Beleidsnota ongewenste omgangsvormen

Deze regeling voorziet in de instelling en procedure van de Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. Deze landelijke commissie geeft advies aan het bevoegd gezag van aangesloten gemeenten, provincies en waterschappen met betrekking tot klachten op het gebied van ongewenst gedrag. Bij afzonderlijk besluit kunnen decentrale overheden zich op vrijwillige basis aansluiten bij de commissie. Ook door deze overheden ingestelde instellingen zoals gemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen zich aansluiten bij de commissie.

Arbeidsomstandighedenwet

Uitgangspunt bij de regelgeving over ongewenst gedrag is de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een veilige werkomgeving en de plicht werknemers te beschermen tegen discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten. Dit is neergelegd in de Arbeidsomstandighedenwet .

In artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet is neergelegd dat de werkgever zorgt voor de veiligheid en gezondheid van de werknemers en een beleid voert gericht op het voorkomen, en indien dat niet mogelijk is, beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Ook bij het ontbreken van een (aanwijsbare) veroorzaker van ongewenst gedrag blijft de werkgever verantwoordelijkheid dragen voor het doen ophouden van ongewenst gedrag. De term ‘psychosociale arbeidsbelasting’ is een nieuw begrip dat in de wet als volgt is gedefinieerd: “de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen”. De begripsbepaling ongewenst gedrag in deze klachtenregeling verwijst naar de omschrijving van deze begrippen in de Arbeidsomstandighedenwetgeving.

Gelijke behandelingswetgeving

Het wettelijk kader met betrekking tot (seksuele) intimidatie wordt daarnaast gevormd door de Algemene wet gelijke behandeling en de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen. In het kader van de gelijke behandelingswetgeving wordt (seksuele) intimidatie beschouwd als het maken van onderscheid, hetgeen verboden is.

In de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen is opgenomen dat het verbod op direct onderscheid tussen mannen en vrouwen ook het verbod op intimidatie en seksuele intimidatie omvat. Dit leidt tot een versterking van de rechtspositie van de werknemer tegen ongelijke behandeling op grond van geslacht, waaronder (seksuele) intimidatie. Dit maakt het noodzakelijker voor werkgevers om maatregelen ter voorkoming van (seksuele) intimidatie te nemen en adequaat te reageren op signalen van (seksuele) intimidatie. Zulke maatregelen zijn onder meer het instellen van een vertrouwenspersoon en een klachtenprocedure.

Algemene wet bestuursrecht

De verantwoordelijkheid van de werkgever komt ook tot uitdrukking in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) waarin bepaald is dat een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan (artikel 9:1, lid 2).

De procedure van de Klachtencommissie ongewenst gedrag is deels gebaseerd op hoofdstuk 9 van de Awb over klachtbehandeling door een bestuursorgaan. Het gaat in de Awb in de eerste plaats om klachten van burgers, maar het kan ook gaan om klachten van ambtenaren tegen het bestuursorgaan als werkgever, zoals een klacht over ongewenst gedrag. De Awb bevat minimumeisen voor behoorlijke klachtafhandeling. Op grond van de Awb is het bevoegd gezag verantwoordelijk voor de afdoening van de klacht. Het kan daarbij gebruikmaken van een klachtenadviesinstantie, zoals de landelijke Klachtencommissie ongewenst gedrag. Deze commissie geeft een advies op basis waarvan een bestuursorgaan de klacht afhandelt. Het advies van de commissie maakt deel uit van de interne klachtenprocedure.

De Awb regelt voorts het recht van een klager om zich na interne behandeling van een klacht tot een externe adviesinstantie te wenden zoals de Ombudsman.

Toelichting artikel 1. Begripsbepalingen

Artikel 1 sub a: bevoegd gezag

Het college, gedeputeerde staten of het dagelijks bestuur van het waterschap is bevoegd om besluiten te nemen over de afdoening van klachten. Deze bevoegdheid kan gemandateerd zijn aan een ambtenaar, bijvoorbeeld een diensthoofd.

Artikel 1 sub c en d: decentrale overheid en aangesloten organisatie

Vanwege verbreding van het werkgebied is de omschrijving verbreed en het begrip “aangesloten organisatie” opgenomen. Ook organisaties die geen onderdeel uitmaken van de decentrale overheid kunnen zich aansluiten.

Artikel 1 sub e: ongewenst gedrag

Het begrip “ongewenst gedrag” dient ruim te worden geïnterpreteerd. Alle vormen van verbale, fysieke en psychische agressie worden tot ongewenst gedrag gerekend, waaronder ook sociale uitsluiting, negeren, pesten. Ter toelichting dient de omschrijving van de begrippen discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten uit de memorie van toelichting op de Arbeidsomstandighedenwet zoals deze luidt per 1 januari 2009.

De factoren “direct en indirect” onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie en agressie en geweld, pesten en werkdruk vallen onder het begrip psychosociale arbeidsbelasting. (…) Onder psychosociale arbeidsbelasting worden factoren in de arbeidssituatie verstaan, die stress veroorzaken.

Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd. (…) Seksuele intimidatie, kan zich voordoen in een aantal verschijningsvormen. Het kan gaan om dubbelzinnige opmerkingen, onnodig aanraken, gluren, pornografische afbeeldingen op het werk, maar ook om aanranding en verkrachting. De definitie van seksuele intimidatie geeft tevens aan dat hieronder moeten worden verstaan de gevallen waarin sprake kan zijn van seksuele chantage, zodanig dat de kans op promotie en beslissingen over het werk afhangt van verrichte seksuele diensten. Door dit gedrag kan een vijandige of seksueel intimiderende en kwetsende omgeving ontstaan die een aanslag is op de waardigheid van de betrokken werknemer.

Onder pesten wordt verstaan alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere werknemers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of een groep van werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag. Een belangrijk element aangaande pesten op het werk is de herhaling van die gedraging in de tijd. Het gaat bij pesten dus niet om een eenmalige gedraging. Dit gedrag uit zich op verschillende manieren maar in het bijzonder door:

•Sociaal isoleren

•Werken onaangenaam of onmogelijk maken

•Bespotten

•Roddelen/geruchten verspreiden

•Dreigementen

•Lichamelijk geweld

•Seksuele intimidatie

Deze opsomming is niet limitatief. Veelal is het doel van de dader om opzettelijk een andere persoon te kwetsen, te vernederen en de waardigheid van die persoon aan te tasten.

Onder agressie en geweld wordt verstaan voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Bij agressie en geweld gaat het om gedragingen van verbaal geweld (uitschelden, beledigen) en fysiek geweld (schoppen, slaan, met een wapen dreigen en/of overvallen worden). Het kan ook gaan om psychisch geweld: bedreigen, intimideren, onder druk zetten, thuissituatie bedreigen en het beschadigen van eigendommen.

Naast seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld wordt uitdrukkelijk ook discriminatie tot ongewenst gedrag in de zin van deze regeling gerekend. Voor uitleg van het begrip discriminatie wordt verwezen naar de Algemene wet gelijke behandeling. Wettelijk is het begrip discriminatie overigens niet gedefinieerd. De Awgb noemt de gronden waarop het maken van onderscheid verboden is.

Artikel 1 sub f: klacht

Een klacht is schriftelijk en mag niet anoniem worden ingediend. Bij de omschrijving van het begrip klacht is aangesloten op de ontvankelijkheideisen die de Awb stelt. In artikel 4 van deze regeling is opgenomen dat de klacht indien mogelijk nog nadere gegevens bevat.

Artikel 1 sub g: klager

De personen die een beroep kunnen doen op de klachtenregeling dienen werkzaam te zijn in de aangesloten organisatie. Dit kan betreffen ambtenaren, politieke ambtsdragers, arbeidscontractanten, medewerkers van de griffie, stagiairs, gedetacheerden, personeel werkzaam op basis van inhuur, uitzendkrachten, vrijwilligers bij de brandweer en andere vrijwilligers.

Ten behoeve van de toepassing op medewerkers van de griffie dient de raad c.q. provinciale staten een klachtenregeling vast te stellen of de bevoegdheid tot vaststelling en uitvoering hiervan gedelegeerd te hebben aan het bevoegd gezag.

Daarnaast is de regeling ook van toepassing op personen die in het verleden werkzaam waren bij de aangesloten organisatie. De ervaring leert dat er vaak pas na verloop van tijd een formele klacht over ongewenst gedrag wordt geuit, soms pas na beëindiging van het dienstverband. Voor de aangesloten organisatie als werkgever zijn dergelijke klachten ook dan nog relevant. Behandeling van de klacht kan aanleiding zijn om de aangeklaagde alsnog met maatregelen te confronteren of om de werking van het beleid tegen ongewenst gedrag te evalueren.

Niet binnen deze regeling vallen klachten van en over onderwijspersoneel (in de zin van het rechtspositiebesluit onderwijspersoneel) en burgers.

Artikel 1 sub h: aangeklaagde

Net als de klager dient ook de aangeklaagde werkzaam te zijn of te zijn geweest in de organisatie van de aangesloten organisatie. Voor de aangeklaagde geldt dezelfde omschrijving als in het vorige lid. Ook een klacht over een ex-medewerker kan relevant zijn voor de werkgever. Opgemerkt wordt dat de behandeling van een klacht tegen een voormalig medewerker zijn beperkingen kent omdat aan een voormalig medewerker niet dezelfde verplichtingen kunnen worden opgelegd als een in dienst zijnde medewerker of omdat een ex-medewerker niet meer te traceren is.

Overige niet binnen de regeling vallende klachten

Met betrekking tot klachten over ongewenst gedrag die niet binnen deze regeling vallen, bijvoorbeeld een mondelinge klacht, een klacht van een derde of een klacht tegen een burger, geldt dat los van deze klachtenregeling het bevoegd gezag op grond van de Awb zorg dient te dragen voor een behoorlijke behandeling van zowel mondelinge en schriftelijke klachten.

Toelichting artikel 1a Klachten van en over politieke ambtsdragers onderling

De situatie kan zich voordoen dat een politieke ambtsdrager een klacht heeft over een medewerker, of een medewerker heeft een klacht over een politieke ambtsdrager. In deze gevallen is de commissie bevoegd. Echter, de commissie is niet bevoegd in het geval een politieke ambtsdrager een klacht heeft tegen een andere politieke ambtsdrager.

Toelichting artikel 2 Taak- en samenstelling commissie

De commissie fungeert als adviesorgaan van het bevoegd gezag bij klachten over ongewenst gedrag indien het bevoegd gezag zich heeft aangesloten bij de commissie en de regeling klachtencommissie lokaal heeft vastgesteld.

Voor de samenstelling van de commissie wordt gebruik gemaakt van een pool van deskundigen met ervaring in het behandelen van klachten over ongewenst gedrag en discriminatie en met kennis van de decentrale overheid. Afhankelijk van de aard van de ontvangen klacht wordt bij het samenstellen van de commissie gekeken naar specifieke deskundigheid en diversiteit (onder meer psychosociale, medische en juridische deskundigheid, man-vrouw verhouding). Er wordt op toegezien dat de betrokken commissieleden geen binding hebben met de organisatie waaruit de klacht afkomstig is.

Toelichting artikel 3 Secretaris en administratie

De klachtencommissie wordt bij de behandeling van een klacht inhoudelijk ondersteund door een extern secretaris.

Het algemeen secretariaat en de administratie rondom aansluitingen en declaratie van de kosten van een klachtenprocedure wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de VNG. Aangesloten organisaties maar ook individuele medewerkers die overwegen een klacht in te dienen, kunnen voor nadere informatie rechtstreeks contact opnemen met het secretariaat van de commissie.

Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag

Postbus 30435

2500 GK Den Haag

070373 8530

klachtencommissie.ongewenstgedrag@vng.nl

www.vng.nl/ongewenstgedrag of www.vng.nl/lkog

Toelichting artikel 4 Het indienen van de klacht

Het bevoegd gezag is verantwoordelijk voor de afhandeling van de klacht. Het is in veel klachtenregelingen ongewenst gedrag echter gebruikelijk dat een klager een klacht niet aan het bevoegd gezag adresseert maar rechtstreeks aan de commissie. Ook in deze regeling is gekozen voor rechtstreekse toegang tot commissie. Door middel van aansluiting bij de commissie kan het bevoegd gezag de commissie machtigen klachten over ongewenst gedrag rechtstreeks te ontvangen. Dit moet dan ook expliciet in de lokale regeling staan. Mocht een klager zich met een klacht wenden tot het bevoegd gezag, dan zendt het bevoegd gezag de klacht door naar de commissie. Voor het bepalen van de termijnen geldt de ontvangstdatum van een rechtstreekse melding bij de commissie dan wel, indien de klacht is ingediend bij het bevoegd gezag, de datum waarop het bevoegd gezag de klacht heeft ontvangen.

De adressering voor klachten is

Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag

Postbus 30435

2500 GK Den Haag

klachtencommissie.ongewenstgedrag@vng.nl

Na ontvangst wordt aan de klager een ontvangstbevestiging gestuurd en aan het bevoegd gezag wordt, zonder vermelding van betrokkenen, mededeling gedaan van de ontvangst van een klacht. Bij doorzending van een klacht wordt een overeenkomstige werkwijze gevolgd. Alle correspondentie geschiedt onder aantekening van persoonlijk en vertrouwelijk.

Toelichting artikel 5 In behandeling nemen

Het is de taak van de commissie om het college te adviseren in de beoordeling en afdoening van een klacht. Daartoe behoort ook de ontvankelijkheidtoetsing. Hierbij zijn vier situaties te onderscheiden:

•De klacht valt binnen de regeling en wordt in behandeling genomen. In het kader van de behandeling stelt de commissie het bevoegd gezag op de hoogte van het bestaan van de klacht, voor zover het hiervan nog niet op de hoogte was gesteld in het kader van het onderzoek naar de ontvankelijkheid (artikel 5, lid 1 en artikel 6, lid 2). De aangeklaagde wordt ten behoeve van de behandeling tijdig op de hoogte gesteld (artikel 7 lid 6).

•De klacht valt niet binnen de regeling of wordt niet binnen een redelijke termijn voorgelegd of valt onder de uitzonderingen van artikel 9:8 Awb. De commissie adviseert (dan wel: kan adviseren) het bevoegd gezag de klacht niet-ontvankelijk te verklaren (artikel 5, leden 2 en 5 A en B). De aangeklaagde wordt in beginsel niet op de hoogte gesteld.

•De klacht valt binnen de regeling maar klager heeft (nog) niet de lokaal verplichte stappen ondernomen. De commissie stelt klager hiervan op de hoogte. Het bevoegd gezag wordt niet op de hoogte gesteld van de klacht, de aangeklaagde ook niet. Aan klager is de keuze om de verplichte stappen alsnog te doorlopen of af te zien van verdere actie (artikel 5, lid 2).

•De commissie kan de klager de mogelijkheid geven om aan niet-ontvankelijkheid op basis van artikel 5 lid 5C te ontkomen door de gegevens van de klacht aan te vullen. De termijn van behandeling begint te lopen op het moment dat de gegevens van de klacht voldoende zijn aangevuld (zie Art. 4: 15 Awb).

Verplichte stappen uit de gemeentelijke klachtenprocedure (artikel 5, lid 3)

Bij lokale stappen kan gedacht worden aan overleg met of bemiddeling door de vertrouwenspersoon of de leidinggevende. De commissie zal alleen dan afzien van behandeling als een actie in de regeling van de aangesloten organisatie uitdrukkelijk verplicht is gesteld. In de meeste regelingen is dat overigens niet het geval. Wel is het beleid er doorgaans op gericht dat de medewerkers eerst contact zoeken met een vertrouwenspersoon om de zaak te overleggen en zo mogelijk op te lossen.

Indieningstermijn (artikel 5, lid 5, sub a)

Een klacht is niet ontvankelijk indien deze niet is ingediend binnen een redelijke termijn nadat het ongewenst gedrag heeft plaats gevonden. Als richtlijn kan worden aangehouden een termijn van twee jaar (in afwijking van de termijn van een jaar uit artikel 9:8 van de Awb).

De ervaring leert dat klachten over ongewenst gedrag vaak pas na enige tijd worden ingediend, nadat de klager op andere wijze naar oplossingen heeft gezocht. De commissie kan een langere indieningtermijn dan twee jaar redelijk achten, indien de aard van de klacht daartoe aanleiding geeft, bijvoorbeeld indien er sprake is van ernstige feiten.

Wel moet er rekening mee worden gehouden dat een onderzoek naar de feiten moeilijker wordt naarmate het langer geleden is dat ongewenst gedrag heeft plaats gevonden.

Andere gronden voor niet-ontvankelijkheid (artikel 5, lid 5, sub b en artikel 9:8 Awb)

In de Algemene wet bestuursrecht worden uitzonderingen op de plicht tot klachtbehandeling genoemd. Deze uitzonderingen zijn in deze regeling overgenomen. Indien er reeds een klacht over het gedrag is behandeld is het bevoegd gezag niet verplicht de klacht opnieuw in behandeling te nemen. Ook in gevallen van voor beroep vatbare besluiten en van samenloop met een opsporingsonderzoek is die plicht niet aanwezig. Beoordeeld zal moeten worden of de samenloop met de strafrechtelijke procedure onwenselijk is. Bepaald is dat de commissie kan adviseren om een dergelijke klacht niet-ontvankelijk te verklaren. Het ligt voor de hand dat in dergelijke gevallen overleg gepleegd wordt tussen de commissie en het bevoegd gezag. Voorts geldt dat het een derde (in dit geval: de commissie) op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens in beginsel niet is toegestaan om strafrechtelijke gegevens te verwerken.

Een derde uitzonderingsgrond op de verplichte klachtbehandeling betreft de situatie dat het belang van de klager dan wel het gewicht van het ongewenst gedrag kennelijk onvoldoende is.

Toelichting artikel 7 Horen

Informant (artikel 1, sub h en artikel 7, lid 1)

Het bevoegd gezag kan een informant aanwijzen om de commissie van informatie te voorzien. Hierbij kan worden gedacht aan informatie over de organisatie, de cultuur en de procedures bij ongewenst gedrag. Als informant kan bijvoorbeeld fungeren een medewerker P&O, een manager of een vertrouwenspersoon.

Hoor en wederhoor

De commissie past hoor en wederhoor toe. De commissie dient er met het oog hierop voor te zorgen dat de aangeklaagde tijdig op de hoogte is van de klacht en eventuele andere voor hem relevante stukken.

Er zullen doorgaans één of meer zittingen gehouden worden waarop betrokkenen gehoord worden. Omdat betrokkenen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid worden gehoord (artikel 7, lid 4) kan het nodig zijn dat men tweemaal tijdens een zitting wordt gehoord om te reageren op nieuwe informatie en op de zienswijzen van andere betrokkenen. Een andere mogelijkheid is dat men reageert op gespreksverslagen. Aan de commissie wordt overgelaten op welke wijze het wederhoor wordt gerealiseerd.

Verplichting tot medewerking

Ten behoeve van het onderzoek van de commissie stelt het bevoegd gezag van de desbetreffende aangesloten organisatie zijn medewerkers in de gelegenheid te worden gehoord (artikel 6, lid 3). Op grond van het goed ambtenaarschap zijn medewerkers in beginsel verplicht om medewerking te verlenen aan een onderzoek naar een klacht. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan het niet verlenen van medewerking door een medewerker als plichtsverzuim beschouwd worden.

Voor de aangeklaagde geldt dat deze niet verplicht kan worden om informatie te verstrekken die zijn positie kan schaden.

Bijstand

Indien een klager of een aangeklaagde zich laat bijstaan door een raadsman of -vrouw (advocaat, rechtsbijstandjurist) zijn de kosten daarvan voor eigen rekening. Betrokkenen kunnen ook kiezen voor een niet-professionele raadspersoon.

In sommige organisaties is het mogelijk dat de vertrouwenspersoon tevens als raadspersoon van de klager fungeert bij een zitting. Of dit mogelijk en wenselijk is hangt af van de rolopvatting/functiebeschrijving van de vertrouwenspersoon die de betreffende organisatie hanteert. Het fungeren van de vertrouwenspersoon als raadspersoon ter zitting kan in conflict komen met andere aspecten van de rol van de vertrouwenspersoon zoals geheimhouding en onafhankelijkheid. Een raadsman of vrouw dan wel een vertrouwenspersoon kan slechts één van de in de procedure betrokken personen bijstaan.

Betrokkene doet de commissie tijdig opgave van de naam en de hoedanigheid van degene(n), die hij meeneemt naar het hoorgesprek.

Over het algemeen kan geen beroep worden gedaan op juridische bijstand op basis van de door de organisatie afgesloten rechtsbijstandsverzekering voor medewerkers. Deze verzekering is bedoeld voor rechtsbijstand inzake procedures tegen derden, niet zijnde de organisatie of medewerkers van de organisatie.

Toelichting artikel 8 Omgang met persoonsgegevens

De commissie werkt met (persoons)gegevens, waartoe ook bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens kunnen behoren. Persoonsgegevens mogen door de commissie slechts verzameld en verwerkt worden met het doel een advies uit te brengen over de klacht. Grondslag hiervoor is de verplichting van het bevoegd gezag om klachten op zorgvuldige wijze te behandelen.

De commissie verwerkt de gegevens op een veilige wijze. In de praktijk betekent dit dat de secretaris van de commissie de gegevens op zodanige wijze opslaat en communiceert dat er geen risico is op onbevoegde kennisname.

In lid 3 is de geheimhouding opgenomen geldend voor een ieder die betrokken is bij de behandeling van een klacht.

Toelichting artikel 9 Advies van de commissie

Het bevoegd gezag dient de klacht binnen 10 weken af te doen. Daarbinnen geldt de termijn van 8 weken voor het advies van de commissie aan het bevoegd gezag. Dat is alleen anders als de commissie op grond van artikel 5, tweede of derde lid, besluit een klacht niet in behandeling te nemen (lid 2) dan wel niet ontvankelijk te verklaren (lid 3). In dat geval meldt de commissie dat binnen twee weken aan het bevoegd gezag (zie art 5, lid 4).

Er zijn twee soorten advies mogelijk: het advies over de gegrondheid van de klacht (artikel 9, lid 1) en het advies om de klacht niet ontvankelijk te verklaren (artikel 5, lid 3).

De commissie is niet verplicht het afschrift van een advies tot niet ontvankelijkverklaring aan de aangeklaagde te zenden. Dit wordt niet nodig geacht omdat het niet tot klachtbehandeling komt.

Toelichting artikel 10 Afdoening van de klacht

Termijnen

De wettelijke termijnen gelden, hetgeen wil zeggen dat de klacht binnen 10 weken wordt afgedaan, met de mogelijkheid van verdaging voor ten hoogste 4 weken. Er kan bijvoorbeeld verdaagd worden indien de klachtencommissie niet binnen 8 weken advies uitbrengt. In uitzonderlijke gevallen kan de commissie klager verzoeken schriftelijk in te stemmen met een verder uitstel van de termijn.

Bezwaar en beroep

De conclusie van het bevoegd gezag in het kader van een klachtenprocedure, de afdoeningsbrief, is niet vatbaar voor bezwaar en beroep. Als de conclusies van de klachtenprocedure aanleiding geven tot het nemen van een ander besluit, bijvoorbeeld een rechtspositionele maatregel, staat daar voor de belanghebbende de normale rechtsgang tegen open.

Een klager kan zich in tweede instantie wenden tot een externe klachtinstantie met een klacht over het bestuursorgaan. Het bevoegd gezag dient klager in de afdoeningsbrief op deze externe klachtenprocedure (zoals de (nationale Ombudsman) te wijzen.

Niet-ontvankelijkheid

Indien het bevoegd gezag concludeert dat een klacht niet ontvankelijk is in de zin van deze regeling dient de klacht op andere wijze te worden behandeld. Op grond van de Awb is een bestuursorgaan verplicht om een klacht behoorlijk te behandelen.

Openbaarheid

Informatie van een bestuursorgaan is in beginsel openbaar. Verstrekking van informatie blijft achterwege indien het persoonsgegevens betreft. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor schriftelijke stukken omtrent een klacht, zoals een verslag van het horen, het advies en de afdoeningsbrief. Verstrekking van deze documenten is mogelijk indien deze geanonimiseerd zijn, dat wil zeggen geen gegevens bevatten die tot personen herleidbaar zijn, of wanneer degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben daarvoor toestemming geven.

Toelichting artikel 11 Klacht over het functioneren van de commissie

De commissie voorziet door dit artikel in een klachtregeling betreffende haar eigen functioneren. Deze beoordeling geschiedt door leden van de commissie die niet deelgenomen hebben aan de werkzaamheden van de commissie waartegen de klacht zich richt. In deze fase vindt geen nieuwe inhoudelijke beoordeling van de primaire melding plaats. Afhankelijk van de conclusies over de klacht met betrekking tot de procedure kan in tweede instantie wel een nieuwe inhoudelijke beoordeling van de oorspronkelijke klacht plaatsvinden.

Persoonlijkheid

Voor een goede functievervulling dient een vertrouwenspersoon over bepaalde specifieke vaardigheden en kwaliteiten te beschikken. Naast een aantal vakinhoudelijke kwaliteiten is de aard van de persoon – dus zijn karaktereigenschappen- minstens zo belangrijk. Zo dient de vertrouwenspersoon een sociaal, toegankelijk, oprecht en gezaghebbend persoon te zijn, die het vertrouwen geniet van de medewerkers maar die zich tegelijkertijd ook goed kan verstaan met het management van de organisatie.

Ervaring & netwerk

Het is aan te bevelen om een vertrouwenspersoon te benoemen die reeds de nodige ervaring heeft bij de desbetreffende organisatie en daardoor een intern netwerk heeft opgebouwd. Inhoudelijke affiniteit met omgangsvormen en integriteit is natuurlijk een must.

Vaardigheden

•De vertrouwenspersoon is zowel mondeling als schriftelijk zeer communicatief vaardig (kan met medewerkers van verschillende niveaus en specialismen in de organisatie adequaat communiceren);

•De vertrouwenspersoon kan relativeren en angst en emoties bij melders wegnemen;

•De vertrouwenspersoon heeft inzicht in eigen handelen (geeft blijk van het besef hoe het eigen gedrag kan overkomen op anderen);

•De vertrouwenspersoon is adviesvaardig (is in staat om op basis van een gesprek een probleem te herkennen en aan de hand daarvan duidelijke en heldere adviezen te geven);

•De vertrouwenspersoon is gespreksvaardig (is in staat om actief te luisteren en een gesprek constructief te laten verlopen).

Kwaliteiten

•Heeft levenservaring en is integer;

•Heeft een evenwichtige persoonlijkheid;

•Kan reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander;

•Kan omgaan met vertrouwelijke informatie;

•Kan omgaan met weerstanden;

•Is in staat om zich onafhankelijk op te stellen;

•Heeft inzicht in de context waarbinnen, en de wijze waarop, ongewenste omgangsvormen en ander niet-integer gedrag binnen een organisatie plaats vinden;

•Is toegankelijk / bereikbaar voor medewerkers in de organisatie;

•De vertrouwenspersoon is in staat professionele afstand tot het gespreksonderwerp en de gesprekspartner te bewaren en weet tegelijkertijd toch betrokken te blijven;

•De vertrouwenspersoon is bereid tot intervisie en periodiek overleg met collega’s.

Kennis/ expertise

•De vertrouwenspersoon heeft kennis van de individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenste omgangsvormen of ander niet-integer gedrag;

•De vertrouwenspersoon heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur;

•De vertrouwenspersoon heeft kennis van ‘de sociale kaart’ (waar kan welke informatie worden neergelegd?);

•De vertrouwenspersoon heeft kennis van relevante wet- en regelgeving.

Rechtsbescherming

De vertrouwenspersoon bevindt zich in een kwetsbare positie tegenover de werkgever en collega’s. Om te kunnen bewerkstelligen dat de vertrouwenspersoon zijn functie volledig onafhankelijk kan uitvoeren moet hij niet hoeven te vrezen voor vergeldingsmaatregelen wanneer hij bijvoorbeeld een werknemer bijstand verleent die een klacht indient over niet-integer handelen van zijn werkgever. Derhalve is een benadelingverbod zoals dit ook wettelijk is vastgesteld voor ondernemingsraden noodzakelijk en wordt artikel 8:14 CAR/UWO van toepassing verklaard voor de vertrouwenspersoon.

Landelijk is gebleken dat de vertrouwenspersoon tijdens en na een procedure risico lopen op een “negatieve beoordeling”. Dit moet met bovenstaande voorkomen worden.

De vertrouwenspersoon heeft verschoningsrecht. Dit betekent, dat als de vertrouwenspersoon opgeroepen wordt door een klachtencommissie hij/zij niet verplicht is te verschijnen. Dit geldt niet voor een verzoek van de rechter.

Van de vertrouwenspersoon worden de volgende taken / activiteiten verwacht:

Informeren:

De vertrouwenspersoon informeert de organisatie over zijn rol en taken en hoe hij te werk gaat.

Luisteren:

De vertrouwenspersoon is aanspreekpunt en draagt zorg voor de eerste opvang voor medewerkers die vragen hebben op integriteitgebied, ongewenste omgangsvormen en de regeling Melding Vermoeden Misstanden Gemeente Dalfsen.

Adviseren:

De vertrouwenspersoon adviseert medewerkers over ethische- of integriteitkwesties, ongewenste omgangsvormen of over de regeling Melding Vermoeden Misstanden Gemeente Dalfsen. Het gaat dan vooral om praktische do’s and dont’s als mede over de uitleg van de vigerende wet- en regelgeving en de gedragscode van de Gemeente Dalfsen. Gaat het over mogelijke aantastingen door anderen dan adviseert de vertrouwenspersoon over de mogelijkheden waarop de informatie aan het bevoegd gezag kan worden gemeld. De vertrouwenspersoon kan afdelingshoofden gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van het doorvoeren van beleid in de organisatie.

Begeleiden:

De vertrouwenspersoon begeleidt en ondersteunt de melder bij het aankaarten van vermoedens van niet-integer handelen bij het bevoegd gezag.

Registreren en rapporteren:

Alle vragen en meldingen die bij de vertrouwenspersoon binnen komen worden op een uniforme wijze geregistreerd. Jaarlijks zal over de aard, ernst en omvang van de meldingen op een gestandaardiseerde wijze geanonimiseerd worden gerapporteerd aan het bevoegd gezag van het dienstonderdeel waar de kwestie/ melding zich heeft afgespeeld. Ook wordt hiervan melding gedaan in het jaarverslag van de vertrouwenspersonen.

Monitoren en nazorg verlenen:

De vertrouwenspersoon verleent nazorg aan de melder. De vertrouwenspersoon signaleert of de melder naar aanleiding van de melding nadelige gevolgen ondervindt voor zijn functioneren. Tevens houdt de vertrouwenspersoon in de gaten in hoeverre de betrokken melder tevreden is met de afwikkeling van de aangekaarte problematiek, zowel door de vertrouwenspersoon zelf als eventueel door anderen in de organisatie. Daar hoort ook bij dat de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte houdt van de voortgang en eventueel de afhandeling.

Preventie:

Als de vertrouwenspersoon veel vragen krijgt over bepaalde integriteitkwesties, of als naar aanleiding van een melding blijkt dat zich inderdaad een integriteitschending heeft voorgedaan, dan moet van deze informatie organisatiebreed geleerd kunnen worden en moet het (integriteits) beleid daarop aangepast worden. Door middel van geanonimiseerde casussen kan binnen de organisatie uitgedragen worden welke integriteitschendingen zich hebben voorgedaan en hoe daar tegen opgetreden wordt. Ditzelfde geldt voor ongewenste omgangsvormen en de regeling Melding Vermoeden Misstanden Gemeente Dalfsen.

Terugkoppeling:

Iemand die een melding doet verwacht dat de melding serieus genomen wordt en dat er iets mee gebeurt. De melder hoeft niet van de hoed en de rand te weten, maar een zekere terugkoppeling en inzicht in de procedure is wel vereist. Blijft een vorm van terugkoppeling uit, dan kan bij de melder de indruk worden gewekt dat de zaak in de doofpot is gestopt. Ongeduld, gewetensbezwaren of persoonlijke frustraties kunnen vervolgens ertoe leiden dat de melder een klokkenluider wordt en zich tot de pers wendt met zijn klacht. Klokkenluiden leidt in het algemeen tot een negatieve beeldvorming over de betreffende diensteenheid in het bijzonder, maar ook van het gehele overheidsapparaat. Daarom moet eerst worden geprobeerd een klacht intern aan de orde te stellen en een beroep te doen op het zelfreinigende vermogen van de organisatie. Daarmee heeft de vertrouwenspersoon een belangrijke ventielfunctie voor de organisatie waardoor meldingen en klachten gekanaliseerd en in goede banen kunnen worden geleid.

Monitoren:

Van de monitorfunctie van de vertrouwenspersoon gaat een positieve werking uit. Het bevoegd gezag gaat wellicht zorgvuldiger om met het in behandeling nemen van een melding, als zij weet dat een apart daartoe aangestelde vertrouwenspersoon meekijkt. Indien een melder zelfstandig een melding bij het bevoegd gezag aankaart is het verstandig dat hij de vertrouwenspersoon daarvan op de hoogte stelt en dat vervolgens ook meedeelt aan het bevoegd gezag.

De bovenstaande taken worden door de vertrouwenspersoon ingevuld onder de volgende randvoorwaarden:

Geen onderzoek door vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon verricht geen onderzoek en is niet betrokken bij het toepassen van sancties. Onderzoek en sancties behoren tot de verantwoordelijkheid van de leiding. De kans bestaat dat hij het vertrouwen van de medewerkers verliest zodra hij integriteitschendingen of meldingen omtrent ongewenst gedrag of klokkenluiders ook gaat onderzoeken en adviseert over eventueel te nemen maatregelen. Vroeg of laat zullen er dan eenvoudigweg geen incidenten meer bij hem gemeld worden. Hoewel een onderzoeksfunctie is af te raden, ligt het wel op het pad van de vertrouwenspersoon om goed door te vragen naar de aard van de melding en kan het zelfs nog op diens pad liggen om de melding op hoofdlijnen te verifiëren.

Onderzoek leidinggevende

Het feitelijke onderzoek naar vermeende integriteitschendingen, ongewenst gedrag of klokkenluiders, wordt in principe ingesteld door de eenheidsmanager van de afdeling waar de integriteitschending, het ongewenste gedrag zich voordoet. Dat heeft voor en nadelen. Door het onderzoek zelf uit te voeren maakt de eenheidsmanager duidelijk dat hij zijn verantwoordelijkheid serieus neemt. Bovendien kent de eenheidsmanager zijn eigen onderdeel goed, hetgeen de snelheid van het onderzoek ten goede komt en de mogelijkheid van escalatie van het incident of conflict voorkomt. Nadeel is dat leidinggevenden geen ervaren onderzoekers zijn waardoor in complexe gevallen de kans op een onprofessionele aanpak toeneemt. Daarnaast bestaat het risico dat onderzoek door de eenheidsmanager naar zijn eigen medewerkers de onderlinge relaties beschadigt en het vertrouwen aantast. Het uit laten voeren van het onderzoek door een andere leidinggevende, zou een oplossing voor dit laatste probleem kunnen zijn.

Toezicht (centrale) leiding

De (centrale) leiding van de organisatie dient door de desbetreffende eenheidsmanager op de hoogte gebracht te worden van het onderzoek, houdt toezicht en controleert de voortgang van het onderzoek. Er moet naar gestreefd worden het onderzoek binnen acht weken afgerond te hebben. De eenheidsmanager rapporteert zijn bevindingen aan de centrale leiding, die uiteindelijk bepaalt of de melding gefundeerd is en welke maatregelen er getroffen moeten worden.

Anonimiteit & vertrouwelijkheid

Anonimiteit en vertrouwelijkheid zijn centrale begrippen in de discussie over de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon. Bij anonimiteit gaat het zowel om de vraag of melders hun melding anoniem kunnen doen bij de vertrouwenspersoon, als om de vraag of de vertrouwenspersoon bronbescherming kan garanderen. Bij vertrouwelijkheid gaat het om de vraag of de melder de vertrouwenspersoon in vertrouwen kan nemen, hetgeen in deze context betekent dat de melder probleemeigenaar blijft en zelf kan bepalen of, wanneer en onder welke voorwaarden de vertrouwenspersoon de melding via de formele weg in de organisatie aankaart.

Anonieme meldingen

De mogelijkheid tot het doen van anonieme melding bij de vertrouwenspersoon is sterk af te raden. Dit kan ertoe leiden dat de vertrouwenspersoon tot een soort kliklijn verwordt waarbij moeilijk te traceren en niet te verifiëren meldingen worden gedeponeerd. De vertrouwenspersoon heeft dan geen mogelijkheid om door te vragen en scherp te krijgen wat het probleem is.

Anonimiteit melder

De meeste organisaties kiezen er voor de anonimiteit van de melder te laten waarborgen door de vertrouwenspersoon. Dat betekent dat de vertrouwenspersoon de melding (via de interne lijn) doorspeelt aan het bevoegd gezag, zonder dat hij daarbij de naam van de melder bekent hoeft te maken. Voordeel hierbij is dat de melder minder schroom hoeft te hebben voor repercussies op collegiaal en carrièretechnisch gebied. Uit de bestuurlijke praktijk is immers gebleken dat de zogenaamde klokkenluiders vaak negatieve effecten ondervinden van het doen van meldingen. Gaat het echter om hele serieuze of ernstige zaken, dan wel om strafbare feiten, dan kan anonimiteit wettelijk niet gegarandeerd worden. In die gevallen is de Regeling Melding Vermoeden Misstanden Gemeente Dalfsen van toepassing, waarin de bepaling is opgenomen dat de melding schriftelijk wordt vastgelegd onder vermelding van de naam van de melder en dat het bevoegd gezag betrokkene een ontvangstbevestiging stuurt.

Vertrouwelijkheid

Van de vertrouwenspersoon wordt verwacht dat deze vertrouwelijkheid garandeert en dus alleen op uitdrukkelijke wens van de melder een officiële klacht doorspeelt aan het daartoe bevoegd gezag. Hier doet zich echter een dilemma voor. Bij integriteitaantastingen, ongewenst gedrag of klokkenluiders, zijn de belangen van de organisatie ‘at stake’ waardoor het niet zo kan zijn dat een melding, op verzoek van de melder, niet door de vertrouwenspersoon bij het bevoegd gezag onder de aandacht wordt gebracht. Het bevoegd gezag moet immers zijn verantwoordelijkheid voor de integriteit van de organisatie kunnen nemen en passende maatregelen treffen om een einde te maken aan de aantasting. De vertrouwenspersoon dient er alles aan te doen om er voor te zorgen dat het bevoegd gezag de benodigde informatie krijgt om de aantasting te beëindigen, dus vertrouwelijkheid lijkt vanuit die optiek niet altijd gewaarborgd te kunnen worden. In de praktijk blijkt dit echter onwerkbaar te zijn. Een vertrouwenspersoon die de vertrouwelijkheid niet kan garanderen wordt doorgaans ook niet in vertrouwen genomen. Organisaties moeten vertrouwelijkheid in beginsel altijd proberen te waarborgen.

Er zijn een aantal opties voor de vertrouwenspersoon om tegemoet te komen aan de schroom van de melder om zijn anonimiteit te verliezen en tevens vertrouwelijkheid te kunnen bieden:

1.Stimuleren:

De vertrouwenspersoon stimuleert de melder de aantasting zelf in de lijn te melden. Het is het meest wenselijk als de melder zelf de actie onderneemt (anonimiteit niet gewaarborgd, vertrouwen niet geschaad).

2Doorgeleiden:

De vertrouwenspersoon kan op uitdrukkelijk verzoek van de melder, namens deze en op diens titel, de melding doorspelen aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder. Dit is een optie als er sprake is van drempelvrees bij de melder om zelf naar het (hogere) management te stappen. (Anonimiteit is niet gewaarborgd, vertrouwen niet geschaad).

-Als de melder een aantasting bij de vertrouwenspersoon aankaart maar niet wil dat deze zijn identiteit bekendmaakt, wat dan? Om het probleem te kunnen verhelpen moet de vertrouwenspersoon wel actie ondernemen, het organisatiebelang staat immers voorop. Er zijn twee opties.

3Overnemen:

De vertrouwenspersoon meldt de concrete aantasting namens de melder, op diens verzoek, maar zonder de vermelding van diens naam (anoniem) aan de leiding, deze stuurt een ontvangstbevestiging naar de vertrouwenspersoon (Anonimiteit gewaarborgd, vertrouwen niet geschaad).

4Rapporteren:

De vertrouwenspersoon publiceert de casus van de melder in geanonimiseerde vorm en in abstracto in zijn jaarlijkse rapportage. Dat betekent dat de ernst, de aard en de hoeveelheid aantastingen beschreven worden zonder in te gaan op specifieke melding. Zo’n jaarverslag verschaft de leiding in ieder geval een beeld van wat er speelt zodat er preventieve maatregelen genomen kunnen worden zonder dat de naam van de melder bekend hoeft te worden. (Anonimiteit gewaarborgd, vertrouwen niet geschaad).