Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Verordening auditcommissie Aalsmeer 2026

Verordening op de Auditcommissie Aalsmeer 2016

Verordening op de Auditcommissie Aalsmeer 2026

Wijzigingen

Artikel 1 Begripsbepaling

1de commissie: de auditcommissie.

2de raad: de gemeenteraad.

3het college: het college van burgemeester en wethouders.

4de voorzitter: de voorzitter van de commissie.

5een fractie: raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.

6de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening.

7de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 5 van deze verordening

8de griffier: de griffier zoals bedoeld in de gemeentewet.

9het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaar rekening.

10de rekenkamer: de rekenkamercommissie van de gemeente Aalsmeer.

11de controller: de concerncontroller van de gemeente Aalsmeer.

12hoofd financiën: de functionaris die vanuit de A-A organisatie verantwoordelijk is voor de advisering ten aanzien van het financieel beleid en de jaarcyclusdocumenten.

Artikel 1 Begripsbepaling

1de commissie: de auditcommissie.

2de raad: de gemeenteraad.

3het college: het college van burgemeester en wethouders,

4de voorzitter: de voorzitter van de commissie.

5de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening.

6de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 5 van deze verordening

7de griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

8het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening.

9de rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Aalsmeer.

10de controller: de concerncontroller van de gemeente Aalsmeer.

11hoofd financiën: de functionaris die vanuit de A-A organisatie verantwoordelijk is voor de advisering ten aanzien van het financieel beleid en de Planning & Controlstukken.

Verwijderd:

E: een fractie.

Gewijzigd:

g.de griffier

i.de rekenkamer

k.hoofd financiën

Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden

1Er is een auditcommissie.

2De commissie heeft primair een algemene adviesfunctie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in het derde lid van dit artikel.

3De commissie heeft tot taak:

1het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen, bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet en het treasurystatuut;

2het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van de planning en control;

3de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en de invulling van de rekenkamerfunctie en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;

4het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek;

5het beoordelen – voor de aanvang van de accountantscontrole over het voor gaande boekjaar – van het jaarlijks controleprotocol en het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;

6het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening – en verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, recht matigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountants verklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;

7voorafgaand aan het onderzoeksjaar een afstemmingsoverleg te houden met de accountant, de rekenkamer en het college over voorgenomen onderzoeken.

8De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden

1Er is een auditcommissie.

2De commissie heeft primair een algemene adviesfunctie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in het derde lid van dit artikel.

3De commissie heeft tot taak:

1het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen, bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet en het treasurystatuut;

2het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van de planning en control, zoals het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening- en verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountantsverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;

3de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding tot selectie en aanwijzing van de accountant en de invulling van de rekenkamer en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;

4het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek en eventuele advisering hierover aan de raad;

5De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.

6het voeren van overleg met de accountant, rekenkamer en het college over de lopende onderzoeken.

4De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Verwijderd

2.3.g. Dit overleg kan gedurende het hele jaar plaatsvinden en is verder vermeld onder 2.3.f.

Gewijzigd

2.3.b en 2.3.f zijn samengevoegd onder 2.3.b.

2.3.c. Voorbereiding van procedures gewijzigd in de advisering over het Programma van Eisen.

Artikel 3 Samenstelling

1De commissie bestaat uit minimaal 3 leden, met een maximum van één per fractie.

2De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het vakgebied van de commissie.

3De leden zijn raadslid.

4Een lid van de commissie kan zich laten vervangen door een raadslid die door de raad als plaatsvervanger is benoemd.

5De commissie heeft als adviseurs: de burgemeester, de portefeuillehouder financiën, het hoofd financiën (op uitnodiging), de concerncontroller van de gemeente, de accountant (op uitnodiging) en de griffier.

6De griffier draagt zorg voor het secretariaat van de commissie.

Artikel 3 Samenstelling

1De commissie bestaat uit minimaal 3 leden, met een maximum van één per fractie.

2De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het vakgebied van de commissie.

3De leden zijn raadslid of commissielid.

1Een lid van de commissie kan zich laten vervangen door een raadslid die door de raad als plaatsvervanger is benoemd.

1De commissie heeft als vaste adviseurs: de concerncontroller van de gemeente, en de griffier.

2De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie, zoals de accountant, het hoofd financiën, de portefeuillehouder financiën, burgemeester of de gemeentesecretaris.

3De griffier draagt zorg voor het secretariaat van de commissie en kan aan de beraadslagingen deelnemen.

Gewijzigd: 3.3: Leden zijn raadslid OF commissielid.

3.5. Vaste adviseurs zijn: de concerncontroller van de gemeente, en de griffier.

Toegevoegd:

3.6: het uitnodigen van interne en externe adviseurs.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

1De leden en plaatsvervangend leden van de commissie worden door de raad benoemd.

2De raad benoemt de voorzitter. De fractie die de voorzitter levert, kan ook een lid c.q. plaatsvervangend lid voordragen.

3Het lidmaatschap van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag van het raadslid.

4Voorts eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.

5Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

1De leden en plaatsvervangend leden van de commissie worden door de raad benoemd.

2De raad benoemt de voorzitter. De fractie die de voorzitter levert, kan ook een lid c.q. plaatsvervangend lid voordragen.

3Het lidmaatschap van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag van het raadslid.

4Voorts eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.

5Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Geen wijzigingen

Artikel 5 Voorzitter

1De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

2De uitnodigingen vermelden datum, tijd en plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden ter beschikking gesteld.

3De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van de commissie en het doen naleven van deze verordening.

4De voorzitter neemt deel aan de beraadslagingen en bewaakt een niet-politieke

5benadering door de commissie.

6De voorzitter vertegenwoordigt de auditcommissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten.

7De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 5 Voorzitter

1De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt — spoedeisende gevallen uitgezonderd — uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

2De uitnodigingen vermelden datum, tijd en plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden ter beschikking gesteld.

3De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van de commissie en het doen naleven van deze verordening.

4De voorzitter neemt deel aan de beraadslagingen en bewaakt een niet-politieke benadering door de commissie.

5De voorzitter vertegenwoordigt de auditcommissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten.

6De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris van de commissie.

7De auditcommissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter is een raadslid. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

Toegevoegd:

5.7: Plaatsvervangend voorzitter en diens rol.

Artikel 6 Secretariaat

1In overleg tussen de voorzitter van de auditcommissie en de griffier wordt een ambtelijk secretaris aangewezen.

2De ambtelijk secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor:

1organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de auditcommissie;

2voorbereiding van de voorlopige agenda’s;

3opstellen van een besluitenlijst;

4voorbereiding van notities en voorstellen ten behoeve van of namens de auditcommissie.

Artikel 6 Secretariaat

1In overleg tussen de voorzitter van de auditcommissie en de griffier wordt een ambtelijk secretaris aangewezen.

2De ambtelijk secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor:

1organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de auditcommissie;

2voorbereiding van de voorlopige agenda's;

3opstellen van een besluitenlijst;

4voorbereiding van notities en voorstellen ten behoeve van of namens de auditcommissie.

Geen wijzigingen

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De auditcommissie vergadert zo dikwijls als dat voor haar taakuitoefening noodzakelijk is.

2Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.

3De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie.

4De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden en fractieassistenten kunnen de vergadering als toehoorder bijwonen. De informatie uit de

5vergadering wordt niet openbaar gemaakt.

6Van iedere vergadering van de commissie wordt door de secretaris een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt in de daaropvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De auditcommissie vergadert zo dikwijls als dat voor haar taakuitoefening noodzakelijk is, maar ten minste tweemaal per jaar.

2Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.

3De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. De informatie uit de vergadering wordt niet openbaar gemaakt.

4Van iedere vergadering van de commissie wordt door de secretaris een afsprakenlijst gemaakt. De afsprakenlijst wordt in de daaropvolgende vergadering vastgesteld door de commissie en is niet openbaar.

Toegevoegd:

7.1: Minimaal 2 keer per jaar.

Gewijzigd

7.2: opgenomen onder 3.5 en 3.6.

7.4: Fractie-assistenten verwijderd.

7.4: besluitenlijst gewijzigd in afsprakenlijst.

Artikel 8 Quorum

1De vergadering vindt geen doorgang indien blijkt dat niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2In dat geval kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij er tenminste 48 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur dient te zijn.

3De vergadering als bedoeld in lid 2 van dit artikel, vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

Artikel 8 Quorum

1De vergadering vindt geen doorgang indien blijkt dat niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2In dat geval kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij er tenminste 48 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur dient te zijn.

3De vergadering als bedoeld in lid 2 van dit artikel, vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

Geen wijzigingen

Artikel 9 Informatie

1De adviseurs van de commissie dragen zorg voor het tijdig aanleveren van informatie aan de commissie, die nodig is voor het uitoefenen van haar taken als bedoeld in artikel 2.

2De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met haar adviseurs.

3Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadscommissie of raadsvergadering.

Artikel 9 Informatie

1De adviseurs van de commissie dragen zorg voor het tijdig aanleveren van informatie aan de commissie, die nodig is voor het uitoefenen van haar taken als bedoeld in artikel 2.

2De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met haar adviseurs.

3Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadscommissie of raadsvergadering.

Geen wijzigingen

Artikel 10 Slotbepalingen

1In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Aalsmeer 2016.

3Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.

Artikel 10 Slotbepalingen

1In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Aalsmeer 2026.

3De Verordening Auditcommissie Aalsmeer 2016 wordt ingetrokken.

4Deze verordening treedt in werking op de dag dat deze is vastgesteld.

Wijzigingen conform nieuwe verordening.