Aanhef
De raad van de gemeente Barendrecht
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017;
Gelezen het voorstel van de griffier en de voorzitter van de gemeente Barendrecht;
Besluit:
vast te stellen de Verordening op de commissie klankbordgesprekken 2024.
ONDERDEEL A: ALGEMENE BEPALINGEN
Hoofdstuk A: Algemene bepalingen
Artikel A.1 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit een vertegenwoordiging van één raadslid uit iedere fractie.
2Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden,
Artikel A2 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
3De (plaatsvervangend) secretaris heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel A.3 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de meerderheid van het aantal leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
a.de leden van de commissie;
b.de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
3De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 7 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 2d uren voorafgaand aan de vergadering.
Artikel A.4 Stemming
De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit.
!ndien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. 's uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen.
Artikel A.5 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel A.6 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
ONDERDEEL B: BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN
Hoofdstuk B: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel B.1 Aantal
1De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel B.2 Voorbereiding en Inhoud
1De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
Artikel B.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag
1Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op hei concept.
2Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
3Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschfift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Hoofdstuk S: Slotbepalingen
Artikel S.1 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
1De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel S.3 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.