Verordening op de bezwaarschriften (gemeenteraad)

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-presidium: een commissie als bedoeld in de Verordening presidium gemeenteraad Amsterdam;

-primair besluit: het besluit waartegen het bezwaar is gericht;

-primair organisatieonderdeel: het organisatieonderdeel of het bestuursorgaan waarvan de afdeling deel uitmaakt, waar het primair besluit is voorbereid;

-raad: gemeenteraad van Amsterdam.

Artikel 1.2 Reikwijdte van de regeling

Deze regeling is van toepassing op het voorbereiden en het nemen van beslissingen op bezwaar door de raad en het presidium.

Artikel 2.1 Instelling en samenstelling vaste bezwaarschriftencommissie van de raad

1Er is een vaste bezwaarschriftencommissie van de raad ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad en het presidium.

2De vaste bezwaarschriftencommissie bestaat uit ten minste drie leden en drie plaatsvervangende leden, allen lid van de raad.

Artikel 2.2 Benoeming

1De raad benoemt, schorst en ontslaat de leden en de plaatsvervangende leden van de vaste bezwaarschriftencommissie.

2De commissie wijst een lid van de commissie als (plaatsvervangend) voorzitter aan.

3De voorzitter en de leden van de commissie treden af op de dag van het aftreden van de raad dan wel op de dag waarop zij ophouden lid van de raad te zijn.

4De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op ieder moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad

5Aftredende of ontslag nemende leden blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

Artikel 2.3 Externe bezwaarschriftencommissie

1De advisering over een bezwaar of een categorie bezwaren kan worden opdragen aan een externe bezwaarschriftencommissie waarvan in ieder geval de voorzitter geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de raad:

a.in een incidenteel geval op voordracht van de voorzitter van de vaste bezwaarschriftencommissie van de raad ter beslissing aan het presidium;

b.voor een categorie bezwaren op voordracht van het presidium ter beslissing aan de raad.

2Gebruikmaken van een externe bezwaarschriftencommissie kan bijvoorbeeld in:

-gevallen waarin de neutraliteit en objectieve oordeelsvorming binnen de gemeente niet (afdoende) kunnen worden geborgd;

-gevallen waarin de schijn zou kunnen ontstaan dat een bezwaarschrift niet met de noodzakelijke onbevangenheid en onbevooroordeeldheid kan worden behandeld, of

-bijzondere gevallen die een zeer specifieke deskundigheid vereisen die binnen de gemeente niet aanwezig is.

3De voorzitter en de leden worden door het presidium aangewezen.

Artikel 2.4 Ambtelijke ondersteuning

Het college voorziet in de ambtelijke ondersteuning van de commissie.

Artikel 3.1 Informele aanpak van het bezwaar

De bezwaarschriftencommissie onderzoekt of door middel van een informele aanpak een oplossing kan worden gevonden, alvorens een formele bezwaarschriftenprocedure wordt gestart. De commissie verricht daartoe de nodige handelingen.

Artikel 3.2. Vooronderzoek

1De commissie kan rechtstreeks alle gewenste inlichtingen inwinnen of laten inwinnen.

2De commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen.

Artikel 3.3 Datum en tijd van de hoorzitting

1De commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het primaire organisatieonderdeel in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.

2De commissie kan in de gevallen genoemd in artikel 7:3 van de Awb besluiten om af te zien van het horen. Indien de commissie van deze bevoegdheid gebruik maakt, doet zij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het primaire organisatieonderdeel.

Artikel 3.4 Quorum

Voor het houden van een zitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden aanwezig is.

Artikel 3.5 Openbaarheid hoorzitting

1De zitting van de commissie is voor iedereen toegankelijk.

2De commissie kan indien zij dat nodig oordeelt beslissen dat het horen achter gesloten deuren plaatsvindt. De commissie kan hiertoe ambtshalve beslissen, of op verzoek van belanghebbenden of de vertegenwoordiger van het primaire organisatieonderdeel.

3De commissie beslist of het maken van beeld- en geluidsopnamen is toegestaan, nadat zij partijen in de gelegenheid heeft gesteld zich hierover uit te laten.

Artikel 3.6 Gang van zaken tijdens hoorzitting

1Het primaire organisatieonderdeel draagt er op uitnodiging van de commissie zorg voor dat het besluit waartegen een bezwaarschrift is ingediend, door een vertegenwoordiger wordt toegelicht ten overstaan van de commissie.

2De voorzitter van de commissie regelt de gang van zaken tijdens de hoorzitting. De hoorzitting kan door hem worden geschorst.

3De voorzitter kan, indien de orde tijdens de zitting dat naar zijn oordeel vereist, een of meer aanwezigen de toegang tot de bijeenkomst ontzeggen, de zitting zonder hen voortzetten of de zitting staken.

Artikel 3.7 Verslag

1In de beslissing op het bezwaarschrift of in een afzonderlijk document wordt zakelijk verslag gedaan van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen.

2Indien de zitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding.

3Indien een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, wordt dit ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.

Artikel 3.8 Nader onderzoek en daaruit verkregen nieuwe feiten of omstandigheden

1Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de commissie dit onderzoek houden.

2De feiten of omstandigheden die hieruit worden verkregen en voor de op het bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, worden aan de belanghebbenden en het primaire organisatieonderdeel toegezonden. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 7:9 van de Awb worden zij in de gelegenheid gesteld hierover te worden gehoord.

3Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3.9 Vergadering commissie

1De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

2De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

3Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

4Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

5Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.

Artikel 3.10 Het advies

1Indien naar haar oordeel de termijn, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, kan de commissie de beslissing verdagen.

2Van een besluit tot verdaging ontvangen het primair organisatieonderdeel en de belanghebbenden een afschrift.

Artikel 3.11 Contrair adviesprocedure

1Indien het primaire organisatieonderdeel zich niet kan vinden in het advies van de commissie, beslist de raad op basis van het advies van de bezwaarschriftencommissie, een zakelijke weergave van het standpunt van het primaire organisatieonderdeel en een advies van de directeur Juridische Zaken.

2Voor zover het gaat om gedelegeerde bevoegdheden aan een bestuurscommissie, adviseert niet de directeur Juridische Zaken, maar de RVE-manager Juridisch Bureau, een en ander met inachtneming van punt 3 van de "algemene bepalingen en beperkingen" van het bevoegdhedenregister, behorende bij de verordening op de bestuurscommissies.

Artikel 4.1 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de bezwaarschriften (gemeenteraad).

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

Het onderdeel van de gemeentelijke organisatie waar het besteden besluit is voorbereid wordt in de Verordening aangeduid als ‘het primaire organisatieonderdeel'. Het gaat hier om de afdeling waar het primair besluit in mandaat is genomen (bij een gemandateerde bevoegdheid), of is voorbereid (indien het bestuursorgaan bijvoorbeeld het besluit zelf heeft genomen). Ook onderdelen van de bestuurscommissieorganisaties worden geschaard worden onder het overkoepelende begrip ‘organisatieonderdeel', dat in de begripsomschrijving is gebruikt.

Artikel 1.2 Reikwijdte van de regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2.1 Instelling en samenstelling vaste raadscommissie

In de algemene toelichting is de keuze ver(ant)woord voor het horen en adviseren door een interne commissie. De hoofdregel is dat over bezwaarschriften geadviseerd wordt door een interne bezwaarschriftencommissie. In het geval van de gemeenteraad bestaat deze uit raadsleden. Dit met als voordeel dat het bestuursorgaan dat het primair besluit genomen heeft nauw betrokken is bij de afhandeling van het bezwaarschrift.

De praktijk wijst overigens uit dat slechts zelden bezwaar wordt gemaakt tegen raadsbesluiten (ten hoogste enkele malen per jaar) en dat van de ingediende bezwaarschriften een relatief groot deel ‘niet-ontvankelijk' is. Dit omdat het

bezwaarschrift zich richt tegen een beslissing van de raad waartegen geen bezwaar open staat.

Artikel 2.2 Benoeming en samenstelling

De commissie bestaat uit raadsleden. Derhalve benoemt, schorst en ontslaat de gemeenteraad de leden van de commissie.

Artikel 2.3 Externe bezwaarschriftencommissie

De hoofdregel is dat over bezwaarschriften geadviseerd wordt door een interne bezwaarschriftencommissie. Dit met als voordeel dat het bezwaar dicht bij het primair proces kan worden afgehandeld. Dit artikel maakt de inschakeling van een externe bezwaarschriftencommissie in incidentele gevallen mogelijk. Ook in de ‘Regeling bezwaarschriften (college en burgemeester)', die van toepassing is op de afhandeling van bezwaren door het college en de burgemeester, is in deze mogelijkheid voorzien.

Áls er een externe commissie wordt ingeschakeld, geniet een ‘gemengde commissie' de voorkeur, zodat er naast een externe voorzitter voldoende binnengemeentelijke kennis voorhanden is om tot een bevredigende oplossing te komen. Voor de persoon of personen die in de externe commissie zitting nemen is van belang zijn dat gezocht wordt naar personen met ‘mediation'-vaardigheden, meer dan naar iemand die enkel een juridisch oordeel wordt gevraagd. Probleemoplossing moet namelijk voorop staan in de bezwaarfase. Probleemoplossing moet namelijk voorop staan in de bezwaarfase, terwijl juridisering moet worden voorkomen.

Tot het inschakelen van een dergelijke commissie kan van geval tot geval, of van categorie tot categorie zaken beslist worden. De beslissing hiertoe wordt in een incidenteel geval genomen door het presidium en voor een categorie gevallen door de raad zelf.

In het artikellid is een aantal voorbeelden opgenomen van gevallen waaraan gedacht kan worden. Het gaat dan om zaken waarin neutraliteit en objectieve oordeelsvorming binnen de gemeente niet (afdoende) kunnen worden geborgd en de schijn zou kunnen ontstaan dat een bezwaarschrift niet met de noodzakelijke onbevangenheid en onbevooroordeeldheid kan worden behandeld. Verder valt nog te denken aan bijzondere gevallen die een zeer specifieke deskundigheid vereisen die binnen de gemeente niet aanwezig is. Duidelijk is steeds dat het om uitzonderingsgevallen gaat en de bestuursorganen er zelf over beslissen. Er kan dus geen beroep op worden gedaan of een recht aan worden ontleend. Deze opsomming is niet limitatief.

Artikel 2.4 Ambtelijke ondersteuning

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3.1 Informele aanpak van het bezwaar

Het is de bedoeling dat ook in een eerder stadium al contact plaatsvindt tussen de gemeente en bezwaarmaker. Vaak is immers al voor het nemen van het besluit duidelijk dat er bezwaren leven bij betrokkenen. Ook onmiddellijk nadat het besluit is genomen kan informeel contact met belanghebbenden eraan bijdragen dat de bezwaren die bestaan worden weggenomen, bijvoorbeeld door een toelichting te geven op het besluit.

Het is aan de commissie om na ontvangst van een bezwaarschrift te beoordelen of mediation zinvol is.

In verband met de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de commissie wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.

Artikel 3.2. Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - de commissie krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

Artikel 3.3 Datum en tijd van de hoorzitting

Lid 1. Spreekt voor zich.

Lid 2. Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

a.het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

b.het bezwaar kennelijk ongegrond is;

c.de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

d.aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Mocht er worden afgezien van het horen, zal ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 3.4 Quorum

Dit artikel spreekt voor zich.

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de commissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden.

Artikel 3.5 Openbaarheid hoorzitting

In deze bepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe voor iedereen toegankelijk is. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 4.11 van de Regeling achter gesloten deuren plaatsheeft.

In het derde lid is een regeling opgenomen voor het maken van beeld- en geluidopnamen.

Artikel 3.6 Gang van zaken tijdens hoorzitting

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3.7 Verslag

Lid 1. Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Er kan een afzonderlijk verslag worden opgemaakt, of er kan in de beslissing op bezwaarschrift een passage worden opgenomen, waaruit blijkt van hetgeen tijdens de hoorzitting is besproken.

Lid 2. Het bepaalde in het tweede lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen zakelijk naar voren is gebracht.

Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de commissie, dan hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden.

Artikel 3.8 Nader onderzoek en daaruit verkregen nieuwe feiten of omstandigheden

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het primair organisatieonderdeel opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor).

Artikel 3.9 Vergadering commissie

Lid 1. Zie ook de toelichting bij artikel 4.7. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Lid 2. Het tweede lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.

Artikel 3.10 Het advies

Lid 1. Ook een afzonderlijk verslag van de hoorzitting maakt deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.

Lid 2. Normaliter bedraagt deze termijn 6 weken. In het geval een externe commissie is ingeschakeld bedraagt de termijn 12 weken. Een en ander behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging.

Lid 3. Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

Artikel 3.11 Contrair adviesprocedure

Indien de bezwaarschriftencommissie adviseert het bezwaar gegrond te verklaren, wordt het primaire organisatieonderdeel in de gelegenheid gesteld een contrair advies op te stellen. Dit in de vorm van een zakelijke weergave van het standpunt. Indien het primaire organisatieonderdeel van deze mogelijkheid gebruik maakt, dan worden het advies van de commissie en het standpunt van het primaire organisatieonderdeel, vergezeld van een advies van de directeur Juridische Zaken aan de raad voorgelegd. Wanneer het gaat om gedelegeerde bevoegdheden, adviseert niet de directeur Juridische Zaken, maar de RVE-manager Juridisch Bureau.

In bepaalde gevallen kan het volgen van deze procedure ertoe leiden, dat artikel 7:9 Awb dient te worden toegepast. In dat geval moet bezwaarde in de gelegenheid worden gesteld om opnieuw te worden gehoord (Zie de toelichting op artikel 4.10 Nader onderzoek en daaruit verkregen nieuwe feiten of omstandigheden)

Artikel 4.1 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: ‘Verordening op de bezwaarschriften (gemeenteraad)'.