Verordening auditcommissie Borsele 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

a) De commissie: de auditcommissie.

b) De raad: de gemeenteraad.

c) Het college: het college van burgemeester en wethouders.

d) De voorzitter: de voorzitter van de commissie.

e) De accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

f) De adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 3 van deze verordening.

g) Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

1De commissie heeft als aandachtsgebied het toezien op de kwaliteit van de interne beheersing, ofwel is de gemeente “in control”.

2Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming.

3Is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

4Evalueert de werkzaamheden van de accountant.

5Adviseert aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening en bespreekt de bevindingen van de accountant en de voortgang van de verbeteracties naar aanleiding van de interimcontrole, de jaarrekeningcontrole, de rechtmatigheidscontrole en specifieke rapportages in opdracht van de raad.

6Adviseert de raad over de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A Gemeentewet, het controleprotocol en het toe te passen normen- en toetsingskader.

7Bespreekt de jaarlijkse rapportage met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging met de CISO, in relatie tot de jaarrekening.

8Bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de gemeenteraad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

9De wethouder financien vertegenwoordigt het college.

10Het college informeert de raad actief over geconstateerde afwijkingen met een grote impact.

11Bij de programmarapportage rapporteert het college over de geconstateerde afwijkingen uit de verbijzonderde interne controlerapporatges (VIC) tot en met oktober van het jaar.

12In januari bepaalt de commissie samen met het college wat erin de paragraaf bedrijfsvoering wordt opgenomen en in juli worden de resultaten besproken. Het betreft minimaal de volgende informatie:

–Het verder door ontwikkelen van het ambitieniveau van de rechtmatigheidsverantwoording.

–Het aanvullend informeren over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente.

–Het rapporteren van alle fouten en onduidelijkheden boven de grens zoals opgenomen in het door de raad vastgestelde controleprotocol voor de jaarrekening.

–Het informeren over de kwaliteit van de interne beheersing, materiële afwijkingen en de leer- en verbeterpunten.

13Voor de paragraaf bedrijfsvoering wordt aangesloten bij de minimale vereisten (zoals opgenomen in het BBV-voorbeeldmodel.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming en zittingsduur

1De commissie bestaat uit drie raadsleden die door de raad worden benoemd, waarbij voor de vaste leden een maximum van één lid per fractie geldt.

2De raad benoemt – gelijktijdig met het onder lid 1 bepaalde - ook de plaatsvervangende leden van de commissie.

3De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.

4De commissie heeft als adviseurs, de accountant, de portefeuillehouder financiën, de domeinmanager bedrijfsvoering, de medewerker financiën verantwoordelijk voor de jaarrekening, de concerncontroller en de griffier.

5De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie.

6De commissie wijst uit haar vaste leden een voorzitter en een plaatsvervangend en tweede plaatsvervangend voorzitter aan.

7De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

8Als door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

Artikel 4 Voorzitter en secretaris

1De voorzitter is belast met:

a.Het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en vergadering –spoedeisende gevallen uitgezonderd - minimaal 7 dagen zijn gelegen.

b.Het leiden van de vergaderingen van de commissie.

c.Het doen naleven van deze verordening.

d.Het vertegenwoordigen van deze commissie in de raadsvergadering.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

3De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.

Artikel 5 Vergaderingen, besluitvorming en werkwijze

1De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht maar tenminste tweemaal per jaar in de maanden januari en juni.

2De oproepingen zoals vermeld in artikel 4 lid a, vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

3De vaste adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere vaste adviseurs.

4De vergaderingen van de commissie worden in beginsel in het openbaar gehouden. Stukken die door het college vertrouwelijk worden aangeleverd, worden in beginsel besloten behandeld en blijven vertrouwelijk totdat de commissie anders heeft besloten.

5De deuren worden gesloten als ten minste twee leden of de voorzitter dit nodig oordelen. Vervolgens besluit de commissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden.

6Als de commissie besluit om besloten te vergaderen, beslist zij tevens of, en zo ja welke, andere personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

7De besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.

8Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

9Buiten de formele vergaderingen bestaat ook de mogelijkheid tot de consultatie van de auditcommissie via onder andere e-mail.

Artikel 7 Citeertitel en inwerkingtreding

1De "Verordening auditcommissie Borsele 2022" van 6 oktober 2022 wordt ingetrokken.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie Borsele 2024.

3Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking.