Aanhef
Definitieve versie Vechtstromen maart 2017
Voorwoord
De Unie van Waterschappen (UvW) stimuleert de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk van de waterschappen. Professionalisering van deze praktijk is niet alleen een kwestie van het naleven van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de inkoop- en aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap te ondersteunen en meer uniformiteit tussen waterschappen en andere overheidsinstellingen te bevorderen.
Sinds april 2013 werken de waterschappen met een geharmoniseerd inkoopbeleid. Met het geharmoniseerd waterschapsbeleid voor inkoop en aanbesteden dragen de waterschappen bij aan de uniformering van de decentrale overheden. Nieuwe Europese richtlijnen zorgen ervoor dat dit beleid dient te worden herzien. Volgens afspraak zal Nederland voor 18 april 2016 de nieuwe richtlijnen moeten implementeren in de Aanbestedingswet 2012.
1De Inwerkingtreding wijziging was uitgesteld tot 1 juli 2016: Dit betekent dat de wet pas in werking is getreden na het verlopen van de implementatietermijn.
In 2015/2016 is dit beleid geëvalueerd en waar nodig herzien. Hierbij is tevens rekening gehouden met de nieuwe Europese regelgeving en daarop gebaseerde nationale wetgeving die op dat moment beschikbaar was.
Met dit beleid beogen waterschappen de volgende doelstellingen na te streven:
•Op een goede en verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden;
•Aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit;
•Niet alleen bijdragen aan mogelijke besparingen, maar tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten realiseren;
•Mogelijkheden om bij het aanbesteden van opdrachten een rol toe te bedelen aan marktpartijen, gericht op het verkrijgen van duurzame en innovatieve oplossingen en ideeën.
Waterschap Vechtstromen hanteert het model van de Unie van waterschappen en heeft hierin kleine nuances aangebracht, afgestemd op de werkwijzen binnen de eigen organisatie.
Inleiding
Waterschap Vechtstromen spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij waterschap Vechtstromen plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader
2Dit beleid vervangt Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013
. Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient waterschap Vechtstromen continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van waterschap Vechtstromen.
Bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaat waterschap Vechtstromen uit van:
1Centrale doelstellingen (hoofdstuk 2);
2Juridische uitgangspunten: hoe gaat waterschap Vechtstromen om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3);
3Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat waterschap Vechtstromen om met integriteit, de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (hoofdstuk 4);
4Economische uitgangspunten: hoe gaat waterschap Vechtstromen om met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5);
5Inkoopprocedure: hoe bepaalt waterschap Vechtstromen welke inkoopprocedure er wordt gevolgd? (Hoofdstuk 6)
Organisatorische uitgangspunten
De wijze waarop Vechtstomen inkoop heeft ingericht is vastgelegd in de uitvoeringsnotitie ‘Inrichting van de inkoopfunctie bij Vechtstromen’.
Inkooppakketstrategieën
Aanvullend op dit beleid is het mogelijk dat waterschap Vechtstromen alleen of in samenwerking met andere waterschappen / aanbestedende diensten, per inkooppakket of een samenstel van inkooppakketten, beleid opstelt.
Inkooptoolkit
Via intranet zijn in de Inkooptoolkit alle processen en procedures te vinden voor de inkoop van Werken, Diensten en Leveringen.
6. Inkoopprocedure
6.1 Bepalen van de inkoopprocedure
6.1.1 Vergoeding inschrijvingskosten
Waterschap Vechtstromen bepaalt per opdracht of het een vergoeding van inschrijvingskosten toekent.
6.1.2 Eigen Initiatief
Een Eigen Initiatief met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen kan door waterschap Vechtstromen rechtstreeks aan de indiener gegund worden, zonder dat hiervoor een (meervoudig) onderhandse of nationale procedure gevolgd hoeft te worden.
6.1.3 Drempelbedragen bij Europese subsidieprojecten
Bij opdrachten waar mogelijk subsidieverstrekking van toepassing is, dienen de drempelbedragen te worden getoetst aan de subsidievoorwaarden van het betreffende Europese subsidieprogramma.
6.2 Aanbestedingsreglementen
Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.
Voor de aanbesteding van Diensten en Leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld.
6.3 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Waterschap Vechtstromen wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.
6.4 Dossiervorming
Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:
-voldoen aan de archiefwet;
-verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door bijvoorbeeld controller of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen;
-(verdere) contractmanagement.
Daartoe wordt een centraal inkoopdossier aangelegd. Dit wordt gedaan in Negometrix en Join. Inkoop en projectleiding zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het dossier (samenstelling en volledigheid).