Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR gemeenten

1.1.1 Archiefbesluit

Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt als voorwaarde dat het vervangen met juiste en volledige weergave van de gegevens gebeurt. Ook geeft de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, aan op welke wijze rekening is gehouden met:

a.de taak van het overheidsorgaan;

b.de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

c.de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

d.het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 8 van het Archiefbesluit vereist dat van de vervanging een verklaring op wordt gemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en een verduidelijking op grond waarvan de vervanging is uitgevoerd. De verklaring wordt bewaard in het archief van het overheidsorgaan.

1.1.2 Archiefregeling

Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling (2010) geeft de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten:

a.de reikwijdte van het vervangingsproces, met in elk geval een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

b.de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de instellingen en de randapparatuur;

c.voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

d.de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur of zwart-wit;

e.de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waarbij aspecten als de bestandsformaten, bewerkingen, metagegevens en gemaakte keuzes t.a.v. verwerking van batch of document;

f.de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

g.het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

h.de kwaliteitsprocedures.

5.1.1 Inkomende post

Het proces van analoge postontvangst door de centrale afdeling, cluster of vakgroep waar ontvangst, scannen, distributie, registratie plaatsvind, wordt uitgevoerd met de hard- en software (de ‘scanstraat’) zoals beschreven onder hoofdstuk 3. Dat omvat in grote lijn de volgende stappen:

1Selectie en sorteren van post

2Voorbereiden van documenten o.a. wijze van reproductie (per batch of per stuk), ontdoen van bindmiddelen, op volgorde leggen, etc.

3Scannen van archiefbescheiden (met eventuele scantemplates t.b.v. invullen gegevens ed.)

4Controleren gemaakte scans en herstelactie

5Registratie (voorzien van alle vereiste en gewenste metagegevens) en opname in het betreffende zaak- of archiefsysteem. Dit kan een specifieke backoffice applicatie zijn die voldoet aan de gestelde eisen.

6Opbergen tijdelijk te bewaren analoge documenten en verwerking van uitzonderingen.

Per stap zijn de taken en werkzaamheden vastgelegd in nadere afspraken of specifieke werkinstructies voor de uitvoerende medewerkers, onder beheer van de verantwoordelijk manager. Deze maken geen deel uit van dit Handboek, maar zijn online beschikbaar (intranet).

5.1.2 Uitgaande stukken

Het vervangen van analoge uitgaande brieven, besluiten of beschikkingen speelt alleen als de betreffende documenten nog (steeds) voorzien worden van een zgn. ‘natte’ handtekening door de daartoe bevoegde bestuurlijke- of ambtelijke functionaris(sen). Als opgemaakte documenten tijdens het proces worden voorzien van een digitale handtekening, dan wel dat het plaatsen van een handtekening niet nodig wordt geacht, is er sprake van digital born documenten die - als ze op zijn genomen in een zaak- of archiefsysteem - de status van digitale archiefstukken hebben.

In die gevallen dat de opgemaakte documenten na te zijn uitgeprint zijn voorzien van een ‘natte’ handtekening, vinden de bovenvermelde stappen (vanaf stap 3) door de centrale afdeling plaats of vanuit een specifiek proces zoals beschreven onder 5.2.

5.1.3 Wat te doen bij uitzonderingen

In paragraaf 2.2 zijn archiefbescheiden genoemd die niet in aanmerking komen voor vervanging. Van deze archiefbescheiden kan alleen een digitale (werk)kopie worden gemaakt. Daarvan zal aantekening moeten worden gemaakt in het betreffende systeem of zo nodig in een aparte registratie.

5.2.1 Processen personeelsaangelegenheden specifiek

Met de besluitvorming (per gemeente) over het retrospectief vervangen van de analoge personeelsdossiers in 2019 is beschreven dat voor een klein percentage van de ‘personele’ of HR-processen nog analoge documenten worden ontvangen of verstuurd. In geval van te verzenden documenten worden deze nog voorzien van een ‘natte’ handtekening als noodzaak voor het waarborgen van de betrouwbaarheid van het verstrekte besluit of bericht.

Zoals al aangegeven in paragraaf 1.2 gelden voor die categorie documenten specifieke verantwoordelijkheden en werkzaamheden. Een en ander is gekoppeld aan het beheer van het systeem waarmee de betreffende processen worden ondersteund en waarin de informatie wordt bewaard. Dit systeem is als een formeel archiveringssysteem aangewezen waarbij is vastgelegd hoe de duurzame toegankelijkheid en de beheeractiviteiten zijn geregeld.

Het is in dit kader - onder verantwoordelijkheid van de betreffende domein/ teammanager – toegestaan de bedoelde documenten te scannen en vervangen via de hieronder vermelde specifieke afspraken met betrekking tot vervangingsproces en de te gebruiken hard - en software (via multifunctionals), maar wel onder de kwaliteitseisen zoals beschreven in hoofdstuk 4.

Degenen die (per gemeente, per proces) scant volgt de volgende stappen en levert aan bij de PSA (Raalte):

1Scan de aangeleverde documenten

•Maak daarvoor gebruik van een multifunctional

•Stel de software zodanig in dat voldaan wordt aan de vereisten in hoofdstuk 4.

2Controleer de kwaliteit

•Vergelijk de scans met het origineel; via het ‘4-ogen principe’ zoals vermeld in 6.1.

•Scan opnieuw bij onvoldoende kwaliteit

3Biedt (door de zaakbehandelaar of ondersteunende medewerkers) de digitale documenten aan t.b.v. archivering

•Verzend het gemaakte digitale document naar de personeel- en salarisadministratie (PSA) Raalte per mail

•Verzend het analoge document als origineel naar betreffende adressant. Verzend een analoge kopie aan de PSA.

4Opname in het systeem (door de PSA)

•Controleer op kwaliteit van de digitale documenten (zie ook Hoofdstuk 6)

•Neem de digitale documenten op in de betreffende digitale personeelsdossiers

•Registreer de vereiste en gewenste metagegevens

5Periodieke vervanging en vernietiging van de analoge documenten (door de PSA)

•Verzamel de analoge documenten chronologisch

•Vernietig de verzamelde documenten (per periode) conform de bestaande procedures in Raalte

Voor wat betreft de monitoring op kwaliteit en beheer van informatie, alsmede de regie op vernietiging of overbrenging is het Kwaliteitsplan Informatiebeheer (DOWR-gemeenten) zoals per gemeente bestuurlijk vastgesteld van toepassing.

5.2.2 Processen financiële administratie specifiek

Met betrekking tot het proces van betaalbaarstelling van inkomende rekeningen en facturen worden er nog analoge facturen ingediend. In die gevallen worden deze gescand en opgenomen in het betreffende afhandel proces binnen het financiële systeem. De papieren documenten worden vervolgens bewaard tot en met het vaststellen van de jaarrekening over dat jaar.

Het is in dit kader - onder verantwoordelijkheid van de betreffende domein/ teammanager – toegestaan de bedoelde documenten te scannen en vervangen via de hieronder vermelde specifieke afspraken met betrekking tot vervangingsproces en de te gebruiken hard - en software, maar wel onder de kwaliteitseisen zoals beschreven in hoofdstuk 4.

De daartoe aangewezen medewerkers van de Financiële Administratie (FA) volgen de volgende stappen:

1Scan de ontvangen inkoopfacturen

•Per gemeente; maak verschillende batches aan per gemeente

•Maak gebruik van de scanner op de afdeling

•Scan in zwart-wit ter voorkoming van te grote bestanden

•Facturen die dubbelzijdig zijn bedrukt worden in een aparte batchclass gescand

2Controleer en valideer de kwaliteit t.b.v. het herkennen van de informatie

•Vergelijk de scans met het origineel; via het ‘4-ogen principe’ zoals vermeld in 6.1.

•Is de kwaliteit niet voldoende scan dan op een hogere dpi, of in kleur

•Blijft de kwaliteit slecht, scan dan op de multifunctional; deze scan wordt dan via de email importer naar het OCR-proces gezet

•De belangrijkste informatie wordt automatisch ingevuld (OCR)

•Aanvullende informatie wordt handmatig toegevoegd

•Check op volledigheid (aantal pagina’s) en/of leesbaarheid; vervang zo nodig de betreffende pagina’s. Sluit de batch

3Opname in het financiële systeem

•De inkoopfacturen staan na het sluiten van de batch op de V-schijf

•Start handmatig (vanuit het financiële systeem) de import op van de op de schijf geplaatste bestanden

•Beoordeling, afhandeling, goedkeuring en verwerking van de gegevens vindt plaats

4Berg na het scannen de analoge inkoopfacturen op datum op in de daarvoor bestemde archiefdozen. Na goedkeuring van de jaarrekening van het betreffende jaar, worden deze afgevoerd voor vernietiging (waarmee de vervanging is gerealiseerd).

5.2.3 Andere specifieke processen

Voor andere specifieke processen (bijvoorbeeld heffing gemeentelijke belastingen, schuldhulpverlening) waarbij de gemaakte digitale documenten deels via het onder 5.1 beschreven proces gedigitaliseerd worden maar in een specifieke applicatie worden gearchiveerd is dit Handboek ook van toepassing. De betreffende applicaties worden daarmee ook voor een deel als ‘archiefsysteem’ aangewezen.

Ten behoeve van de formele vervanging zal per proces of groep processen besluitvorming door of namens het college moeten plaatsvinden waarbij in het besluit de afspraken en specificaties zijn vermeld.

5.2.4 Het proces in geval van retrospectieve vervanging

Bij retrospectieve vervanging is er sprake van het scannen van al gevormde dossiers en gearchiveerde documenten, waarbij er veelal sprake zal zijn van een projectmatige aanpak met een opdrachtgever en opdrachtnemer. Onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever (in de meeste gevallen de voor het proces verantwoordelijk team- of domeinmanager) zullen afspraken, processen en werkzaamheden moeten worden beschreven, en de mate waarin de eisen uit dit Handboek van toepassing zijn. Door of namens het college vindt daarover besluitvorming plaats. De Verklaring van Vervanging zal daarbij door de opdrachtgever worden ondertekend.

Het proces van scannen en de achtereenvolgens te zetten stappen om tot vervanging te komen zijn hetzelfde als onder 5.1.1 of 5.2.1. waarbij een nadere specificatie van de uitvoerenden, de gebruikte hard- en software en mogelijke bijzonderheden omtrent de instellingen van de software zullen moeten worden beschreven in – of bij het vervangingsbesluit.