Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ameland,
gelet op:
•artikel 7 van de Archiefwet 1995;
•Artikel 2, lid 1, artikel 6 en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
•Artikel 26a en 26b van de Archiefregeling 2009
Overwegende:
•Dat de gemeente Ameland haar werkprocessen steeds meer digitaal inricht en laat verlopen;
•Dat digitaal archiefbeheer onderdeel is van het digitaal werken;
•Dat volledig digitaal werken en digitaal archiefbeheer alleen mogelijk is wanneer analoge archiefbescheiden formeel vervangen mogen worden door digitale archiefbescheiden;
•Dat het besluit tot vervanging formeel door het college vastgesteld dient te worden;
•Dat de gemeentearchivaris een positief advies over het onderliggende Handboek vervanging wat benodigd is om tot het vervangingsbesluit te komen, heeft afgegeven;
•Dat het handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Ameland 2024 is vastgesteld door het college;
besluit:
Artikel 1
Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende selectielijst 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het hierbij vastgestelde ‘Handboek Vervanging Archiefbescheiden gemeente Ameland 2024’.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Artikel 3
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Ameland 2024.
Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Ameland 2024
Er wordt intensief ingezet op kwaliteitscontrole. Dit uit zich in de onderstaande structurele controle systematiek.
Dit Handboek treedt met terugwerkende kracht in werking op 01-01-2024
Dit Handboek kan worden aangehaald als: “Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Ameland 2024”.
Bijlage 1: Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Ameland
Verklaart
dat op grond van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Ameland d.d. 24 september 2024
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden, [x.xxx] registraties, zijn vernietigd door versnippering
Plaats: …………………………………
Datum: …………………………………
Ondertekening:
Bijlage 2: Uitzonderingenlijst
Uitzonderingenlijst vervanging:
Fysieke poststukken die niet voor vervanging in aanmerking komen:
•Indien het proces nog (deels) op papier verloopt
•Alle processen met betrekking tot de registratie van persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen door Burgerzaken.
•Alle processen rondom de verwerking van facturen.
•Informatie die wettelijk verplicht op papier bewaard moet worden (aangetoond door de proceseigenaar (o.a. bankgarantie)
•Informatie die technisch niet te scannen is (bijvoorbeeld groter dan A0 formaat);
•Informatie die speciaal ingebonden, te kwetsbaar of van slechte kwaliteit is;
•Informatie met een cultuurhistorische waarde, gekenmerkt door:
o De uiterlijke vorm is belangrijk voor de kennis van de technologische ontwikkeling;
o Het heeft een esthetische of artistieke waarde;
o Het heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals een zegel of watermerk;
o Het heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden.
Bijlage 3: Procedure registreren ingekomen post
1Na ontvangst en sortering zijn de archiefwaardige papieren poststukken digitaal in Mozard beschikbaar en worden ze door de KCC-medewerker als volgt geregistreerd om verder in de organisatie behandeld en afgehandeld te kunnen worden:
–Registratie als nieuwe zaak
–Toevoeging aan bestaande zaak
2Ter controle wordt het papieren poststuk bij de registratie er bij gehouden. Hierbij wordt gekeken of de scan overeenstemt met het papieren poststuk en of bijlagen tevens juist zijn gescand en gekoppeld.
Bijlage 4: Logboek wijzigingen vervangingsproces
Wat is gewijzigd
Waarom is dit gewijzigd
Door wie is dit gewijzigd
Wanneer is dit gewijzigd
Bijlage 5: Steekproef kwaliteit vervanging archiefbescheiden
Zaaknummer 3124362
Datum document
8november 2022
Datum uitvoering steekproef
8november 2022
Naam uitvoerder
Weeknummers
1en 2
Scandatum van t/m
7november 2022 t/m 14 november 2022
Registratiedatum van t/m
7november 2022 t/m 14 november 2022
Aantal scans
480
Aantal gecontroleerde scans
48
Stuknummer
Afwijking
Omschrijving van de afwijking (indien van toepassing)
Goedgekeurd
Ja
Nee
Ja
Nee