Aanhef
De raad van de gemeente Bladel,
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;
gelet op artikel 213, eerste lid Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
gelezen het advies van de Auditcommissie;
overwegende dat:
–het gewenst is om voor de controle van de jaarrekening 2023 e.v. aanwijzingen te geven ten aanzien van de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties;
–het controleprotocol moet worden herzien ten behoefte van nieuwe regels omtrent de rechtmatigheidsverantwoording door het college;
besluit vast te stellen:
“Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 e.v. van de gemeente Bladel”.
Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Controleprotocol gemeente Bladel 2023.’
Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
Communicatie
Aantal per jaar
Toelichting
Auditcommissie
Minimaal 2x per jaar
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering.
In de auditcommissie wordt in ieder geval besproken:
1de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en
2de eindejaarscontrole (op basis van het concept accountantsver- slag).
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad
Pm
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.
Griffier
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als lid van de auditcommissie). Informeel voortgangsoverleg naar behoefte.
Portefeuillehouder Financiën
Minimaal 2x per jaar
Bespreking bevindingen interim-controle en bevindingen jaarrekeningcontrole.
Financieel management
Minimaal 3x per jaar
Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten:
1Afstemmen werkafspraken
2Bespreking bevindingen interim-controle / managementletter
3Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole / accountantsver- slag.
Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Afdelingen
Pm
Binnen de afdelingen zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingshoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Bijlage 2: Rapportagemomenten
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter
Na afronding van de interim-controle.
Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.
De accountant bespreekt de managementletter met de Auditcommissie.
College en Management.
Accountantsverslag
Na afronding van de controle van de jaar-rekening.
Wettelijk: de vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapportagetolerantie.
Relatie tussen de controletolerantie ingevolge de controleverordening en de feitelijke bevindingen.
De accountant bespreekt het accountantsverslag met de Audit-commissie.
Raad.
Afschrift aan college met de mogelijkheid een reactie hierop te geven.
Controleverklaring
Na afronding van de controle van de jaar-rekening.
Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.
De accountant bespreekt de accountantscontrole met de Audit-commissie.
Raad.
Afschrift aan college met de mogelijkheid een reactie hierop te geven.
Rechtmatigheidsverantwoording
Na afronding van de jaarrekeningcontrole.
Als onderdeel opgeno-men in het jaarverslag
Het college legt verantwoording af over de rechtmatige besteding van geld (rechtmatigheid) van de gemeente.
Raad.
Deze rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van het jaarverslag.