Aanhef
Het college besluit:
1Het Kwaliteitsbeleid BRP vast te stellen.
In dit beleidsdocument zijn de eisen die het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort stelt aan de kwaliteit van de basisregistratie personen (BRP) formeel vastgelegd. Ook zijn enkele aspecten van de beleidsuitvoering opgenomen. Zo ontstaat vanuit maatschappelijk oogpunt weleens behoefte om maatwerk te leveren. Dit gewenste maatwerk is opgenomen in dit document. Daarnaast omvat dit beleidsdocument de beleidsregels voor de bestuurlijke boete.
4 BELEIDSDOELSTELLINGEN
4.1 GEGEVENS
4.1.1 Datakwaliteit
DoelstellingG.DK.1a
De datakwaliteit van de gegevens in de BRP voldoet aan de landelijke normen. De gegevens zijn actueel, volledig en integer. Dit wordt op een objectieve en transparante wijze gecontroleerd.
DoelstellingG.DK.2a
Gegevens over een adres in de BRP komen overeen met de gegevens in de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG). Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de consistentie tussen de BRP en de BAG. Bij mogelijke bewoning van een pand dat volgens de BAG niet geschikt is voor bewoning vindt inschrijving slechts na het afleggen van een huisbezoek plaats. Als er bij feitelijke bewoning mogelijk sprake is van strijd met het bestemmingsplan, dan is dit geen belemmering voor een registratie in de BRP maar wordt dit signaal gedeeld met het organisatieonderdeel dat is belast met de handhaving.
4.1.2 Adres
DoelstellingG.AD.1a
Een persoon wordt, voor zover dit is toegestaan op grond van de Wet BRP, in de BRP geregistreerd met het feitelijke verblijfadres. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de betrouwbaarheid van de adresgegevens. Aan de persoon die, ondanks daartoe behoorlijk opgeroepen, weigert medewerking te verlenen aan de correcte registratie in de BRP, kan het middel van de bestuurlijke boete worden ingezet om de doelstelling te behalen. Bij het verwerken van aangiften van adreswijziging wordt gebruik gemaakt van voorzieningen om risico’s te signaleren. Adreswijzigingen die worden gesignaleerd door de voorziening, worden niet geautomatiseerd verwerkt. Er is een visuele controle van een medewerker nodig. Waar nodig wordt een huisbezoek afgelegd. Als iemand zich wenst in te schrijven op het adres waar al een ander staat ingeschreven dan wordt een verklaring van medebewoning gevraagd, tenzij op andere wijze de medebewoning blijkt. Betreft de nog geregistreerde persoon een vorige bewoner, dan wordt een adresonderzoek gestart.
9Risico's die een voorziening signaleert is bijvoorbeeld de signalering dat als gevolg van een adreswijziging minderjarige kinderen op het adres zouden ‘achterblijven’, doordat de ouder is vergeten om de kinderen in de aangifte te vermelden. Of een signalering dat een inwoner veelvuldig in korte periode adreswijzigingen doet, ook wel een ‘veelverhuizer’ genoemd. De risicoprofielen gaan uit van de informatie van de adreshistorie van de persoon, de informatie uit de aangifte en de informatie over het adres. Ze zijn niet gebaseerd op gevoelige informatie zoals etniciteit, leeftijd, geslacht of afkomst.
DoelstellingG.AD.2a
Eenieder die verblijft in de gemeente en voldoet aan de voorwaarden voor inschrijving, wordt als ingezetene ingeschreven in de BRP. Hetzelfde geldt voor het vertrek uit de gemeente, waarbij de registratie in de nieuwe gemeente of het vertrek uit Nederland moet worden opgenomen. Bijzondere doelgroepen zijn in beeld bij de gemeente en worden bij de registratie in de BRP volwaardig behandeld, overeenkomstig de beleidsuitvoering.
DoelstellingG.AD.3a
Een briefadres wordt toegekend aan een persoon die er volgens de Wet BRP of het gemeentelijk beleid recht op heeft. Dit briefadres blijft geregistreerd zolang betrokkene hier recht op heeft. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de actualiteit en noodzaak van het briefadres.
DoelstellingG.AD.4a
Een persoon met een briefadres moet bereikbaar zijn via dit adres. Dit is immers het doel van een briefadres. De bereikbaarheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de briefadresnemer en de briefadresgever.
4.1.3 Nationaliteit
DoelstellingG.NA.1a
Een persoon wordt in de BRP geregistreerd met de feitelijke nationaliteit, tenzij dit op grond van regelgeving of het ontbreken van een brondocument niet mogelijk is. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de registratie van een onbekende nationaliteit, een nog opgenomen vervallen nationaliteit of het mogelijk onterecht ontbreken van Nederlandse nationaliteit.
4.1.4 Identiteit
DoelstellingG.ID.1a
Het inschrijven van een persoon of het opnemen van gegevens vindt plaats op grond van echte, originele brondocumenten. Het gebruik van valse documenten en andere vormen van identiteitsfraude moet worden voorkomen. Dergelijke fraude kost de overheid en de maatschappij immers veel geld. In voorkomende gevallen wordt een document niet teruggegeven aan de burger en wordt aangifte gedaan bij de politie.
10In het geval dat iemand zijn of haar ware identiteit probeert te verhullen of een andere identiteit aanneemt, wordt gesproken over identiteitsfraude. Identiteitsfraude is daarbij geen doel op zich, maar kent vaak criminele, financiële, politieke of terroristische motieven. Denk daarbij aan ongewenste en criminele activiteiten, zoals mensenhandel of drugscriminaliteit. Dit kan onder meer tot financiële en emotionele schade leiden. Overheden, organisaties en burgers worden hier slachtoffer van. Zie ook de circulaire “Verbeterimpuls identiteitsvaststelling”, waarin ook wordt gewezen op de rol van de gemeente: https://www.rvig.nl/documenten/circulaires/2022/06/03/circulaire-verbeterimpuls- identiteitsvaststelling.
DoelstellingG.ID.2a
Gegevens moeten worden ontleend aan de meest betrouwbare (sterkste) brondocumenten. Bij rechtsfeiten uit het buitenland moet de persoon zelf zorgen voor deze documenten. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar personen die nog brondocumenten moeten overleggen. Waar nodig wordt de bestuurlijke boete ingezet als middel om de doelstellingen te behalen.
4.2 INFORMATIEVEILIGHEID
4.2.1 Informatiebeveiliging
DoelstellingI.IB.1a
De persoonsgegevens in de BRP worden veilig verwerkt volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en eventuele van toepassing zijnde sectorale regels.
DoelstellingI.IB.2a
De persoonsgegevens in de BRP worden veilig verwerkt volgens het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid.
4.2.2 Privacy
DoelstellingI.PV.1a
Bij de verwerking van persoonsgegevens in de BRP worden de rechten van ingeschrevenen gewaarborgd. Hierbij wordt onder meer gekeken naar de relevante bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene verordening gegevensbescherming.
DoelstellingI.PV.2a
Bij de verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP worden de rechten van ingeschrevenen gewaarborgd. Hierbij wordt in elk geval gekeken naar de Algemene verordening gegevensbescherming.
4.3 DIENSTVERLENING
4.3.1 Informatiepositie
DoelstellingD.IP.1a
Rondom de verwerking van persoonsgegevens wordt gezorgd voor een goede informatiepositie van inwoners. Bij wijziging van persoonsgegevens wordt men geïnformeerd. Het doorgeven van wijzigingen en het doen van verzoeken kan op een toegankelijke manier. Dat betekent bij voorkeur digitaal, maar met alternatieven voor mensen die hun zaken niet digitaal willen of kunnen doen.
4.3.2 Tijdigheid
DoelstellingD.TD.1a
Inwoners worden in de gelegenheid gesteld om binnen de wettelijke termijnen aangifte te doen. Aangiften en verzoeken van burgers en bedrijven worden binnen de wettelijke termijnen afgehandeld.
4.3.3 Maatwerk
DoelstellingD.MW.1a
Bij de registratie van het adres van een inwoner is oog voor bijzondere sociaalmaatschappelijke problematiek. Dit kan aanleiding zijn om maatwerk te leveren in de vorm van het toekennen van een briefadres. Als er bij een verzoek om een briefadres wordt geconstateerd dat er mogelijk sprake is van sociaalmaatschappelijke problematiek, dan wordt getracht de aanvrager door een integrale benadering bij deze problematiek te ondersteunen.
4.3.4 Samenwerking
DoelstellingD.SW.1a
De gemeente werkt samen met ketenpartners om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te verhogen en de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren. Voorafgaand aan een nieuwe samenwerking vindt eerst een verkenning plaats waarbij wordt gekeken of er wordt voldaan aan de privacyvoorschriften uit de Wet BRP en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het kan hierbij onder meer gaan om het aansluiten bij (gemeentelijke) samenwerkingsverbanden ten behoeve van het woonfraude en het tegengaan van uitbuiting en ondermijning, de deelname aan de Landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA)
11Met deelname aan de LAA wordt beoogd om samen met andere deelnemende partijen door middel van risicogericht adresonderzoek de kwaliteit van de adresgegevens te verhogen. Meer informatie is te vinden via https://www.rvig.nl/brp/landelijke-aanpak-adreskwaliteit-laa.
, het afhandelen van terugmeldingen over mogelijke onjuistheden, de eventuele samenwerking met de woningcorporatie(s)
12De samenwerking met woningcorporaties kan zich uiten in de aanpak van mogelijke woonfraude door (wederzijds) signalen te delen of het faciliteren in het verkrijgen van BRP-gegevens zodat de inwoner bij woningtoewijzing niet zelf een BRP-uittreksel hoeft te kopen om bij de corporatie te overleggen.
en de deelname aan de Werkgroep terugdringen identiteitsfraude (WTI)
13Het doel van de WTI is om identiteitsfraude zoveel mogelijk tegen te gaan door het delen van kennis en ervaringen door de deelnemers. De opgedane kennis en ervaring wordt gebruikt in de gemeentelijke organisatie.
.
DoelstellingD.SW.2a
De gegevensverstrekking aan andere gemeentelijke onderdelen en aan derden is geregeld bij of krachtens verordening en wordt overeenkomstig uitgevoerd.
4.4 ORGANISATIE
4.4.1 Personeel
DoelstellingO.PE.1a
Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van functionarissen zijn bepaald en toegewezen aan medewerkers. Waar nodig wordt functiescheiding of het "vierogenprincipe" toegepast.
4.4.2 Kennis
DoelstellingO.KE.1a
Er zijn voldoende geschikte medewerkers beschikbaar om de werkzaamheden op het gebied van de BRP te verrichten. Medewerkers die de identiteit van personen vaststellen, brondocumenten controleren, huisbezoeken afleggen, BRP-gegevens verwerken of andere aan de BRP gerelateerde werkzaamheden uitvoeren, beschikken over de relevante kennis en vaardigheden.
4.4.3 Procedures
DoelstellingO.PD.1a
De landelijke normen op het gebied van de bijhouding en de verstrekking van gegevens uit de BRP zijn in procedures verwerkt en worden overeenkomstig uitgevoerd.
DoelstellingO.PD.2a
De beleidsdoelstellingen en bijzondere kwaliteitsmaatregelen op het gebied van datakwaliteit en betrouwbaarheid van de persoonsgegevens uit dit document zijn in procedures verwerkt en worden overeenkomstig uitgevoerd.
DoelstellingO.PD.3a
Het opnemen van gegevens in de BRP vindt plaats met toepassing van de geldende richtlijnen en vindt gecontroleerd plaats. Alle risicovolle wijzigingen worden door een andere medewerker gecontroleerd. Van niet-risicovolle wijzigingen wordt minimaal 5% steekproefsgewijs door een andere medewerker gecontroleerd.
14Onder een risicovolle wijziging wordt in elk geval verstaan de inschrijving, het verwerken van een buitenlands brondocument en het opnemen van nationaliteitsgegevens. Als gevolg van (landelijke) ontwikkelingen kan de informatiebeheerder deze lijst uitbreiden.
DoelstellingO.PD.4a
Werkzaamheden in het kader van de BRP worden uitgevoerd door medewerkers die hiervoor door of namens het gemeentebestuur zijn aangewezen.
DoelstellingO.PD.5a
De leges die voor BRP-producten en diensten worden geheven zijn volledig, juist en actueel.
4.4.4 Technologie
DoelstellingO.TL.1a
De applicatie waarmee de gegevens in de BRP worden verwerkt, ondersteunt kwaliteitsverbeterende activiteiten.
DoelstellingO.TL.2a
Bij de controle van identiteitsdocumenten worden technische hulpmiddelen gebruikt.
BIJLAGE: BEPALINGEN BESTUURLIJKE BOETE
Verwijtbaarheid
Een voorwaarde voor het opleggen van een bestuurlijke boete is dat de boete uitsluitend wordt opgelegd indien er sprake is van verwijtbaar gedrag. De mate van verwijtbaarheid wordt volgens vaste jurisprudentie bepaald op grond van objectieve verwijtbaarheid en subjectieve verwijtbaarheid.
•Bij de objectieve verwijtbaarheid kijk je naar de handeling of het nalaten van betrokkene. Heeft betrokkene feitelijk een regel overtreden?
•Bij subjectieve verwijtbaarheid kijk je naar de persoon. Wist betrokkene – of kon hij/zij redelijkerwijs weten – dat hij/zij een verplichting had moeten nakomen? De mate waarin de gedraging aan de betrokkene kan worden verweten, wordt beoordeeld naar de situatie op het moment waarop de belanghebbende zijn/haar verplichting had moeten nakomen.
Of er sprake is van verwijtbaar gedrag moet blijken uit het dossier op grond waarvan uiteindelijk de boete wordt opgelegd (artikel 5:41 van de Algemene wet bestuursrecht, hierna Awb). Het nalaten van het vervullen van verplichtingen, wel of niet bewust, kan als verwijtbaar worden bestempeld. Aan de hand van feiten en omstandigheden van het betreffende geval kan worden bepaald in welke mate het niet voldoen aan de verplichting verwijtbaar is. Van verwijtbaarheid is in principe sprake als betrokkene, voordat een boete wordt opgelegd, is gewezen op de verplichtingen. Betrokkene heeft dan een belangrijke rol om verminderde verwijtbaarheid aan te tonen. Afhankelijk van de mate van verwijtbaarheid kan worden gevarieerd met de hoogte van de op te leggen bestuurlijke boete.
Zowel de subjectieve omstandigheden, waardoor iemand niet aan zijn/haar verplichting heeft kunnen voldoen, zoals spoedopname in een ziekenhuis, als ook objectief waarneembare omstandigheden, zoals het aantal keer dat betrokkene eerder niet voldaan heeft aan de verplichting om op tijd een verhuizing door te geven, kunnen een rol spelen bij de vraag of er een boete wordt opgelegd en hoe hoog de boete is.
De bestuurlijke boete wordt opgelegd aan de verantwoordelijke, of indien van toepassing aan de vertegenwoordiger. Wanneer bijvoorbeeld voor een minderjarig kind geen aangifte wordt gedaan, houdt dit in dat de boete wordt opgelegd aan de ouders. Bij niet samenwonende ouders zal de boete opgelegd worden aan de ouder aan wie de overtreding toe te rekenen is. Normaal gesproken zal dit de ouder zijn bij wie het kind woont of is gaan wonen.
Het hoofd van een instelling is verplicht de betrokken personen te informeren over de mogelijkheid tot het kiezen van briefadres (artikel 2.40, vijfde lid, van de Wet BRP) en de gemeente desgevraagd te informeren over verblijvende personen (artikel 2.50). Niet voldoen aan deze verplichting kan resulteren in een bestuurlijke boete. De boete aan een instelling wordt uitsluitend opgelegd als de instelling structureel en hardnekkig weigert medewerking te verlenen, ondanks hiertoe schriftelijk te zijn opgeroepen.
Een boete per overtreding
Er kan maar één boete per overtreding gegeven worden. Een persoon kan dus niet voor dezelfde overtreding nogmaals een boete krijgen (artikel 5:43 van de Awb). Dit is anders als het gaat om meerdere overtredingen van dezelfde soort. Een persoon kan namelijk bij meerdere overtredingen van dezelfde verplichtingen even zo vaak een bestuurlijke boete krijgen opgelegd. Ter illustratie hiervan, het niet overleggen van een huwelijksakte kan slechts eenmaal worden beboet. Maar bij een adreswijziging kan elke verhuizing die niet wordt doorgegeven uiteindelijk leiden tot een bestuurlijke boete.
Eén overtreding kan dus slechts beboet worden met één bestuurlijke boete (artikel 5:43 van de Awb). Doet de persoon geen aangifte van adreswijziging en verschijnt betrokkene vervolgens niet als het college van B&W hem/haar daartoe verplicht, dan zijn dat in feite twee overtredingen. Toch wordt in dergelijke gevallen gekozen voor het opleggen van één boete. Hetzelfde geldt voor een ouder die geen aangifte doet voor zichzelf en de minderjarige kinderen. Het is in theorie mogelijk om dan meerdere boetes op te leggen, maar ook hierbij wordt gekozen voor het opleggen van slechts één boete. Als het twee boetes met verschillende hoogtes betreft, dan wordt de standaardboete opgelegd.
Waarschuwing
Een boete kan pas worden opgelegd nadat de persoon is gewaarschuwd dat er sprake is van overtreding en dat hiervoor een bestuurlijke boete kan worden opgelegd. Zoals eerder uitgelegd moet de bestuurlijke boete een preventieve werking hebben en is het opleggen van de boete geen doel op zichzelf. Daarom wordt de betrokkene eerst gewaarschuwd alvorens er feitelijk een bestuurlijke boete wordt opgelegd.
Na overlijden hebben nabestaanden de verplichting tot het geven van inlichtingen en geschriften over het overlijden van een familielid (artikel 2.51 van de Wet BRP). Overtreding van deze verplichting kan leiden tot een bestuurlijke boete. Met deze boete wordt zeer terughoudend omgegaan. De boete wordt pas opgelegd er ondanks meerdere waarschuwingen over langere tijd (drie waarschuwingen gedurende een periode van zes maanden) geen redelijke inspanning is gepleegd om te voldoen aan de verplichting. Van een redelijke inspanning is in elk geval sprake als kan worden aangetoond dat de afgevende instantie is bezocht, al dan niet met tussenkomst van een vertegenwoordiger, en een formeel verzoek is ingediend.
Bijzondere bepalingen
De bevoegdheid om een bestuurlijke boete op te leggen vervalt drie jaar nadat de overtreding heeft plaatsgevonden (artikel 5:45, tweede lid, van de Awb). Dat roept de vraag op welke datum geldt voor een overtreding van een verplichting op grond van de Wet BRP. Een overtreding wordt begaan bij constatering ervan door het college. Na het overtreden van de aangifteplicht blijft de overtreding actueel totdat aan de verplichting wordt voldaan. Elke dag dat de inwoner in gebreke blijft, overtreedt betrokkene de wet. De termijn schuift daarmee dus ook op en gedurende de periode dat de overtreding voortduurt kan van verjaring geen sprake zijn.
De bestuurlijke boete kan niet opgelegd worden als de inwoner is overleden. Wanneer bij leven van de inwoner de boete is opgelegd en betrokkene komt voor de inning te overlijden, dan vervalt de boete (artikel 5:42 van de Awb).
Bij valsheid in geschrifte wordt er aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie (OM). Gaat het OM niet over tot vervolging (of geen reactie binnen 13 weken), dan zal er alsnog een bestuurlijke boete worden opgelegd voor overtreding van de betreffende verplichting.