Vervangingsbesluit gemeente Berg en Dal 2025

Taken Voorbereider

1Ontvangen post (DIV)

Rol

Actie

Wanneer

Voorbereider

Post wordt door Cycloon naar Postregistratie gebracht

1xper dag

Post uit brievenbus halen

2xper dag

De post wordt 1x per dag door Cycloon naar de Postregistratie kamer gebracht. DIV-medewerkers controleren zelf 2x per dag of er post in de brievenbus zit.

2Sorteren post: Archiefwaardig

Rol

Actie

Wanneer

Voorbereider

Sorteren: wel of niet archiefwaardig?

1xper dag

Er wordt gecontroleerd of het ontvangen document qua aard en inhoud behoort tot één van de afdelingen en of deze archiefwaardig zijn. Documenten zoals beslis- beleidsdocumenten zijn archiefwaardig. Documenten zoals tijdschriften of kranten zijn niet archiefwaardig en worden over de afdelingen verdeeld.

Burgerzaken, Sociale Zaken en reclame gaan in principe meteen door naar de desbetreffende afdelingen. Mocht het onduidelijk zijn waar het thuishoort, wordt contact opgenomen met de afdeling.

3Selectie post: Vervanging

Rol

Actie

Wanneer

Voorbereider

Selecteren: wel of niet vervangen?

1xper dag

Selecteren op: zaaksysteem of ander beheersysteem?

Op basis van dit handboek is een lijst met uitzonderingen vastgesteld: documenttypes die hierop staan, zijn uitgezonderd van vervanging. Het is aan de Voorbereider om te bepalen of het document vervangen mag worden of niet.

4Document voorbereiden (DIV)

Rol

Actie

Wanneer

Voorbereider

Stempelen en voorbereiden post

1xper dag

Alle te scannen documenten worden op de eerste pagina voorzien van een dagstempel. Hierna kunnen de volgende acties uitgevoerd worden indien nodig:

•De documenten worden ontdaan van bindmiddelen, zoals nietjes, paperclips, gelijmde kaften, spiraalbanden, etc.;

•Gevouwen documenten worden ontvouwen en gladgestreken;

•Dikkere stapels papier worden losgeschud om te voorkomen dat documenten aan elkaar blijven plakken bij het scannen;

•De documenten worden (indien nodig) in de juiste volgorde gelegd;

•De volledigheid van het ontvangen document wordt gecontroleerd. Indien het niet compleet is, worden de ontbrekende pagina's door de DIV-medewerker opgevraagd bij de behandelend ambtenaar;

•Post-its die gegevens afdekken worden verplaatst naar een lege ruimte op het document. Als deze ruimte er niet is dan worden post-its apart gescand.

De verschillende documenten worden op een stapel gelegd met een scheidingsblad ertussen per nieuwe zaak. Deze te scannen documenten samen heet een batch. Een batch kan bestaan uit één document of meerdere documenten.

5Scannen document

Rol

Actie

Wanneer

Voorbereider

Test scan maken

1xper dag, voor het scannen

Scannen documenten

1xper dag

Medewerker van betreffende team

Scannen van documenten die fysiek zijn afgegeven/binnengekomen

Bijvoorbeeld tijdens een consult-gesprek of arbeidsvoorwaardengesprek

Voorafgaand aan het scannen, wordt er altijd een scantest uitgevoerd om te controleren of de instellingen correct staan.

Er wordt dubbelzijdig en standaard in kleur gescand. De scanner is ingericht zoals beschreven in Bijlage 4: Technische specificaties scanners. De toegang tot de scanomgeving is beperkt tot een aantal mensen. Tijdens het scannen wordt er metadata meegegeven aan de documenten. Deze metadata heeft betrekking op de instellingen van de scanner tijdens het scannen.

De vereiste metadata zijn:

•Uniek ID-nummer;

•Datum opname;

•Model scanner;

•Type scanner;

•Sampling rate;

•Bitdiepte;

•Kleurprofiel.

Fysieke documenten die bijvoorbeeld tijdens een consult- of arbeidsvoorwaardengesprek worden afgegeven, worden door een medewerker van het betreffende team gescand. Scannen gebeurt via de Multifunctional Printer (MFP) of voor team Burgerzaken met de Canon-scanners op de afdeling.

61e kwaliteitscontrole

Rol

Actie

Wanneer

Voorbereider

Gescande documenten controleren

Na het scannen

De Voorbereider voert een 1e kwaliteitscontrole uit op de gescande documenten. Deze controle heeft een aantal onderdelen:

•Zijn alle pagina’s gescand (voor- en achterkant);

•Blanco pagina’s zijn niet mee gescand (of eruit gehaald);

•Het document is leesbaar;

•Het document is recht gescand;

•Alle details zijn compleet en leesbaar. Lijnen en letters zijn niet onderbroken en er is geen informatie aan de rand van het beeld weggevallen.

Taken Registrator

1Registreren document

Rol

Actie

Wanneer

Registrator

Documenten registreren

Na het scannen

Als onderdeel van dit proces worden de volgende metadata van het zaaksysteem of ander beheersysteem (automatisch of handmatig) toegevoegd:

•Procesnummer (uniek identificatienummer 1);

•Documentnummer (uniek identificatienummer 2);

•Omschrijving;

•Aanmaakdatum;

•Extern kenmerk (indien van toepassing);

•NAW-gegevens afzender;

•Naam registrator;

•Rol behandelaar;

•Zaaktype;

•Documentsoort.

Met behulp van het documentnummer kan het document gekoppeld worden aan de registratie in het zaaksysteem of ander beheersysteem. Het is dus belangrijk om het document- en dossiernummer te registreren op het te scannen document.

22e kwaliteitscontrole

Rol

Actie

Wanneer

Registrator

Gescande documenten toetsen op juistheid, volledigheid en leesbaarheid

Na het scannen

Nadat de voorbereider de documenten gescand heeft, gaan ze naar de Registrator. Deze voert een tweede visuele controle uit op de volledigheid, juistheid en leesbaarheid van de gescande documenten. Met deze tweede controle wordt standaard het vier-ogen principe toegepast. Bij het niet voldoen aan één van de kwaliteitseisen, wordt het scannen herhaald.

Onderstaande kwaliteitseisen worden gehanteerd bij de tweede kwaliteitscontrole:

•Alle documenten zijn volledig gescand en staan in de juiste volgorde;

•Van iedere pagina zijn beide kanten gescand;

•Alle bijlagen zijn aanwezig;

•Blanco pagina’s zijn niet mee gescand of zij zijn verwijderd;

•Het document is leesbaar. Alle betekenisvolle details die met het blote oog te zien zijn, zijn op het origineel op vergelijkbare wijze zichtbaar;

•Het document is recht gescand. Door scheefligging kan er tekst of beeld wegvallen;

•Het beeld staat horizontaal op de pagina zodat het meteen leesbaar is. Als dit niet het geval is, moet de pagina handmatig geroteerd worden, tenzij het origineel ook horizontaal (liggend) is aangeleverd.

•Alle details zijn compleet. Lijnen en letters zijn niet onderbroken en er is geen informatie aan de rand van het beeld weggevallen (door een vouw of ezelsoor);

•De details zijn leesbaar gescand. De kleinste letter “e” is niet dichtgeslibd en de leestekens (punten en komma’s) zijn leesbaar.

•De scherpte van het beeld is vergelijkbaar met het origineel. Het beeld is niet minder scherp of scherper dan het origineel;

•Er is voldoende contrast. Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart op de scan.

Multifunctional printers

Naast bovengenoemde scanners, staan er door het gemeentehuis in Groesbeek ook nog multifunctional printers (MFP’s) van Canon (zie Bijlage 4: Technische specificaties scanners). De MFP’s kunnen door alle medewerkers van de gemeente gebruikt worden. De instellingen voldoen aan de in dit handboek genoemde eisen.

Plotter

Sinds februari 2024 is er met Drukkerij DHD te Groesbeek een afspraak gemaakt om gebruik te mogen maken van hun plotter, aangezien de plotter die de gemeente zelf in huis had niet meer te repareren bleek te zijn (zie Bijlage 4: Technische specificaties scanners).

Scanner de Kentering

Op de Kentering staat ook een scanner. Deze is niet ingesteld en voldoet daarom niet aan de in dit handboek gestelde kwaliteitseisen. Voor deze documenten zijn andere werkafspraken gemaakt.