Protocol geheimhouding college van burgemeester en wethouders gemeente Delft 2023

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

1In de informatievoorziening van college naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

2Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

3De keuze voor geheimhouding wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

1De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor geheimhouding.

2De Gemeentewet bepaalt in artikel 54, eerste lid, de regels voor besloten vergaderingen voor het college.

3De Wet open overheid (Woo) beschrijft in artikel 5.1, eerste en tweede lid, de gronden op basis waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

4De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in het eerste lid genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

5Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid als misdrijf van het schenden van geheimen.

Artikel 1:3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding

1In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college worden de regels voor vergaderingen nader uitgewerkt.

2In de Regeling integriteit college Delft 2018 en de Gedragscode college Delft 2018 worden nadere afspraken gemaakt met betrekking tot de openbaarheid van bestuur, geheimhouding en gebruik van informatie.

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk

1In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

2Informatie van het college is openbaar, óf zij is geheim.

3Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 1:2 en 1:3.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

1Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij het besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.

2Indien de reden van geheimhouding zich daar niet tegen verzet, wordt het besluit tot geheimhouding opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering of in de notulen van het geheime gedeelte van de collegevergadering.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door college

1Het college legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Woo van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

2Wanneer het college het nodig acht om op tijdens de vergadering mondeling te wisselen informatie geheimhouding op te leggen, besluit het college hiertoe aan het begin van die vergadering. Het college besluit daarbij tegelijkertijd over een in acht te nemen horizonbepaling zoals bedoeld in artikel 2:3, vijfde lid.

3Het college legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Op het document wordt “geheim” vermeld.

4Als geheimhouding wordt opgelegd, dan wordt in de oplegger het volgende vermeld:

a.motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 eerste of tweede lid van de Woo;

b.consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;

c.onder verwijzing naar artikel 87 (dan wel 88 en/of 89) van de Gemeentewet;

d.de termijn (horizonbepaling): indien informatie waarop geheimhouding is opgelegd naar de raad wordt gestuurd, wordt de raad gelijktijdig met het opleggen van de geheimhouding verzocht de geheimhouding na het verstrijken van de termijn op te heffen;

e.welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

5Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”. Voorafgaande geldt niet wanneer informatie waarop geheimhouding is opgelegd naar de raad wordt gestuurd. In dat geval is enkel de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen. Artikel 4:1, derde lid, en artikel 4:3, vierde en vijfde lid, zijn van toepassing.

Artikel 2.4 Herkenbaarheid geheime documenten

Iedere pagina van een geheim document wordt door het college voorzien van de aanduiding: 'GEHEIM’.

Artikel 3:1 Collegevergaderingen

1Het college vergadert achter gesloten deuren.

2De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 dan wel 88 en/of 89 van de Gemeentewet.

3Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd, met inachtneming van artikel 2:3, tweede lid.

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

1Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

2In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

3In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven indien de informatie waarop geheimhouding is opgelegd aan de raad of raadscommissie is verstrekt.

Artikel 4:2 Lijst geheime informatie en besloten vergaderingen

1De gemeentesecretaris houdt een lijst bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college geheimhouding heeft opgelegd.

2De in het eerste lid bedoelde lijst bevat in ieder geval voor zover van toepassing de datum van de informatie, de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.

Artikel 4:3 Horizonbepalingen

1De gemeentesecretaris bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot geheime college-informatie.

2Indien noodzakelijk besluit het college opnieuw geheimhouding op te leggen, dan wel deze op te heffen wanneer er geen reden meer is voor geheimhouding.

3De gemeentesecretaris controleert jaarlijks in maart en oktober de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

4Voor die gevallen waar de raad bevoegd is de in het eerste lid bedoelde geheimhouding op te heffen, omdat deze informatie met de raad is gedeeld, en het college acht geen reden meer aanwezig de geheimhouding te handhaven, ziet de gemeentesecretaris erop toe dat aan de raad tijdig een verzoek wordt gedaan de geheimhouding op te heffen.

5Indien het college van mening is dat informatie, waar eerder door college geheimhouding op is gelegd en die aan de raad is verstrekt, langer geheim zou moeten blijven dan eerder is voorzien, ziet de gemeentesecretaris erop toe dat aan de raad tijdig een verzoek wordt gedaan om te besluiten de geheimhouding te verlengen.

Artikel 5:1 Overige commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen (zoals bijvoorbeeld de enquêtecommissie, vertrouwenscommissie, et cetera) wordt geregeld via verordeningen en raads- dan wel collegebesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 6:1 Slotbepalingen

1Dit protocol treedt in werking de dag na bekendmaking.

2Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding college van burgemeester en wethouders gemeente Delft 2023”.