Verordening auditcommissie gemeente Almelo 2022

Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen

1Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.commissie: de auditcommissie;

b.accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

c.raad: de gemeenteraad van Almelo;

d.college: het college van burgemeester en wethouders van Almelo

e.fractie: de fractie zoals bedoeld in artikel 8 van het reglement van orde gemeenteraad Almelo.

Artikel 2 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit tenminste zeven raadsleden.

2Elke fractie kan één lid en één plaatsvervangend lid van de commissie voordragen.

3De leden en de plaatsvervangend leden worden door de raad benoemd.

4De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

5Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

6Als door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

7Een lid van de commissie kan bij afwezigheid worden vervangen door een plaatsvervangend lid van de betreffende fractie.

8De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

9De griffier, of een door de griffier aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar, is adviseur van de commissie.

10De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.

11De commissie kan de accountant, concerncontroller, de portefeuillehouder financiën en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle, raadplegen. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

1De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van getrouwheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van diens toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoelde taken hoort in ieder geval het voeren van overleg met de in artikel 2, elfde lid genoemde functionarissen over:

a.het vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en aanvullende diensten;

b.de aanwijzing van de accountant;

c.de verlenging of beëindiging van de samenwerking met de accountant voor de controle van de jaarrekening en daarmee het intrekken van de aanwijzing van de accountant;

d.de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening aan de hand van het interne auditplan en het controleprotocol voor de accountantscontrole en met name voor wat betreft:

i.de goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

ii.door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

iii.de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting;

iv.prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

e.het normenkader financiële rechtmatigheid en de wijze van agendering van het normenkader in de raad;

f.het rapport van bevindingen van de interim-controle;

g.het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring;

h.de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en of deze overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden;

i.de opvolging van de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle;

j.de vaststelling, uitwerking en naleving door het college van de verordeningen in de zin van artikelen 212 van de Gemeentewet inzake uitgangspunten voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie;

k.de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer;

l.andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan hetgeen onder a tot en met l van dit artikel zijn genoemd.

3De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen adviezen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten voor in ieder geval de in het tweede lid van dit artikel onder a tot en met c genoemde onderwerpen.

4De commissie is tijdens het aanbestedingstraject de beoordelingscommissie die belast is met de selectie van de accountant. Zij laat zich hierbij ondersteunen en adviseren door de griffier, de concerncontroller en desgewenst andere functionarissen.

5In het kader van de uitoefening van de in dit artikel genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen.

Artikel 4 Vergadering, quorum, besluitvorming en verslaglegging

1De commissie vergadert zo vaak zij nodig acht, maar in ieder geval viermaal per jaar.

2De vergadering van de commissie gaat door als tenminste de helft van de leden aanwezig is.

3De voorzitter bepaalt in samenspraak met de ambtelijke secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

4De oproep met daarbij de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor aanvang van de vergadering in het raadsinformatiesysteem bekendgemaakt. In geval van nazending van stukken, wordt dit vooraf kenbaar gemaakt.

5De vergaderingen van de commissie worden met gesloten deuren gehouden, de agenda en besluitenlijst worden in het raadsinformatiesysteem bekendgemaakt, voor zover de commissie niet anders heeft bepaald.

6In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus.

7De ambtelijk secretaris maakt een besluitenlijst en draagt zorg voor agendering van deze besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering van de commissie. De besluitenlijst wordt door de commissie vastgesteld.

Artikel 5 Geheimhouding

1De commissie kan in een vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie de geheimhouding opheft.

2Als de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de gemeenteraad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

3De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college of de leden van de raad overlegt.

Artikel 6 Uitleg verordening

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.

Artikel 7 Intrekking

De Verordening commissie planning en control gemeente Almelo 2021 wordt ingetrokken.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening auditcommissie gemeente Almelo 2022’.