Aanhef
De raad van de gemeente Apeldoorn;
Gelezen het raadsvoorstel d.d. 02-12-2025 in verband met het Protocol geheimhouding gemeente Apeldoorn;
Besluit tot het
1Intrekken van de Nota actieve informatieplicht 2020-2023;
2Vaststellen van het Protocol geheimhouding gemeente Apeldoorn met inwerkingtreding per 1 april 2026;
3Intrekken van de Verordening actieve informatieplicht;
4Vaststellen van de Verordening actieve en passieve informatieplicht gemeente Apeldoorn.
Protocol Geheimhouding Gemeente Apeldoorn
(inwerkingtreding vanaf 1 april 2026)
Inhoudsopgave
Inleiding
Leeswijzer
1Openbaar, tenzij….
2Het opleggen van geheimhouding
2.1 Wie mag geheimhouding opleggen?
2.2 Toets aan de Wet open overheid
3Uitgestelde openbaarmaking
3.1 Zo snel mogelijk openbaar
3.2 Voorwaarde voor uitgestelde openbaarmaking
4Het opheffen van geheimhouding
4.1 Wie neemt initiatief om geheimhouding op te heffen?
4.2 De raad kan ook initiatief nemen
4.3 Een Woo verzoek tot openbaarmaking
5Het delen van geheime informatie
5.1 Wie kan geheime informatie aan wie verstrekken?
6Besloten raadsvergaderingen
7Het lekken van geheime informatie
Bijlage I: Artikelen 5.1 en 5.2. van de Wet open overheid
Bijlage II: Uitvoeringsinstructie organisatie en griffie
Inleiding
In dit protocol wordt uitgelegd hoe de gemeente Apeldoorn omgaat met het opleggen en opheffen van geheimhouding op stukken die onderdeel uitmaken van de informatiestroom tussen de bestuursorganen: het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college van B&W), de gemeenteraad, de burgemeester en commissies als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet. Dit staat dus los van de mogelijkheid om in beslotenheid te vergaderen.
Naast de afspraken over de werkwijze en afspraken die tussen het college van B&W, de burgemeester en de gemeenteraad gemaakt zijn wordt ook het wettelijk toetsingskader voor het opleggen van geheimhouding toegelicht. Hierbij is het van belang om te weten dat er 4 hoofdvormen van geheimhouding te onderscheiden zijn: 1. Geheim volgens de Gemeentewet (bestuurlijke geheimhouding, bij voorkeur tijdelijk en op te heffen), 2. Geheim uit rubriceringvolgens Voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst bijzondere informatie en BaselineInformatiebeveiliging Overheid (classificatie van vertrouwelijkheid/gevoeligheid, waarbij rubricering van de verzender moet worden overgenomen), 3. Geheim vanuit andere wetgeving (Algemene verordening gegevensbescherming, Wet politiegegevens, Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, Aanbestedingswet 2012) en 4. Geheim opgrond van de Archiefwet (zoals het 100-jarige geheim bij benoeming van de burgemeester).
In dit Protocol wordt uitgegaan van de eerste hoofdvorm dus Geheim volgens de Gemeentewet en zo niet, dan staat dat ter verduidelijking daarachter aangegeven.
Uitgangspunt in onze organisatie is dat de informatiestroom tussen de bovengenoemde bestuursorganen openbaar óf geheim is. De overige termen zoals niet openbaar of vertrouwelijk die in het verleden gebruikt werden, worden niet meer gehanteerd. De enige uitzondering hierop is het vanuit de Wet open overheid aangegeven tijdelijk niet openbaar zijn, die in dit Protocol terugkomt als Uitgestelde openbaarmaking.
Dit brengt ook de nodige cultuuromslag met zich mee waarvoor vanuit zowel de ambtelijke organisatie als de griffie aandacht voor is en waar enerzijds de trainingen en anderzijds de formats voor bestuurlijke stukken op zijn of zullen worden aangepast. Ook zal de omgang met geheim te verklaren dan wel eenmaal geheim verklaarde bestuurlijke stukken moeten worden ingeregeld in de verschillende geautomatiseerde processen, die op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zorgdragen voor de beperkte toegankelijkheid, inzichtelijkheid en informatieveiligheid.
Met dit protocol borgt de gemeente Apeldoorn een zorgvuldige en transparante besluitvorming voor het opleggen van geheimhouding.
Heb je vragen over dit protocol of twijfel je of iets geheim moet zijn? Neem dan contact op met de afdeling Juridische Zaken. Via de Afdeling Publiekszaken kun je contact opnemen met één van de juridisch adviseurs met als specialisme: de Gemeentewet en/of de Wet open overheid.
Leeswijzer
Inleiding
Geeft het doel van het protocol en de wettelijke basis voor geheimhouding. Legt uit welke vier hoofdvormen van geheimhouding bestaan en waarom transparantie belangrijk is.
Hoofdstuk 1 – Openbaar, tenzij…
Beschrijft het uitgangspunt van openbaarheid binnen de gemeente. Geeft voorbeelden van situaties waarin geheimhouding (tijdelijk) noodzakelijk is, zoals bescherming van privacy of economische belangen.
Hoofdstuk 2 – Het opleggen van geheimhouding
Legt uit wie bevoegd is om geheimhouding op te leggen (raad, college, burgemeester, commissies). Bevat richtlijnen voor toetsing aan de Wet open overheid en het beperken van geheimhouding tot het strikt noodzakelijke.
Hoofdstuk 3 – Uitgestelde openbaarmaking
Toont hoe openbaarmaking tijdelijk kan worden uitgesteld om betrokkenen eerst te informeren. Geeft de wettelijke grondslag (artikel 5.1, lid 4 Woo) en praktische stappen voor toepassing.
Hoofdstuk 4 – Het opheffen van geheimhouding
Beschrijft wie het initiatief neemt om geheimhouding op te heffen en hoe dit proces verloopt. Bevat regels over Woo-verzoeken en mogelijkheden voor raadsleden om zelf een voorstel tot het opheffen van geheimhouding in te dienen.
Hoofdstuk 5 – Het delen van geheime informatie
Geeft een overzicht van wie geheime informatie mag delen en onder welke voorwaarden. Legt uit hoe geheimhoudingsverklaringen werken en welke uitzonderingen gelden.
Hoofdstuk 6 – Besloten raadsvergaderingen
Legt uit wanneer vergaderingen achter gesloten deuren plaatsvinden en hoe dit juridisch is geregeld. Beschrijft de procedure en gevolgen voor geheimhouding van stukken en verslagen.
Hoofdstuk 7 – Het lekken van geheime informatie
Bevat juridische consequenties van het schenden van geheimhouding, inclusief strafrechtelijke en arbeidsrechtelijke gevolgen. Geeft ook interne stappen bij integriteitsonderzoek.
Bijlage I – Artikelen 5.1 en 5.2 Woo
Somt absolute en relatieve uitzonderingsgronden op voor geheimhouding. Geeft praktische toelichting en standaardoverwegingen voor motivering.
Bijlage II – Uitvoeringsinstructies organisatie en griffie
Bevat praktische formats en werkwijzen voor het opleggen, motiveren en registreren van geheimhouding. Geeft instructies voor veilige documentverwerking en communicatie.
2. Het opleggen van geheimhouding
2.1. Wie mag geheimhouding opleggen?
1Geheimhouding op de inhoud van stukken kan alleen worden opgelegd door de gemeenteraad, het college van B&W, de burgemeester of een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet (raads-, bestuurs-, en andere -commissies).
In de praktijk gaat het meestal om de Politieke Markt (PMA). Maar ook andere commissies zijn bevoegd om geheimhouding op te leggen (zoals de werkgeverscommissie, de bezwaarschriftencommissie of het presidium).
Op informatie waarop op grond van andere wetten (dan de Gemeentewet) al geheimhouding rust is het niet nodig om opnieuw geheimhouding o.g.v. de Gemeentewet op te leggen. De geheimhouding moet uiteraard wel gerespecteerd en in acht genomen worden. Dit betekent dat intern mailen over dossiers waar geheimhouding op berust via een voorgeschreven veilig mailprogramma met adequate beveiliging moet plaatsvinden. Het lekken van de geheime informatie op grond van andere wetten kan strafbaar zijn. Voorbeelden: informatie o.g.v. de Wet Politiegegevens, de Aanbestedingswet 2012 of Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob).
2.2. Toets aan de Wet open overheid
1Ambtenaren toetsen voor het college of er geheimhouding moet worden opgelegd. Dit gebeurd op basis van de Wet Open Overheid (Woo), artikel 5.1 en 5.2. De genoemde artikelen uit de Woo zijn opgenomen in bijlage I van dit protocol. Andere belangen dan de belangen genoemd in deze artikelen mag je niet gebruiken voor het opleggen van geheimhouding.
2Het college maakt een strikte afweging welke informatie geheim moet zijn. Zij maken daarbij een belangenafweging tussen het belang van openbaarheid en een in artikel 5.1, tweede lid, van de Woo genoemd belang. Als je voor het opleggen van geheimhouding een beroep doet op een belang als bedoeld in artikel 5.1, eerste lid, van de Woo is een aanvullende belangenafweging niet nodig.
3Richtlijn voor de organisatie is hierbij: verklaar niet meteen een heel voorstel of document geheim, maar beperk je tot het hoognodige. Als geheimhouding te breed wordt opgelegd wordt de beschikbaarheid van gegevens voor bestuurders, inwoners en organisaties namelijk verkleind. Bovendien maakt het de kans op (onbewust) “lekken” groter.
4Openbare en geheime informatie worden in het voorstel van elkaar gescheiden. Geheime informatie wordt in een aparte geheime bijlage opgenomen.
5. Het delen van geheime informatie
5.1 Wie kan geheime informatie aan wie verstrekken?
Bestuursorgaan
Mag geheime informatie delen met:
Grondslag artikel 88 Gemeentewet en Reglement van Orde artikel 37a)
Gemeenteraad
•Het college
•De burgemeester
•De Rekenkamer
•Commissies (hoofdstuk V Gemeentewet)
•Door de gemeenteraad aangewezen fractievertegenwoordigers.
•Medewerkers vanuit ambtelijke organisatie en griffie die vanuit hun functie toegang/autorisatie hebben tot de geheime informatie.
•Het college van B&W blijft bevoegd de informatie welke onder geheimhouding aan de raad is verstrekt te delen met derden indien dit naar het oordeel van het college noodzakelijk is voor de dagelijkse bestuurs- en uitvoeringpraktijk.
•De bevoegdheid betreft zowel het schriftelijk verstrekken van geheime informatie als het mondeling bespreken ervan. Geheime informatie wordt pas aan een derde verstrekt nadat deze een geheimhoudingsverklaring heeft getekend. Dit geldt niet voor een derde die op grond van een beroepscode al geheimhouding (andere wetgeving) in acht moet nemen.
•Een derde indien dit noodzakelijk is voor de werkzaamheden.
Voordat de geheime informatie met een derde wordt gedeeld dient een geheimhoudingsverklaring ondertekend te worden. Dit kan achterwege blijven indien de geheimhouding (andere wetgeving) al voortvloeit uit de uitoefening van het beroep van de externe (zoals een advocaat).
College van B&W
•Gemeenteraad*
•Door de gemeenteraad aangewezen fractievertegenwoordigers.
•Commissies (hoofdstuk V Gemeentewet)
•Rekenkamer
•Derden, indien dit naar het oordeel van het college noodzakelijk is voor de dagelijkse bestuurs- en uitvoeringpraktijk.
Dit geldt ook voor informatie welke onder geheimhouding aan de raad is verstrekt.
De bevoegdheid betreft zowel het schriftelijk verstrekken van geheime informatie als het mondeling bespreken ervan. Geheime informatie wordt pas aan een derde verstrekt nadat deze een geheimhoudingsverklaring heeft getekend. Dit geldt niet voor een derde die op grond van een beroepscode al geheimhouding (andere wetgeving) in acht moet nemen.
* Als een raadslid aan het college verzoekt om geheime informatie met hem/haar te delen dan moet het college op basis van artikel 169, lid 3, Gemeentewet deze informatie (onder geheimhouding) aan alle raadsleden verstrekken.
Raadscommissie
•Gemeenteraad
•Het college
•De burgemeester
•Rekenkamer
•Door de gemeenteraad aangewezen fractievertegenwoordigers.
•Medewerkers vanuit ambtelijke organisatie en griffie die vanuit hun functie toegang/autorisatie hebben tot de geheime informatie.
Burgemeester
•Gemeenteraad
•Het college
•Rekenkamer
•Commissies (hoofdstuk v Gemeentewet)
•Door de gemeenteraad aangewezen fractievertegenwoordigers.
•Medewerkers vanuit ambtelijke organisatie en griffie die vanuit hun functie toegang/autorisatie hebben tot de geheime informatie.
Ambtenaren
O.b.v. artikel 9 Ambtenarenwet zijn ambtenaren verplicht tot geheimhouding over hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is genomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt. Voorwaarde is dus dat geheime informatie uitsluitend gedeeld mag worden met collega’s als dat van belang is voor de taakuitoefening.