Verordening Auditcommissie Aa en Hunze 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de raad: de gemeenteraad van Aa en Hunze;

b.de commissie: de auditcommissie;

c.commissielid: een lid van de auditcommissie;

d.voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders van Aa en Hunze.

d.de accountant: de in de controleverordening van de gemeente Aa en Hunze genoemde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e.controleverordening: de controleverordening van de gemeente Aa en Hunze, vastgesteld op 21 januari 2004;

Artikel 2. Samenstelling van de commissie

1De commissie bestaat uit minimaal 5 raads- of raadscommissieleden, van iedere fractie maximaal één vertegenwoordiger, aangevuld met ambtelijke ondersteuning.

2De leden worden voorgedragen door de raadsfracties.

3De leden worden benoemd door de raad.

4Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. De leden kunnen zich niet laten vervangen.

5De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

Artikel 3. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

2De voorzitter deelt ten minste veertien dagen van tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.

3Van iedere vergadering worden notulen gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffie. De notulen worden vastgesteld door de commissie.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 4. Zittingsduur

1De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd.

2De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.

3De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad.

4Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap.

5In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien.

Artikel 5. Taken en bevoegdheden

1De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van het accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant.

b.De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad.

c.De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad.

d.De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.

e.Het onderzoeken van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (nota’s, begroting, beleidsrapportages, jaarverslag etc.) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.

f.Het toezicht op de opvolging van de door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole.

g.De commissie adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet.

3De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken adviezen en voorstellen uit te brengen.

Artikel 6. Verantwoording

11.De commissie legt door middel van haar verslagen en adviezen verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden.

2De commissie brengt na de controle van de jaarstukken een advies aan de raad uit met aanbevelingen en conclusies.

Artikel 7. Ambtelijke bijstand

1De commissie wordt geadviseerd door de portefeuillehouder financiën, de teamleider financiën en de concerncontroller.

2De commissie kan zich al naar gelang de behoefte laten bijstaan door andere adviseurs.

2De griffie fungeert als secretaris van de commissie.

Artikel 8. Quorum en stemmen

1De commissie vergadert niet indien niet ten minste drie leden aanwezig zijn.

2De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

3Bij het staken van stemmen wordt het ontbrekende commissielid verzocht schriftelijk een stem uit te brengen.

4Voor wat betreft de raadsvertegenwoordiging gaat het om stemhebbende leden; bij de vertegenwoordiging vanuit de bestuurlijke/ambtelijke ondersteuning om adviserende leden.

Artikel 9. Inwerkingtreden en citeertitel

1De verordening wordt aangehaald als “Verordening Auditcommissie Aa en Hunze 2023”.

2Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.