Handvest actieve informatieplicht gemeente Castricum 2024

1.1 Actieve informatieplicht

In het eerste lid van artikel 169 is bepaald dat het college en elk van zijn leden afzonderlijk verantwoording aan de raad schuldig zijn over het door het college gevoerde bestuur.

Het eerste lid van artikel 180 regelt hetzelfde voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan.

In artikel 169, tweede lid is bepaald dat het college en elk van zijn leden de raad alle inlichtingen geeft die de raad voor het uitoefenen van zijn taak nodig heeft. Het tweede lid van artikel 180 regelt hetzelfde voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan.

Daarnaast wordt in artikel 60, eerste lid, bepaald dat de raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan. Artikel 81 regelt hetzelfde voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan. In het tweede lid van artikel 60 en artikel 81 wordt bepaald dat college en respectievelijk de burgemeester kennisgeving of terinzagelegging achterwege laten voor zover dit in strijd is met het openbaar belang. In het derde lid van artikel 60 wordt bepaald dat het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar maakt.

1.2 Specifieke informatieplicht

Naast de actieve informatieplicht is een bijzondere inlichtingenplicht opgenomen voor het college in het vierde lid van artikel 169. Deze specifieke inlichtingenplicht heeft betrekking op de uitoefening van een viertal bevoegdheden. Het gaat om:

1de bevoegdheid tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten;

2de bevoegdheid tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens de gemeente, het college of de raad of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

3de bevoegdheid ten aanzien van de voorbereiding van civiele verdediging en;

4de bevoegdheid om jaarmarkten of gewone marktdagen in te stellen, af te schaffen of te veranderen.

De specifieke informatieplicht houdt in dat het college en elk van zijn leden afzonderlijk verplicht zijn om de raad vooraf over de uitoefening van de genoemde bevoegdheden in te lichten indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Is het laatste het geval, dan neemt het college niet eerder een besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Indien de uitoefening van de bevoegdheid zoals genoemd onder 3. geen uitstel kan lijden, geeft het college de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit.

Tot slot besluit het college op grond van artikel 160, tweede lid slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet eerder genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

1.3 Passieve informatieplicht

In het eerste lid van artikel 155 Gemeentewet is geregeld dat een lid van de raad of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragen kan stellen. Dit is een individueel recht dat alle raadsleden toekomt. Uit dit artikel blijkt niet dat er ook een verplichting bestaat om antwoord te geven voor het college of de burgemeester. Deze verplichting is echter wel terug te vinden in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet: ‘Zij (het college en elk van zijn leden) geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Het derde lid van artikel 180 regelt hetzelfde voor de burgemeester in de rol van zelfstandig bestuursorgaan.

2.1 Algemene uitgangspunten

In zijn algemeenheid gelden de volgende uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en elk van zijn leden en de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan:

–Het college en de burgemeester voorzien de raad tijdig van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

–Het college en de burgemeester informeren de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen.

–Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college / de burgemeester kennis heeft genomen van de voor de raad relevante informatie.

–Het college informeert de raad in ieder geval actief en vooraf over de uitvoering van de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 160, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet gelezen in combinatie met artikel 169, vierde lid. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel lijden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit.

–De raad wordt eveneens geïnformeerd wanneer een van de genoemde punten van toepassing is op een onderwerp:

•Er zijn interne of externe ontwikkelingen die mogelijk aanzienlijke consequenties hebben voor de gemeente op maatschappelijk, financieel of juridisch vlak.

•Er zijn interne of externe ontwikkelingen die een bestuurlijk risico voor de gemeente vormen omdat de integriteit van het bestuur mogelijk is of wordt aangetast, er sprake is van een conflict met een andere overheid of de verwachting is dat maatschappelijke onrust ontstaat.

•Er een aanzienlijk risico bestaat dat een door de raad genomen besluit door het college niet of niet tijdig kan worden uitgevoerd of er interne of externe ontwikkelingen zijn met aanzienlijke negatieve gevolgen voor door de gemeenteraad geformuleerde beleidsdoelstellingen.

–De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd voor zover het de kaderstellende rol van de raad raakt. Het college verstrekt de raad informatie ten behoeve van de totstandkoming van kaders (beleidsvoorbereiding), tijdens de uitvoering indien kaders onhoudbaar of verouderd blijken en ten behoeve van controle en evaluatie.

–Het college draagt er – in het kader van de privacywetgeving - zorg voor dat informatie die met de raad wordt gedeeld, voldoet aan de geldende Gedragscode publicatie.

–Als het college van mening is dat informatie die aan de raad wordt verstrekt niet in de openbaarheid mag komen, verstrekt het college de informatie onder geheimhouding, onverminderd het bepaalde in het volgende punt. De afspraken omtrent de werkwijze bij geheimhouding zijn vastgelegd in de geldende Notitie geheimhouding.

–Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang, dan zal het college de raad voor zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren. Daarbij wordt in acht genomen dat de wetgever duidelijk heeft gemaakt dat het niet verstrekken van informatie op grond van strijdigheid met het openbaar belang tot de hoge uitzonderingen moet blijven behoren.

2.2 Specifieke uitgangspunten

Globaal is een tweedeling te maken in het soort informatie dat het college geacht wordt actief te delen met de raad. Allereerst gaat het om de informatie die het college levert ter voorbereiding op door de raad te nemen besluiten. Daarnaast gaat het om informatie die het college levert over zijn eigen besluiten, de eigen beleidsuitvoering en over externe ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente.

In het navolgende wordt uiteen gezet op welke wijze wordt omgegaan met het verstrekken van welk soort informatie.

Voorstellen ter voorbereiding op besluitvorming

–Gedurende de fase van beleidsvoorbereiding kan het college de raad betrekken bij de totstandkoming van het definitieve voorstel middels werkgroepen, klankbordgroepen, raadsinformatiebijeenkomsten of consulterende commissies.

–Het college kondigt een voorstel dat ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd tijdig aan middels de termijnagenda van de raad. Zo wordt het presidium in de gelegenheid gesteld elke maand de conceptagenda’s voor de komende weken vast te stellen.

–Tussen het collegebesluit om een voorstel voor te leggen aan de raad en de eerste behandeling in de commissie zit minimaal 3,5 week. Dit uitgezonderd een spoedeisend geval, dan geldt een termijn van 48 uur voor aanvang van een vergadering.

–Stukken worden zo spoedig mogelijk na de collegevergadering via de griffie aan de raad verstrekt.

–De stukken worden door de griffie in de vergaderapp geplaatst bij de datum van behandeling wanneer deze bekend is of in de vergadermap ‘nog te agenderen stukken’. Uiterlijk acht dagen van tevoren worden de stukken gekoppeld aan een agenda. Op deze wijze worden fracties in de gelegenheid gesteld de stukken tijdens twee fractievergaderingen te bespreken.

–De informatie die het college levert ter voorbereiding op een door de raad te nemen beslissing moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het door het college voorgestelde besluit. Dit betekent dat in raadsvoorstellen de volgende informatie in ieder geval aanwezig moet zijn:

o Een inhoudelijke toelichting op de achtergrond van het voorstel: waarom wordt dit voorstel nú aan de raad aangeboden;

o Een toelichting op de mate van keuzeruimte die de raad heeft gelet op wettelijke kaders en eerdere besluitvorming;

o Argumentatie voor het voorgestelde besluit;

o Alternatieven die het college heeft overwogen;

o Of het een voorstel betreft dat specifiek voor Castricum is opgesteld of in breder verband (BUCH, regio Alkmaar, Noord-Holland Noord, etc.);

o Welke risico’s er met het voorstel gemoeid zijn;

o Wat de financiële consequenties van het voorstel zijn;

o Hoe de samenleving bij de totstandkoming van het voorstel is betrokken, welke input daarbij is opgehaald en wat daarmee is gedaan;

o Op welke manier rekening is gehouden met duurzaamheid;

o Hoe het proces eruit ziet na besluitvorming door de raad.

–Bij grotere c.q. complexere voorstellen kan het college aan de raad voorstellen het voorstel voorafgaand aan de politieke behandeling in een commissie toe te lichten tijdens een raadsinformatiebijeenkomst. In dat geval zit minimaal 3,5 week tussen het collegebesluit om het voorstel voor te leggen aan de raad en de raadsinformatiebijeenkomst.

Planning & Control cyclus

In de actieve informatieplicht van het college speelt de Planning & Control cyclus een belangrijke rol. Instrumenten die daarbij worden ingezet zijn de kadernota, de begroting, de jaarrekening, een tweetal financiële rapportages (FIRAPS) alsmede een tweetal beleidsrapportages.

De basis hiervoor is gelegen in artikel 190, eerste lid, van de Gemeentewet, waarin is vastgelegd dat het college de raad jaarlijks tijdig een ontwerp aanbiedt voor de begroting met toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten miste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

Ook artikel 197, eerste lid is hier van toepassing. In dit artikel is bepaald dat het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het college voegt daarbij de verslagen van de uitgevoegde 213A-onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.

Overige in dit kader gemaakte afspraken zijn vastgelegd in de geldende Financiële verordening die zijn grondslag heeft in artikel 212 van de Gemeentewet, de geldende verordening controle financiële beheer en organisatie die zijn grondslag heeft in artikel 213 van de Gemeentewet, de geldende verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid die zijn grondslag heeft in artikel 213a van de Gemeentewet en het vigerende document inzake de P&C cyclus van de vier BUCH-gemeenten.

Voorafgaand aan de behandeling van zowel de kadernota als de begroting, wordt het voorstel door het college gepresenteerd tijdens een raadsinformatieavond indien het presidium hiertoe besluit.

Besluiten van het college

–Het college stelt de raad in kennis van alle door het college genomen besluiten door middel van het beschikbaar stellen van de besluitenlijsten van het college.

–Uiterlijk twee dagen na de collegevergadering is zowel het openbare als het besloten deel van de conceptbesluitenlijst voor raads- en commissieleden beschikbaar in de vergaderapp. De stukken die voor de raad bedoeld zijn worden in de vergaderapp geplaatst. De griffie verspreid het openbare deel van de besluitenlijst tevens per mail en informeert de raad in diezelfde mail (de wekelijkse terugkoppeling uit de collegevergadering) over de beschikbaarheid van de vergaderstukken. De overige collegebesluiten kunnen bij de griffie worden opgevraagd. Afhankelijk van of het stuk op de openbare of de besloten lijst staat, krijgt de verzoeker het stuk respectievelijk digitaal toegezonden of wordt het stuk voor de verzoeker op de griffie ter inzage gelegd.

–Uiterlijk twee dagen na de vaststelling van de openbare en besloten besluitenlijst door het college in de eerstvolgende collegevergadering zijn deze beschikbaar voor raads- en commissieleden in de vergaderapp ter vervanging van de conceptbesluitenlijsten. De onderliggende collegestukken kunnen bij de griffie worden opgevraagd. Afhankelijk van of het stuk op de openbare of de besloten lijst staat, krijgt de verzoeker het stuk respectievelijk digitaal toegezonden of wordt het stuk voor de verzoeker op de griffie ter inzage gelegd.

–Uit veiligheidsoogpunt wordt de vastgestelde besloten besluitenlijst na een week verwijderd uit de vergaderapp. Raads- en commissieleden kunnen te allen tijden de besloten besluitenlijsten komen inzien op de griffie.

–Indien het college een belangwekkend besluit heeft genomen dat op de besloten besluitenlijst staat, wordt de raad daar door het college actief op gewezen bij de verspreiding van de conceptbesluitenlijst. Het college doet dit door de griffie te verzoeken hier bij de wekelijkse terugkoppeling uit de collegevergadering expliciet op te wijzen.

–Besluiten zoals opgenomen op de besloten besluitenlijst van het college worden door raads- en commissieleden niet in openbaarheid gebracht. Hier rust geheimhouding op.

Persberichten

Het college kan besluiten (via een expliciet beslispunt in het B&W-advies) de raad een afschrift te doen toekomen van een te verzenden persbericht. Persberichten zijn op zich geen instrument om de raad te informeren. Het is echter voor raadsleden van belang om te weten welke informatie de pers krijgt. De afspraak is daarom dat het college alle voor de raad relevante persberichten aan de raad verstrekt voordat deze naar de pers gaan, of minimaal tegelijkertijd. Op deze manier hoeven raadsleden informatie niet uit de krant te vernemen.

Uitvoering van moties en toezeggingen

Aangenomen moties en door het college of de burgemeester gedane toezeggingen, worden opgenomen op de lijst van moties en toezeggingen. Het college informeert de raad actief over de afhandeling van moties en toezeggingen.

De stand van zaken rondom de procesmatige afhandeling wordt vier keer per jaar bij het college opgevraagd en geagendeerd voor behandeling in het presidium.

Het college kan het presidium voorstellen een motie of toezegging als afgehandeld te beschouwen onder verwijzing naar de afdoening (bijvoorbeeld een brief over uitvoering, een voorstel aan de raad, et cetera). Het presidium stelt de lijst moties en toezeggingen vast. Indien het presidium met het college van mening is dat een motie of toezegging is afgedaan, wordt deze als afgehandeld beschouwd en verdwijnt deze van de lijst moties en toezeggingen.

Preadviezen

Het college kan er voor kiezen de raad actief van informatie te voorzien in de vorm van een preadvies in het geval van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en burgerinitiatieven.

Het preadvies bevat overwegingen die het college de raad wenst mee te geven in bijvoorbeeld technische, juridische of financiële zin. Daarnaast kan een preadvies een advies of het oordeel van het college bevatten. Het oordeel van het college wordt apart in het preadvies vermeld.

Moties en amendementen bij de kadernota en de begroting worden door het college sowieso van preadviezen voorzien.

Bewonersbijeenkomsten

Uitnodigingen voor relevante bewonersbijeenkomsten et cetera die plaatsvinden in het kader van beleidsvoorbereiding worden gedeeld met de raad. Raadsleden zijn in zulke gevallen welkom om als toehoorder aanwezig te zijn.

Overige relevante informatie

Voor het actief delen van overige relevante informatie met de raad, heeft het college diverse instrumenten tot zijn beschikking. De instrumenten worden hieronder opgesomd. Het ene instrument is wat actiever dan het andere instrument. Het is onmogelijk om precies vast te leggen wanneer welk instrument wordt ingezet. Het is aan het college om per situatie af te wegen welk instrument het meest passend is om in te zetten.

De raadsinformatieavond

Het college kan de raad van informatie voorzien via een raadsinformatiebijeenkomst tijdens raadsinformatieavonden. Het college kan hiertoe via de griffie een voorstel doen aan het presidium. Raadsinformatiebijeenkomsten worden bij voorkeur ingepast in een besluitvormingstraject aan de raad, maar kunnen ook over losstaande onderwerpen gaan indien daar aanleiding toe is.

Mededeling in de commissie Algemene Zaken

Het college en de burgemeester kunnen gebruik maken van de mogelijkheid die artikel 24, tweede lid, van het Reglement van orde van de gemeenteraad Castricum biedt om bij het agendapunt “mededelingen van het college” de commissie actief te informeren. Het kan hier gaan over informatie in het algemeen en om informatie uit de samenwerkingsverbanden. Soms zijn mededelingen echter van dien aard, dat het van belang is de hele raad gelijkelijk te informeren. In dat geval ligt een combinatie met bijvoorbeeld een brief van het college aan de raad voor de hand.

Brieven van het college

Het college informeert de raad per brief over de uitoefening van voor de raad relevante collegebevoegdheden of andere politiek relevante informatie, met een zekere urgentie of actualiteit. Het kan ook procesformatie betreffen, waarbij het college voorlopig alleen de feiten weergeeft en aankondigt dat het nog met een uitgebreidere notitie of voorstel komt.

De brieven bevatten zelf geen voorstellen voor nieuw beleid of wijzigingen van het beleid, maar alleen feitelijke informatie.

Brieven worden zo snel mogelijk na de collegebehandeling per mail aan de raads- en commissieleden toegezonden. Bij de toezending wordt medegedeeld aan welke lijst van brieven aan de raad de brieven worden toegevoegd.

Eveneens worden de brieven zo spoedig mogelijk in de vergaderapp toegevoegd in de vergadermappen onder nog te agenderen stukken – lijst brieven aan de raad. Uiterlijk 8 dagen voor een Raadsplein wordt de informatie gekoppeld aan de agenda van de commissie Algemene Zaken – lijst brieven aan de raad. Dit stelt raads- en commissieleden in de gelegenheid het college korte politieke vragen te stellen over de brieven in de Commissie Algemene Zaken, waar de lijst brieven aan de raad als vast agendapunt aan de orde komt.

Terinzagelegging van informatie

Het college kan er ook actief voor kiezen een collegeadvies in zijn geheel voor de raad ter inzage te leggen. Deze wijze van de raad informeren, wordt gezien als een iets passievere vorm dan de raadsinformatiebrief. De informatie is immers niet specifiek toegesneden op de rol van de raad.

Wanneer het college ervoor kiest een collegeadvies ter inzage te leggen voor de raad, wordt het advies opgenomen op de lijst ter inzage gelegde informatie, die wordt gekoppeld aan een Raadsplein. Tijdens een Raadsplein kunnen raads- en commissieleden het college korte politieke vragen stellen over de ter inzage gelegde informatie in de commissie Algemene Zaken.

Collegeadviezen die door het college ter inzage worden gelegd, worden zo spoedig mogelijk door de griffie in de vergaderapp toegevoegd in de vergadermappen onder nog te agenderen stukken – ter inzage gelegde informatie. Uiterlijk 8 dagen voor een Raadsplein wordt de informatie gekoppeld aan de agenda van de commissie Algemene Zaken.

Informele overlegvormen

Er zijn diverse informele overlegvormen waarin het college de raad niet slechts kan informeren, maar ook kan consulteren. Te denken valt aan de werkgroepen zoals bedoeld in artikel 20 van het Reglement van orde van de gemeenteraad Castricum (o.a. werkgroep Sociaal Domein, werkgroep Vernieuwing Lokale Democratie).

Bovenlokale overlegvormen

Het college kan de raad over bovenlokale thema’s eveneens informeren via BUCH- of Regio Alkmaar raadsinformatieavonden. Dergelijke avonden worden echter over het algemeen niet door de hele raad bezocht. Indien de informatie die gedeeld wordt van dien aard is dat het van belang is dat de hele raad daar kennis van neemt, ligt ook hier een combinatie met bijvoorbeeld een brief van het college aan de raad voor de hand.