Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College B&W van de gemeente Bunschoten 2026

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bunschoten;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Bunschoten;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Bunschoten of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Coördinerend portefeuillehouder

1Indien er sprake is van een onderwerp dat meerdere portefeuilles direct raakt, kan er een coördinerend portefeuillehouder worden aangewezen door het college.

2De inhoudelijke verantwoordelijkheid van de individuele portefeuillehouders blijft bij toepassing van lid 1 onverminderd van kracht

Artikel 4. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09.30 als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 5. Gebed

1Voor het openen van de vergadering spreekt de voorzitter het ambtsgebed uit.

2Nadat alle onderwerpen zijn behandeld, sluit de voorzitter de vergadering. Vervolgens geeft de voorzitter één van de aanwezigen de gelegenheid een dankgebed uit te spreken.

Artikel 6. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 7. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 8. Openbare vergaderingen

1Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

2De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 9. Verhindering en afwezigheid

1Bij verhindering of afwezigheid van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn afwezigheid.

Artikel 10. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem of haar opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 11. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12.00 vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde systeem.

Artikel 12. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

2De vergaderstukken voor de leden van het college staan in het daarvoor bestemde systeem ter inzage.

3Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 6, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

4De gemeentesecretaris draagt zorg voor een agenda die openbaar gemaakt kan worden, met daarin een omschrijving van de te bespreken stukken. Deze wordt uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar gemaakt. Indien nodig wordt daarbij verwezen naar een toegepaste uitzonderingsgrond in de artikelen 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

5Als de agenda gedurende de vergadering wordt gewijzigd, dan wordt daarvan mededeling gedaan in de besluitenlijst.

[Artikel 12, lid 4 treedt in werking wanneer de verplichtingen uit art. 3.3 van de Wet open overheid in werking treden op een bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip.]

Artikel 13. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij één van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 14. Parafenbesluit (besluitvorming buiten vergadering)

1Op voordracht van een lid van het college, kan het college in spoedgevallen buiten de vergadering besluiten nemen. Hiervoor is vooraf instemming van de secretaris en de burgemeester nodig.

2De secretaris zorgt ervoor dat elk lid van het college het voorstel digitaal beschikbaar gesteld krijgt. Daarbij geeft hij een termijn aan voor de instemming.

3Een besluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft kunnen nemen van het voorstel, geen van de leden aangeeft dat bespreking in een vergadering gewenst is en de meerderheid van het college met het voorstel instemt. Stemming kan digitaal plaatsvinden.

4De secretaris dateert het besluit nadat de stemmen zijn uitgebracht. Het besluit wordt op dat tijdstip geacht te zijn genomen.

5Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende vergadering ter kennisname geagendeerd, waarna het besluit in de besluitenlijst wordt opgenomen. Daarbij wordt de datum zoals bedoeld in lid 4 vermeld.

Artikel 15. Verslag

1De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

2In het verslag staan in ieder geval:

a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 10, tweede lid, aanwezig was; en

d.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 16. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op, waarin de conclusies van het college zijn opgenomen.

2Indien de aard van de besluiten dit verlangt, worden de besluiten opgedeeld in verschillende soorten besluitenlijsten. Het college hanteert drie soorten besluitenlijsten:

a.de besluitenlijst met directe openbaarheid;

b.de besluitenlijst met uitgestelde openbaarheid;

c.de geheime besluitenlijst

3De besluitenlijst bevat de volgende formuleringen:

a.Conform het voorstel wordt besloten;

b.Conform het voorstel wordt besloten, met dien verstande dat er een tekstuele aanpassing plaatsvindt in overleg met de secretaris;

c.Aanhouden;

d.Verworpen;

e.Intrekken.

4De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk, uiterlijk twee weken na de vergadering, voor eenieder openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst én via de griffie toegezonden aan de leden van de raad. Geheime besluitenlijsten worden opgeslagen in het daarvoor bestemde systeem.

Artikel 17. Geheimhouding

1Het college en de burgemeester kunnen geheimhouding opleggen op informatie die bij hen berust, wanneer een uitzonderingsgrond uit artikel 5.1 leden 1 en 2 van de Wet open overheid van toepassing is.

2Bij het opleggen van geheimhouding vindt een belangenafweging plaatst indien dat nodig is. De motivatie daarvoor is niet summier.

Artikel 18. Recesperiode

1Het college stelt een aan- en afwezigheidsoverzicht op voor tijdens de recesperiode.

2Als tijdens het door het college vastgestelde reces een collegebesluit vanwege spoedeisendheid niet uitgesteld kan worden, geldt besluitvorming volgens artikel 14.

Artikel 19. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking, met uitzondering van artikel 12 lid 4. De verplichting uit dat artikel treedt in werking wanneer de verplichtingen uit art. 3.3 van de Wet open overheid in werking treden op een bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip.

2Gelijktijdig met de inwerkingtreding wordt het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, zoals vastgesteld op 05 september 1995 ingetrokken.

3Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van B&W van de gemeente Bunschoten 2026