2 Taak

1De Audit Commissie is belast met:

a.de voorbereiding van de besluitvorming van de Raad aangaande:

· het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;

· de aanwijzing op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening van, alsmede zonodig het beëindigen van de relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

b.het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;

c.periodiek overleg met de accountant;

d.evalueren van het functioneren van de accountant;

e.het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages (de boardletter) en andere verslagen van de accountant;

f.het bepalen van een standpunt over verslagen van periodieke onderzoeken van het college en follow-up door het college (art 213a);

g.het namens de Raad verstrekken van opdrachten e.d. aan de accountant;.

h.de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;

i.de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.

2De Audit Commissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer en de in het eerste lid onder f. bedoelde onderzoeken van het College op elkaar worden afgestemd.

Artikel 3 Samenstelling

1De Auditcommissie bestaat uit ten minste zes leden, vertegenwoordigd door verschillende fracties, die door de Raad worden benoemd.

2De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadlidmaat-schap.

3De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

4Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of raadsopvolger, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid bedoelde minimum is gekomen voorziet de Raad onverwijld in de ontstane vacature.

Artikel 4 Ondersteuning

1De Griffie is verantwoordelijk voor het secretariaat van de Audit Commissie;

2De leden van de Audit Commissie kunnen gebruik maken van scholingsfaciliteiten die zijn toegespitst op de taken van de Audit Commissie.

Artikel 5 Vergaderingen

1De Auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

4De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken als ook de besluitenlijsten worden ter kennis gebracht van de raadsleden en raadsopvolgers en adviseurs van de Audit Commissie.

Artikel 6 Besluitvorming

1Besluiten van de Audit Commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2De Audit Commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7 Bevoegdheden

1De Audit Commissie is bevoegd aan de Raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de Raad te nemen besluiten.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Audit Commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het College, de gemeentelijke rekenkamer, en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.

3De Audit Commissie is bevoegd te besluiten dat de gemeente een externe deskundige opdraagt de commissie van advies te dienen.

4De Audit Commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met danwel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.

5De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

Artikel 8 Uitnodiging bijwonen vergaderingen

1De Audit Commissie is bevoegd om leden van het College, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, ambtenaren, belanghebbenden en deskun-digen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

2Indien de Audit Commissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het College daarover.

Artikel 9 Openbare en besloten vergaderingen

De vergaderingen van de Audit Commissie vinden achter gesloten deuren plaats.

Artikel 10 Geheimhouding

1De Audit Commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de Audit Commissie haar opheft.

2Indien de Audit Commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de Raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de Raad haar opheft.

3Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het College en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de Audit Commissie overlegt. De geheim-houding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

4De Audit Commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het College, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.

5Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de Audit Commissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de Audit Commissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de Audit Commissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Audit Commissie.