Aanhef
De secretaris-directeur van waterschap Vechtstromen;
gezien het besluit d.d. 19 augustus 2025;
gelet op het Besluit mandaat, volmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2019 en het daarin toegekende mandaat, volmacht en machtiging aan de secretaris-directeur
BESLUIT
De budgethoudersregeling als volgt te wijzigen:
1De Budgethoudersregeling 2015 in te trekken;
2De Budgethoudersregeling 2025 vast te stellen en te bepalen dat deze per direct in werking treedt.
2 Budgethouder en -beheerder
2.1 Budgethouder
2.1.1 Verantwoordelijkheden budgethouder
1De budgethouder draagt, binnen de grenzen van zijn budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen. Het opstellen van een bestedingsplan wordt aanbevolen.
2Een budget mag uitsluitend worden ingezet voor het doel of de activiteit waarvoor het is verleend.
3De budgethouder houdt zich aan de procedures en instructies met betrekking tot het financieel beheer, die zijn opgenomen in de financiële procedures.
4De budgethouder is verantwoordelijk voor de bewaking van het budget, zowel inkomsten als uitgaven. Een budgethouder is integraal verantwoordelijk voor de uitputting van de aan hem toegekende budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde (deel-) prestaties van de aan hem/haar toegekende budgetten.
5De budgethouder is verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief inzetten van middelen voor de realisatie van de programmadoelen en prestaties, het tijdig afgeven van budgetprognoses ook in het financiële bronsysteem, tussentijdse informatievoorziening en het afleggen van verantwoording via P&C rapportages.
a.Voor exploitatie vinden de rapportages plaats via de RAPP-gesprekken tussen de budgethouder en het verantwoordelijke DT-lid. De prognose sluit aan op de (bijgestelde) begroting. (Verwachte) afwijkingen groter dan € 50.000 en/of meer dan 10% op productniveau worden bestuurlijk toegelicht.
b.Voor investeringen worden afwijkingen besproken in PVO’s tussen opdrachtgever en projectverantwoordelijke en via de opdrachtgever gemeld aan de programmaleider.
6De budgethouder neemt het initiatief voor het doorvoeren van een budgetwijziging.
7De budgethouder werkt volgens de actuele werkprocessen van WVS waaronder bijvoorbeeld het inkoopproces inclusief de daarbij behorende Richtlijn Prestatielevering.
2.2 Budgetbeheerder (exploitatie)
2.2.1 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder
1De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de uitputting van de aan hem toegekende budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde (deel-) prestaties.
2De budgetbeheerder draagt, binnen de grenzen van zijn budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen. Een budget mag uitsluitend worden ingezet voor het doel of de activiteit waarvoor het is verleend.
3De budgetbeheerder houdt zich aan de procedures en instructies met betrekking tot het financieel beheer, die zijn opgenomen in de financiële procedures.
4De budgetbeheerder heeft een zodanig inzicht in de hoogte, samenstelling en uitputting van het budget dat een verantwoord budgetbeheer kan worden gevoerd. Als dit inzicht niet verkregen kan worden, meldt hij dit aan de budgethouder.
5De budgetbeheerder rapporteert periodiek aan de budgethouder. Hij rapporteert uit eigen beweging in geval van dreigende onder- of overschrijdingen van het budget of onregelmatigheden in het beheer daarvan. Zo nodig neemt de budgetbeheerder het initiatief voor het doorvoeren van een budgetwijziging.
6De budgetbeheerder werkt volgens actueel werkprocessen van WVS waaronder bijvoorbeeld het inkoopproces inclusief de daarbij behorende Richtlijn Prestatielevering.
7Bij de MJV worden jaarlijks de (autonome) ontwikkelingen binnen de exploitatie onderbouwd door de thema- en teamleiders.
3 Algemene informatie waterschap financiën
3.2 Belastingen van het waterschap
3.2.1 Watersysteemheffing
Voor het beheer van het watersysteem leggen we een watersysteemheffing op aan alle inwoners en eigenaren van grond in het werkgebied van Vechtstromen. Er zijn vier categorieën die belasting betalen binnen de watersysteemheffing:
1Ingezetenen
Dit zijn alle huishoudens. Elk huishouden telt als 1 ingezetene (ongeacht het aantal personen) en betaalt dus 1 vast bedrag.
2Ongebouwd
Dit zijn alle hectares grond in het werkgebied die onbebouwd zijn, exclusief natuurterreinen. Spoor-, weg en waterwegen gelden ook als ‘ongebouwd’. Per hectare wordt een vast bedrag in rekening gebracht bij de eigenaar.
3Natuur
Dit zijn ook ongebouwde hectares grond, maar deze zijn ingericht voor natuur. Ook voor natuur wordt per hectare een vast bedrag in rekening gebracht bij de eigenaar.
4Gebouwd
Alle percelen grond waarop gebouwd is (woningen, bedrijfspanden, etc.). Op basis van de WOZ-waarde wordt bepaald hoeveel eigenaren van de gebouwen betalen.
Het algemeen bestuur bepaalt vervolgens (binnen wettelijk bepaalde bandbreedtes) hoeveel elk van de categorieën aan belasting moet betalen. Dit doen ze via de zogenoemde ‘kostentoedeling’. Het bestuur legt daarin vast hoeveel procent elke categorie van de totale watersysteemheffing moet opbrengen. Binnen deze verdeling mag het bestuur, tot slot, nog tariefdifferentiaties (kortingen of opslagen op het belastingtarief voor bepaalde groepen eigenaren) toepassen. Zo mag voor een hectare weg bijvoorbeeld een dubbeltarief gerekend worden. Aan eigenaren van gebouwen en gronden die buiten de dijken liggen (en dus minder voordeel hebben van het werk van het waterschap) mag maximaal 75% korting worden verleend voor de watersysteemheffing. Vervolgens wordt berekend wat het belastingtarief zou moeten zijn voor elk van de categorieën. Bijvoorbeeld: als alle ingezetenen € 50.000 moeten opbrengen, en er zijn 10.000 ingezeten, dan wordt het tarief € 5 per ingezetene. Op die manier wordt voor elke categorie een tarief berekend.
3.2.2 Zuiveringsheffing
Voor het zuiveren van het afvalwater wordt de ‘zuiveringsheffing’ in rekening gebracht. Dit doen we per ‘vervuilingseenheid’ ook wel afgekort als ‘v.e.’. De vervuilingseenheid staat voor de hoeveelheid vervuiling dat in het water zit. Hoe meer vervuild water, hoe hoger het aantal ‘v.e.’ dat een belastingbetaler moet betalen. Waterschappen zijn verplicht om stedelijk afvalwater te zuiveren. Heel kort door de bocht komt het erop neer dat waterschappen verplicht zijn om afvalwater vanuit huishoudens te ontvangen en te zuiveren. Voor afvalwater vanuit bedrijven geldt dat niet. Waterschappen mogen het afvalwater van bedrijven weigeren. Het waterschap legt op een aantal manieren een belastingaanslag op voor de zuiveringsheffing:
1Huishoudens
De wet maakt onderscheidt tussen éenpersoonshuishoudens en meerpersoonshuishoudens. Een éénpersoonshuishouden betaalt standaard 1 v.e. en een meerpersoonshuishouden (twee of meer personen) standaard 3 v.e.’s. Ongeacht het aantal personen.
2Bedrijven
Het waterschap onderscheidt 3 bedrijven: ‘forfairtair, ‘tabelbedrijven’ en ‘meetbedrijven’. Forfairaire bedrijven zijn bedrijven die weinig water verbruiken. De aanslag wordt vastgesteld op 1 of 3 v.e. Bij tabelbedrijven wordt een belastingaanslag opgelegd op basis van het waterverbruik van een bedrijf of op basis van het soort bedrijf. In een ‘tabel’ is per categorie bedrijf opgenomen wat de gemiddelde vervuiling van het water is. Op basis daarvan wordt bepaald hoeveel v.e. bij het bedrijf in rekening wordt gebracht. Daarnaast zijn er meetbedrijven. Dit zijn bedrijven waar het waterschap daadwerkelijk op bezoek gaat om te meten wat de werkelijke vervuiling van het water is. Op basis van deze metingen wordt bepaald hoeveel v.e. het bedrijf moet betalen.
De verdeling van inkomsten watersysteemheffing/zuiveringsheffing is ongeveer 50%/50%. Het innen van de belastingen wordt door het belastingkantoor ‘GBLT’ gedaan. Vechtstromen is samen met een aantal andere waterschappen en gemeenten ‘eigenaar’ van GBLT.
4 Programmabegroting
4.3 Schuiven tussen programma’s
4.3.1 Schuiven tussen jaren van de programmabegroting
Exploitatie
Voor projecten die volgens het activabeleid niet mogen worden geactiveerd is dekking in de exploitatiebegroting nodig. De totale middelen worden, met een bestedingsprognose per jaar, ter beschikking gesteld aan de verantwoordelijk budgethouder (teamleider).
In specifieke gevallen (bijvoorbeeld als werk aantoonbaar niet kon worden uitgevoerd) mogen in enig jaar niet aan het specifieke project bestede middelen worden doorgeschoven naar het daaropvolgende jaar. De hoogte wordt bij het samenstellen van de programmabegroting voor het eerstvolgende jaar ingeschat, zodat een ononderbroken besteding mogelijk wordt.
Bij het jaarverslag wordt een specifieke categorie van resultaatbestemmingen in het leven geroepen, waarmee de feitelijk benodigde ‘overlopende verplichting’ wordt vastgesteld en zo nodig in de eerste begrotingswijziging wordt gecorrigeerd.
Bijlage 1. Begrippenlijst
In deze bijlage staan in alfabetisch volgorde begrippen die belangrijk zijn om de inhoud van deze regeling te kunnen duiden en begrijpen.
AB
Algemeen bestuur. Zij stelt onder andere P&C-producten, kredieten en beleid vast. De samenstelling, taken en werkwijze van het AB staan op de website vechtstromen.nl en op intranet.
Activeren
Op basis van het activabeleid kunnen sommige kosten worden geactiveerd waarbij de kapitaallasten en de rente- en afschrijvingskosten over meerdere jaren mogen worden uitgesmeerd.
(Autonome) ontwikkelingen
Bij de Meerjarenverkenning (MJV) wordt een uitvraag voor (autonome) ontwikkelingen gedaan. Dit zijn alle ontwikkelingen die een financieel effect hebben waar het algemeen bestuur een besluit over moet nemen. Hebben we het over autonome ontwikkelingen, dan gaat het over ontwikkelingen die voldoen aan de voorwaarden van de 3 O’s: Onvoorzien, Onvermijdelijk en Onuitstelbaar. Met andere woorden; we hebben geen keuze of we invulling moeten geven aan deze ontwikkelingen.
Baten en lasten
In dit document verstaan we onder middelen/budget zowel baten als lasten, oftewel zowel inkomsten als uitgaven.
Begrotingswijziging
Er zijn twee soorten bestuurlijke begrotingswijzigingen:
1Een begrotingswijziging door het dagelijks bestuur, tussen kosten- en opbrengstensoorten, zolang ze de programmatotalen niet overschrijden.
2Een begrotingswijziging door het algemeen bestuur, zijnde een begrotingswijziging tussen programma’s, en wijzigingen in de bruto kosten en opbrengsten van programma’s.
Binnen de bestaande middelen van budgethouder (collega met financieel mandaat/volmacht) kan ook een begrotingswijziging worden doorgevoerd. Bijvoorbeeld binnen het teambudget van een teamleider. Dit gaat altijd op initiatief van de budgetbeheerder na afstemming met zijn/haar financieel adviseur.
Voor investeringen betreft het bijvoorbeeld een wijziging tussen subprojecten met componenten C, W en E. Hiervoor is de adviseur projectbeheersing het eerste aanspreekpunt.
Beheerbegroting
In de beheerbegroting is de wettelijk verplichte uitvoeringsinformatie opgenomen (zoals is opgenomen in artikel 4.69 t/m 4.73 van het Waterschapsbesluit en de onderliggende ministeriële Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (BBVW)). Het betreft detailinformatie en is financieel aanvullend op de programmabegroting. Welke informatie op basis waarvan is opgenomen, staat in de beheerbegroting vermeld. De beheerbegroting is op te vragen bij team FJ&I, cluster Financiën.
Beheerjaarrekening
In de beheerjaarrekening is de realisatie van de beheerbegroting met de wettelijk verplichte uitvoeringsinformatie opgenomen (zoals is opgenomen in het Waterschapsbesluit en de onderliggende ministeriële Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen). De beheerjaarrekening is op te vragen bij team FJ&I, cluster Financiën.
Besteller
De besteller legt voor zijn/haar team(s) de inkoopaanvragen vast in het financiële systeem onder verantwoordelijkheid van de budgethouder. Op de specificatieregel van de inkoopaanvraag wordt vastgelegd van welke budget de geplande besteding wordt gedaan. Deze specificatieregels worden via de automatische workflow in het financiële systeem ter autorisatie aangeboden bij de verantwoordelijke budgetbeheerder / budgethouder. Wanneer de inkoopaanvraag de status heeft “inkoopopdracht verzonden” is deze als verplichting zichtbaar in de financiële administratie.
Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingsrechtmatigheid is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
Beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen
BBV(W) staat voor Besluit Begroting en Verantwoording (Waterschappen). Het is een regeling die van toepassing is op gemeenten, provincies en waterschappen in Nederland. Het BBV bevat voorschriften en richtlijnen voor de begroting en verantwoording van financiële gegevens binnen deze overheidsorganisaties. Waterschappen hebben van gemeenten en provincies afwijkende, eigen verslaggevingsvoorschriften (het BBVW). Vanaf de programmabegroting 2025-2029 zijn wijzigingen doorgevoerd waardoor het meer vergelijkbaar wordt met BBV.
Beleids- en beheerproducten
Om te kunnen rapporten conform de BBVW (Beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen) zijn onze exploitatiebudgetten ingericht volgens de Beleids- en beheerproducten (BBP-producten) welke opgesteld zijn door de Unie van Waterschappen. Deze producten maken onderdeel uit van ons Hoofdmodel waarin onder meer de verdeling van budgetten naar budgethouders is vastgelegd.
Budget
Financiële middelen gekoppeld aan een te treffen maatregel of een te leveren (deel-)prestatie / cluster van prestaties, die nodig is om de door het algemeen bestuur vastgestelde programmabegroting en de daaraan gekoppelde programmadoelen te realiseren. Budget betreft zowel exploitatiebudget als investeringsbudget en zowel baten (inkomsten) als lasten (uitgaven).
Budgethouder
Een budgethouder is een functionaris binnen Waterschap Vechtstromen aan wie bestuurlijk en/of ambtelijk verantwoordelijkheid is toegewezen voor één of meerdere budgetten. Een budgethouder kan, maar hoeft geen mandaat te hebben. Indien aan de budgethouder via het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging 2019 ook mandaat is verleend, is hij tevens bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan en besluiten te nemen binnen de toegekende budgetten. De budgethouder kan budgetbeheerders aanwijzen, die voor hem zorgen voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen. Dit moet wel formeel en tijdig via team FJ&I, cluster financiën, worden ingericht.
Budgetbeheerder
Een budgetbeheerder is een functionaris binnen Waterschap Vechtstromen die door de budgethouder is aangewezen om namens deze de dagelijkse uitvoering van het financieel beheer te verzorgen binnen (een deel) van het toegekende (exploitatie)budget, gekoppeld aan een concreet doel of project. De budgetbeheerder heeft geen zelfstandig mandaat, maar voert taken uit binnen de kaders en instructies van de budgethouder.
Budgetuitputting
In hoeverre een toegekend budget nodig blijkt vanuit baten en lasten (inkomsten en uitgaven) gezien.
Budgetwijziging
Wijzigingen in budgetten met een onderscheid tussen:
1Een technische budgetwijziging (mutatie binnen een kostensoort met hetzelfde product en kostendrager).
2Een administratieve budgetwijziging (binnen een hoofdkostensoort
2Onder hoofdkostensoort wordt in dit verband verstaan: Personeelslasten, Goederen en diensten van derden, Bijdragen aan derden, Personeelsbaten, Financiële baten en Bijdragen van derden.
tussen (nieuwe) exploitatie-projecten binnen hetzelfde programma).
De bevoegdheid tot het autoriseren van een budgetwijziging ligt op het niveau van budgetbeheerder.
DB
Dagelijks bestuur
DT
Directieteam
Cluster
Een cluster omvat een groep investeringen met eenzelfde karakter of doel, bijvoorbeeld alle KRW aanpassingen aan zuiveringen of baggerwerkzaamheden. Een cluster gaat over projecten en subprojecten heen.
Exploitatiebudget
De voor een specifiek jaar door het AB beschikbaar gestelde middelen. Jaarlijks geld. Elk jaar wordt een zogenaamd budgetboekje opgesteld, waarin actuele budgetten staan. Dit budgetboekje is op intranet te vinden.
Financiële bevoegdheden
De financiële bevoegdheden zijn vastgesteld in het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging 2019.
Hoofdmodel
Dit is een totaaloverzicht van alle exploitatiebudgetten van WVS ingedeeld op BBP-producten binnen team FJ&I, cluster financiën. Deze zijn vastgelegd onder Producten in het financiële systeem.
In het hoofdmodel wordt onder meer de verdeling van budgetten naar budgethouders vastgelegd. Het model is leidend voor de koppeling van projecten aan teams en programma’s. In het model is vastgelegd in welke mate (%) het betreffende budget op een deelproduct wordt toegewezen aan de kostendragers Zuiveringsbeheer dan wel Watersysteembeheer. Het model is leidend voor de inrichting in het financiële bronsysteem en voor overzichten en stuurinformatie voor budgetbeheerders.
In het hoofdmodel zijn ook de balansrekeningen vastgelegd. Van deze balansrekeningen vinden niet-gerelateerde betalingen plaats. De betalingen worden gefiatteerd door de teamleider welke in lijn ligt met de aard van de betaling. Deze betalingen kunnen niet worden doorgemandateerd aan medewerkers.
Een verandering op basis van wet- en regelgeving of wijziging na intern verzoek wordt eerst getoetst (zie ook H8). Pas na akkoord van de verantwoordelijke adviseur financiën en verwerking van de mutatie in het hoofdmodel is de mutatie van kracht.
Horizontale vervanging
Vervanging kan plaatsvinden door een functionaris van een gelijkwaardig niveau en met gelijkwaardige bevoegdheden.
Investeringskrediet
Uitgaven met een meerjarig nut voor waterschap Vechtstromen (WVS) die bestuurlijk zijn vastgesteld inclusief de bestuurlijke goedkeuring voor uitputting van het vastgestelde budget.
Ondervolmacht
Medewerkers de juiste rechten, zowel financieel als systeemtechnisch, te geven gebeurt via cluster Financiën, team FJ&I. Daarvoor is een werkinstructie (werkinstructie voor verstrekken mandaat/volmacht aan medewerkers). Binnen ondervolmacht vallen beslissingen die betrekking hebben op de exploitatiebudgetten.
Onvoorzien
Dit is een dekkingsmiddel voor kosten die Onvoorzien, Onvermijdbaar en Onuitstelbaar zijn. Deze post wordt jaarlijks per programma begroot. De financiële volmacht voor de post onvoorzien ligt bij de secretaris-directeur. De werkwijze onvoorzien is vastgesteld in het DT van 4 april 2024 en op te vragen bij team FJ&I, cluster Financiën.
P&C-cyclus
De planning en control cyclus (P&C-cyclus) is een proces waarin de organisatie vooruitkijkt, plannen maakt, de voortgang monitort, waar nodig bijstuurt en verantwoording aflegt. De P&C geeft inzicht waar we staan qua doelstellingen. Het helpt bij plannen, uitvoeren en bijsturen en maakt financiële verwachtingen helder.
Basis is de Meerjarenverkenning (MJV) met ontwikkelingen, doelen en inspanningen passend bij het bestuursakkoord. In de programmabegroting (PB) staan inspanningen en middelen voor het betreffende jaar naar de 3 programma’s Watersysteem, Waterketen, Besturen en Organiseren. Intern wordt via managementrapportages (Rapp’s) gerapporteerd. Bestuurlijk via het bestuurlijk voortgangsrapport (BVR). In het jaarverslag/-rekening wordt verantwoord hoe het jaar is verlopen.
Prestatieverklaring en prestatieverklaarder
Dit is een verplicht onderdeel van het inkoopproces. Een prestatieverklaarder is de persoon die daadwerkelijk kan aangeven of hetgeen gefactureerd wordt ook daadwerkelijk is geleverd/uitgevoerd. De prestatieverklaarder hoeft hiervoor geen financieel mandaat/volmacht te hebben. De prestatieverklaarder moet de prestatielevering conform de actuele richtlijn Prestatielevering (laten) vastleggen in het financieel systeem.
Na vastlegging van de prestatielevering wordt de factuur betaalbaar gesteld. De werkwijze, het kader voor prestatieverklaring is door het DT vastgesteld en te vinden op intranet.
Programma’s
WVS kent 3 programma’s: 1. Watersysteem, 2. Waterketen en 3. Besturen en Organiseren.
Programmabegroting
De programmabegroting is de weergave van de begrote kosten en opbrengsten over een boekjaar, ingedeeld naar de 3 programma’s binnen het waterschap en jaarlijks vastgesteld door het algemeen bestuur. Het betreft exploitatie (jaarlijkse middelen) en investeringen met daarbij zowel baten en lasten (inkomsten en uitgaven). De programmabegroting is de opdracht aan het dagelijks bestuur om tot realisatie van de in het Doelen- en Inspanningnetwerk (DIN) en de in thema’s genoemde maatregelen over te gaan met het beschikbaar gestelde budget. Daartoe stelt het dagelijks bestuur een beheerbegroting vast.
Projectleider
We kennen bij het uitvoeren van projecten zowel de projectleider in functie als de projectleider in rol. Heb je de functie als projectleider dan is dit je volledige functie. Krijg je de rol van projectleider toegewezen dan doe je dit naast je andere werkzaamheden.
Routinematige investeringen
Investeringen die qua soort en karakter tot de periodiek terugkerende investeringen behoren. Deze zijn terug te vinden in de beheerbegroting.
Startkrediet
Om met voorbereidende werkzaamheden voor een investering te kunnen starten en rechtmatig financiële middelen te mogen besteden, is een zogenaamd startkrediet nodig. Bij opdracht wordt dit startkrediet via programmeren aan het project (de projectverantwoordelijke) beschikbaar gesteld.
Slotwijziging
Bij een afgesloten investering kunnen nog afrondende kosten aanwezig zijn. Als hierdoor een overschrijding van het krediet ontstaat kan een slotkrediet verstrekt worden.
Vervangingsinvesteringen
Investeringen die in het verleden gedaan zijn en onder invloed van technische en/of economische veroudering worden vervangen.
Waterschapswet
De Waterschapswet regelt de instelling en opheffing van waterschappen. En geeft regels over de taken en inrichting van waterschappen en de samenstelling van hun besturen. Ook staan er bepalingen in over bevoegdheden, financiën en het toezicht op waterschappen.
WVS
Waterschap Vechtstromen
Bijlage 2. Bronnenlijst
Deze bijlage bevat een overzicht van de bronnen die gebruikt zijn in de regeling. De bronnen verwijzen naar relevante wet- en regelgeving, vastgestelde beleidsdocumenten en andere documenten die de basis vormen voor afspraken en procedures in de regeling.
Nr.
Bronnen
1
Activabeleid (definitief)
2
Besluit mandaat, volmacht en machtiging 2019
3
Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging 2019
4
Controleverordening waterschap Vechtstromen
5
Definitieve richtlijnen prestatielevering
6
Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Vechtstromen (108)