Verordening Auditcommissie Berg en Dal 2025

Artikel 1. Begrippen

a.Commissie: de Auditcommissie; een adviescommissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet;

b.Lid: raadslid of carrousellid;

c.Voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

d.Accountant: de door de raad aangewezen accountant

e.Controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

f.Rekenkamer: de Rekenkamer van Berg en Dal

Artikel 2. Doelstelling

1Het doel van de Auditcommissie is het versterken van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Om dit te bereiken wordt de raad structureel geadviseerd bij zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op de interne (risico)beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole)

2De auditcommissie behandelt onderwerpen financieel-technisch en financieel-beleidsmatig. Het beleidsinhoudelijke politieke debat vindt plaats in de (openbare) vergaderingen van de raadscommissies en de raad.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

1De commissie is bevoegd gevraagd en ongevraagd adviezen aan de raad uit te brengen over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen;

2De onder het eerste lid genoemde onderwerpen zijn in ieder geval:

A. Relatie met de accountant

1De commissie bereidt de besluitvorming in de raad voor over:

a.het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;

b.de selectie en aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant;

c.de verlenging van de aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant.

Vanuit de Auditcommissie wordt een projectgroep samengesteld die tijdens het aanbestedingsproces als beoordelingscommissie fungeert, die is belast met de selectie van de accountant. De raad wijst, conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet, de accountant aan.

2De commissie evalueert de werkzaamheden van de accountant; in het bijzonder of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden.

3De commissie voert overleg met de accountant en adviseert de raad over de kaders voor de controle van de jaarrekening (controleprotocol), met name voor wat betreft de volgende onderwerpen:

a.goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

b.het normenkader;

c.het door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

d.het besteden van specifieke aandacht aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen van de jaarstukken;

e.de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de inrichting van de jaarrekening;

f.prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

4De commissie bespreekt het controleplan/auditplan van de accountant met de accountant.

5De commissie bespreekt de controlebevindingen (boardletter) en eventuele andere rapportages van de accountant.

6De commissie bespreekt, met als doel advisering aan de raad, het accountantsverslag (rapport van bevindingen) met daarin de bevindingen, conclusies en aanbevelingen inzake de controle van de jaarrekening met de accountant.

7De commissie fungeert als gesprekspartner voor de accountant ter zake van het financieel beheer van de gemeente.

B. Cyclische producten (Kadernota, Voorjaarsnota, Najaarsnota, Programmabegroting, Jaarrekening)

1De commissie adviseert de raad over de gemeentelijke planning- en control cyclus. De commissie kan verbetervoorstellen doen over de opbouw, inrichting en behandeling van de cyclische producten.

2De commissie adviseert de raad inhoudelijk over de jaarstukken en de controle daarvan door de accountant.

3Als de commissie hierbij beleidsinhoudelijke informatie nodig heeft, wordt het college daar uiterlijk vier weken voorafgaand aan de behandeling in de vergadering van de commissie om verzocht.

C. Financieel beheer

1De commissie adviseert de raad over de vaststelling van een (gewijzigde) verordening in de zin van artikel 212, 213, of 213a van de Gemeentewet

2De commissie toetst raadsvoorstellen die betrekking hebben op financieel beheer en brengt ter zake advies uit aan de raad.

3De commissie heeft hierbij als aandachtsgebied de financieel-technische en financieel-beleidsmatige aspecten van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

4De commissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikelen 182, 212, 213 en 213a van de Gemeentewet door accountant, college en rekenkamer worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de raad.

D. Relatie met het college

1De commissie beziet de informatievoorziening over en de verantwoording van activiteiten en resultaten van het college betreffende de P&C-cyclus en kan hierover advies uitbrengen aan de raad en het college.

2De commissie adviseert de raad over de verbeteracties die het college opneemt naar aanleiding van de boardletter van de accountant.

3De commissie heeft primair een adviesfunctie richting de raad. Het college kan de commissie om advies vragen mits vooraf duidelijk is dat het overleg enkel richtinggevend is bedoeld.

4De commissie laat zich door het college informeren over andere onderwerpen die gerelateerd zijn aan rol en taken van de auditcommissie.

E. Relatie met de rekenkamer

De commissie bespreekt onderzoeksrapporten van de rekenkamer Berg en Dal voor zover zij betrekking hebben op of evidente raakvlakken hebben met de rol en taken van de Auditcommissie.

3De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit minimaal 4 leden. Dit zijn raadsleden, dan wel door de raad benoemde carrouselleden, waarvan één voorzitter is.

2Per fractie kan één lid worden benoemd in de commissie.

3De commissie heeft vier adviseurs: de wethouder van financiën, het hoofd van de financiële afdeling, de (concern)controller en de voorzitter van de Rekenkamer;

4De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen;

5De raad benoemt de leden van de commissie;

6De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of carrousel;

2De raad kan een lid tussentijds ontslaan;

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6. Voorzitter

1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter draagt, met ondersteuning van de secretaris, zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de taken en bevoegdheden van de commissie, het opstellen van adviezen en raadsvoorstellen.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie;

2De adviseurs ontvangen in principe voor elke vergadering van de commissie een uitnodiging. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseur(s);

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

4Van iedere vergadering maakt de secretaris een (beknopt) verslag, met daarin in ieder geval de besluiten. De commissie stelt het verslag in de eerstvolgende vergadering vast;

5De verslagen en adviezen van de Auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

Artikel 8. Informeren raad

1Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen licht de voorzitter in een besloten vergadering toe.

2Verslagen van de Auditcommissie worden via de lijst van ingekomen stukken ter kennisname naar de raad gestuurd

3Indien de Auditcommissie advies aan de raad uitbrengt over een voorstel dat het college aan de raad voorlegt, wordt dit advies voorafgaand aan de behandeling van het betreffende voorstel in het raadsvoorstel opgenomen dan wel in een separaat advies aan de raad verstrekt.

Artikel 9. Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Berg en Dal 2025

2Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

3De Verordening Auditcommissie Berg en Dal 2021 wordt ingetrokken.