Aanhef
Burgemeester en wethouders van Berkelland;
Gelet op artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995;
B E S L U I T E N :
1Vast te stellen als beleidsregel: Hotspotmonitor Berkelland 2026
2Deze beleidsregel treedt de dag na bekendmaking inwerking en werkt terug tot en met 1 januari 2026.
Managementsamenvatting
Hoe zullen volgende generaties naar bijzondere gebeurtenissen in de gemeente Berkelland terugkijken? Hoe heeft de gemeente Berkelland gehandeld bij een ontwrichtende gebeurtenis in de samenleving?
Iedere vraag vormt een belangrijke reden om op een goede, doordachte en ordelijke wijze met informatie om te gaan. Onbewust zijn we in ons reguliere takenpakket betrokken bij gebeurtenissen die op hun manier zo bijzonder of uitzonderlijk zijn dat we de informatie hiervan moeten bewaren. Dat legt een grote verantwoordelijkheid op de schouders van de gemeentelijke organisatie.
Waardering en selectie
In reguliere taken (zaken) wordt afhankelijk van het resultaat van een zaak een bewaartermijn gehanteerd. Na het bereiken van de bewaartermijn wordt de zaak vernietigd of bewaard en overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze vorm van waardering en selectie mistte een historisch perspectief van de maatschappij. Zo zorgde dit archiverings-vacuüm voor de behoefte naar de hotspotmonitor. De hotspotmonitor is een gestructureerd proces om gebeurtenissen te identificeren en aan te merken als hotspots. De hotspotmonitor geeft hier vorm aan door gebeurtenissen in kaart te brengen als potentiële hotspots, hotspots bestuurlijk vast te stellen, de hotspotlijst te publiceren en informatie van de hotspots van vernietiging uit te zonderen.
Hotspotmonitor binnen gemeente Berkelland
Binnen de gemeente Berkelland willen we de gebeurtenissen bewaren waarvan we verwachten dat die het bewaren waard zijn. Om te voorkomen dat we iedere gebeurtenis als hotspot aanwijzen geven we in onze hotspotmonitor een tweevoudige selectie aan een gebeurtenis. De eerste selectie bestaat uit drie punten waarbij aan ieder punt moet worden voldaan. Deze toetst enerzijds de tijdsspanne van een gebeurtenis en anderzijds of de gebeurtenis impact heeft gehad in de maatschappij. De tweede selectie kijkt naar de oorsprong van de gebeurtenis en gaat naar de kern waarom deze zo belangrijk is geweest. Hiervan moet minstens één criterium aangevinkt te worden.
De hotspotmonitor is een proces dat door een aantal actoren wordt uitgevoerd. Het doorlopen van deze stappen wordt gecoördineerd door de hotspotcoördinator. Deze voert tijdens de identificatie-, waarderings- en vaststellingsfase de regie. Na de vaststelling volgt het daadwerkelijk verzamelen van informatie en het uitzonderen van vernietiging. Dit zal een jaarlijks terugkerend proces zijn.
Rol SIO
Het SIO heeft als een van de drie kerntaken het uitvoeren van de hotspotmonitor en het benoemen van hotspots. In deze uitvoering heeft het SIO de rol van het waarderen van de hotspots. De potentiële hotspots die in kaart zijn gebracht in het voortraject worden hierbij voorgelegd aan het SIO. Het SIO kan criteriapunten toevoegen of verwijderen. Als er consensus is bereikt dat een gebeurtenis een hotspot is, wordt deze toegevoegd aan de hotspotlijst. Deze lijst wordt na het overleg als advies aangeboden aan de gemeentesecretaris om officieel vastgesteld te worden. Hierna wordt opdracht verleend om hotspot-informatie van vernietiging uit te zonderen.
Doel implementatie
De implementatie van de hotspotmonitor binnen gemeente Berkelland zorgt ervoor dat de vigerende wet- en regelgeving geborgd is, gebeurtenissen op een juiste manier aangewezen worden als hotspots en de informatie rond de hotspots bewaard blijft.
2 Waarderingsmethode voor hotspotstatus
2.2 Criteria
2.2.1 Waarderingswijze criteriapunten
Het gaat er bij het toekennen van de waardering om dat wordt bekeken welk criteriapunt het meest dominant is en als eerste is verschenen in relatie tot de gebeurtenis. Daarna kunnen criteriapunten aangevinkt worden die ook voor de hotspot gelden maar minder dominant zijn.
Om dit te verduidelijken worden hieronder drie voorbeelden genoemd:
1De vuurwerkramp in Enschede in 2000 voldoet in eerste opzicht aan criteriapunt 1 (Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media). Na deze gebeurtenis volgden ontwikkelingen die bijna elk criteria aanvinken.
2De Schipholbrand in 2005 voldoet in eerste opzicht aan criteriapunt 2 (Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de overheid). Hierna volgde criteriapunt 1 door de belichting vanuit de media op de gebeurtenis.
3De Bulgarenfraude in 2013 voldoet in eerste instantie aan criteriapunt 3. (Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het bestuur onder druk staat). Hierna volgde criteriapunt 1.
3 Uitvoeren van hotspotmonitor
3.3 Sjabloon potentiële hotspot
3.3.1 Uitleg sjabloon
Uniek nummer hotspot
Het unieke nummer van een hotspot is het jaartal waarin de hotspot zich heeft voortgedaan en een nummer. Het nummer is chronologisch bepaald. Bijvoorbeeld bij een hotspot in 2025 op 1 januari en een hotspot in 2025 op 5 juni ziet dit er als volgt uit: 2025-01 en 2025-02.
Hotspot
Titel van hotspot met kenmerken van hotspot.
Datum/tijd
Datum van gebeurtenis of periode waarin de gebeurtenis zich heeft voortgedaan.
Steller
De steller van de hotspot is normaliter de coördinator. Er kunnen ook meerdere stellers zijn.
Noteer de steller met initialen en achternaam.
Volgens de volgende experts
De hotspot moet door een expert zijn geïdentificeerd. Noteer hierbij welke experts deze hotspot hebben benoemd.
Omschrijving van gebeurtenis
Zet hier een omschrijving neer van de gebeurtenis. Zet hier tenminste kort en bondig de volgende informatie in: aanleiding en situatieschets van gebeurtenis.
Voorwaarden
De voorwaarden dienen met Ja worden beantwoord. Een enkele Nee betekent dat niet aan de voorwaarden van een hotspot is voldaan.
Criteria
Criteria dienen met Ja te worden beantwoord per criterium als de hotspot hieraan voldoet. Nee als niet.
Rol van gemeente Berkelland
Beschrijf welke rol de gemeente Berkelland in de gebeurtenis had. Geef dit bondig weer.
Mogelijke betrokken partijen
Beschrijf welke partijen met de gebeurtenis te maken hebben. Dit overzicht geeft een helder beeld waar mogelijke archiefstukken zich bevinden.
Bijlage 1 wettelijk kader
In het wettelijk kader wordt uiteengezet aan welke wet- en regelgeving de hotspotmonitor onderhevig is. Dit onderschrijft de wettelijke verplichting om de hotspotmonitor in te stellen, maar ook wetten waar rekening mee gehouden moet worden als de hotspotmonitor ingezet is.
Archiefbesluit 1995, art. 5, lid 1, sub e
Archiefbesluit 1995 art. 5, lid 1, sub e stelt dat de zorgdrager van het archief over een selectielijst beschikt dat een opsomming van criteria bevat waarop de zorgdrager archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging uitgezonderd worden.
Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 VNG
De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de Selectielijst 2020 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen van vernietiging te worden uitgezonderd:
•Archiefbescheiden die op basis van een lokaal uitgevoerde hotspot-monitor (zie paragraaf 1.5.) kenmerkend zijn voor een hierin gesignaleerde hotspot. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. (Bijvoorbeeld een ramp, een internationaal sportevenement, een politiek omstreden besluit.)
•Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw stadhuis.)
•Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar).
•Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving. In de Selectielijst 2012 wordt op een aantal plaatsen expliciet gesteld dat een precedent te bewaren is. Dergelijke verwijzingen zijn niet meer aanwezig in deze selectielijst. Precedenten dienen op grond van deze paragraaf blijvend te worden bewaard.
•Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming.)
•Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren.
Beperking van openbaarheid van informatie
De verzamelde informatie die van vernietiging uitgezonderd is moet gecontroleerd worden op gronden waarop de informatie niet volledig openbaar mag worden na overbrengen.
Verschillende wet- en regelgeving geven kaders waarbij het gaat om beperken van openbaarmaking van informatie.
Archiefwet 1995, art. 15
Vanuit de Archiefwet 1995, art. 15, lid a, b en c zijn een aantal beperkingen voor het openbaar maken van informatie:
1Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
2Het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
3De onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of b.
Informatie dat permanent bewaard gaat worden zal op een daarvoor aangewezen moment overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats. De huidige Archiefwet 1995 schrijft voor dat de zorgdrager archiefbescheiden die permanent te bewaren zijn na 20 jaar zal overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Bij overbrenging dienen reguliere informatiestukken openbaar te worden tenzij hier beperkingen voor zijn.
Persoonsgevoelige gegevens AVG en Archiefwet
De wettelijke basis om persoonlijke gegevens te bewaren in kader van archivering en historisch belang is gevormd door artikel 89 van de AVG. Als er persoonlijke informatie in de informatie van de hotspot staat, mag deze niet openbaar zijn of openbaar gemaakt worden.