Aanhef
De gemeenteraad van de gemeente Achtkarspelen;
Gelezen het voorstel van de vertrouwenscommissie in oprichting d.d. 15 juni 2018 punt nr.: 4a;
Gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
Gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 1 oktober 2017;
B E S L U I T:
vast te stellen de Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Achtkarspelen 2018 (hierna: de commissie).
Artikel 1 Begripsomschrijving
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.De minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
b.De commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de vacature van burgemeester van de gemeente Achtkarspelen en die bestaat uit de fractievoorzitters van de in de raad van de gemeente Achtkarspelen vertegenwoordigende fracties en een voormalig fractievoorzitter/thans raadslid;
c.De commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;
d.De secretaris: de secretaris van de commissie.
Artikel 2 Instelling en taak
1De commissie heeft tot taak de geschiktheid van kandidaten voor het ambt van burgemeester van de gemeente Achtkarspelen te beoordelen en daarover schriftelijk en gemotiveerd verslag uit te brengen aan de raad en aan de commissaris.
2De commissie voert gesprekken met de door de commissaris geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten.
3De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten.
4De commissie kan besluiten een door de commissaris als geschikt geachte kandidaat niet te ontvangen; in dat geval stelt de commissie de commissaris van dit besluit op de hoogte.
5De commissie doet het in het eerste lid genoemde verslag vergezeld gaan van een advies aan de raad van twee kandidaten die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen, een en ander zoals bedoeld in artikel 61 van de Gemeentewet.
6Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de raad.
Artikel 3 Overleg commissaris
De commissie kan de commissaris vragen in de gelegenheid te worden gesteld zijn op schrift gestelde opvattingen over de kandidaten mondeling toe te lichten.
Artikel 4 Samenstelling van de commissie
1De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad en een voormalig fractievoorzitter/thans raadslid.
2De raad benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de commissie.
3Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.
4De raad benoemt een wethouder als adviseur van de commissie.
5De raadsgriffier fungeert als secretaris van de commissie. De secretaris verleent ambtelijke bijstand aan de commissie.
6De gemeentesecretaris fungeert als plaatsvervangend secretaris van de commissie.
7De adviseur, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris hebben geen stemrecht en zijn geen lid van de commissie.
Artikel 5 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.
2De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
3Van elke vergadering wordt door de voorzitter tenminste 48 uur van tevoren aankondiging gedaan aan de leden en de adviseur van de commissie, behoudens de situaties waarin sprake is, of dient te zijn, van spoedberaad.
4De commissie vergadert niet, indien niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.
5De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning in de voorbereiding op de sollicitatieprocedure.
6De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning voor de beoordeling van kandidaten ten aanzien van persoons- en bestuursstijlkenmerken.
Artikel 6 Geheimhouding
1Alle leden van de commissie, de voorzitter, de secretaris, plaatsvervangend secretaris en de adviseur van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect als lid, voorzitter, secretaris, plaatsvervangend secretaris of adviseur van de commissie aan hen mondeling of schriftelijk ter kennis is gebracht.
2De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering.
3De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het eerste en tweede lid wordt voldaan.
4Aan raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage of informatie verstrekt inzake de stukken en handelingen die aan de commissie worden toevertrouwd.
5De commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding waartoe het tweede lid verplicht, opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
Artikel 7 Verslag
1.De aanbeveling, zoals genoemd in artikel 2, vijfde lid, wordt vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij ieder lid van de commissie één stem heeft; de commissie streeft naar unanimiteit bij de
besluitvorming.
2De mening van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.
3Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen aanbeveling, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen aanbeveling van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de gemeenteraad en de commissaris gebracht.
Artikel 8 Gesprekken met de kandidaten
1De secretaris nodigt, in overleg met de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.
2De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat de kandidaten hierdoor aan anderen bekend raken of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen.
Artikel 9 Voorzitter en secretaris
1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.
2Alle stukken voor de commissie worden aan het privéadres van de secretaris gericht, dan wel persoonlijk aan hem overhandigd en op zijn adres bewaard.
3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de secretaris naar het privéadres van de leden, de voorzitter en de adviseur verzonden of door hem persoonlijk aan hen overhandigd.
Artikel 10 Ontbinding commissie
De vertrouwenscommissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de gemeenteraad is bekend gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.
Artikel 11 Archivering van stukken
1De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10 alle archiefbescheiden die door de commissie zelf zijn opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar een krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. Zij dragen er tevens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel.
2Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
3Originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de commissaris of van de kandidaten worden onmiddellijk aan dezen teruggezonden.
4Allen overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd.
Artikel 12 Onvoorziene aangelegenheden
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met inachtneming van het bepaalde in de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 1 oktober 2017, kenmerk 2017-0000479534.
Artikel 13 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel 14 Intrekking
De ‘Verordening op de vertrouwenscommissie burgemeestersvacature Achtkarspelen 2012’, vastgesteld op 14 juni 2012, wordt hierbij ingetrokken.
Artikel 15 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Achtkarspelen 2018.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Achtkarspelen van 21 juni 2018.
De griffier,
mevr. J. van Hoppe MPM
De voorzitter,
dhr. G. Gerbrandy