Aanhef
Het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen;
gezien het advies d.d. 15 juni 2026;
gelet op de artikelen 56 en 77 van de Waterschapswet;
BESLUIT
1het geactualiseerde beleid Wet politiegegevens Waterschap Vechtstromen vast te stellen;
2de aanbevelingen uit de interne audit Wet politiegegevens te implementeren overeenkomstig het verbeterplan; en
3het bestaande beleid Wet politiegegevens in te trekken met ingang van de datum van inwerkingtreding van het geactualiseerde beleid.
1.1 Voorwoord
Privacy is een Grondrecht. Privacy is een voorwaarde om vrij te zijn in wie je bent en wat je doet.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) handelt over informationele Privacy. Hiervoor is een Privacy beleid opgesteld. De verwerking van politiegegevens door buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's) valt echter niet alleen onder de AVG maar ook onder de Wet politiegegevens (Wpg).
Daarnaast is een aantal andere regelingen van toepassing op de verwerking van politiegegevens. Zoals het Besluit politiegegevens (Bpg), het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren en de Regeling periodieke audit politiegegevens. Deze wetten en regelgevingen kennen op enkele gebieden wat onderlinge verschillen.
Zo kent de Wpg bijvoorbeeld specifieke bewaartermijnen voor de opslag van politiegegevens, terwijl de AVG geen concrete bewaartermijnen voorschrijft. Ook stelt de Wpg andere eisen bij het delen van politiegegevens tussen verschillende partijen, is er een verplichting tot logging en zijn er in de Wpg aanvullende beperkingen en uitzonderingen op de in de AVG geldende privacyrechten van betrokkenen. Andere verplichtingen zijn vergelijkbaar maar kennen verschillen in de concrete uitwerking, zoals de verplichting voor de verwerkingsverantwoordelijke om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter bescherming en beveiliging van de gegevens.
Het huidige Privacybeleid van het waterschap Vechtstromen gaat alleen uit van de AVG. Er is voor gekozen de verplichtingen uit de Wpg in een apart Wpg beleid te beschrijven. Bij dit beleid hoort een Wpg-reglement waarin de verplichtingen uit de Wpg voor Vechtstromen artikelsgewijs staan beschreven. Dit reglement is in een apart beleidsstuk opgenomen.
1.2 Visie op Privacy
Als overheidsorganisatie heeft onze organisatie wettelijke taken waarvoor het noodzakelijk is om persoonsgegevens en politiegegevens te verwerken. Uitgangspunt is dat het voor de medewerkers van onze organisatie vanzelfsprekend is om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. Vechtstromen wil worden ervaren als een verbindende, maatschappelijk betrokken organisatie. Betrouwbaar zijn is daar onlosmakelijk mee verbonden.
Het voorkomen van boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is daarom niet de directe reden om zorgvuldig met politiegegevens om te gaan; de medewerkers van Vechtstromen zijn intrinsiek gemotiveerd om de informationele Privacy van betrokkenen te respecteren en zien vanuit die gedachte de wetgeving als een hulpmiddel hierin. Dit geldt zowel voor het gebruik van persoonsgegevens onder de AVG als het gebruik van politiegegevens onder de Wpg.
Privacy is van ons allemaal
Een Wpg beleid geeft onze organisatie houvast en richting voor het verwerken van politiegegevens in het dagelijks gebruik. We staan een pragmatische, maar (juridisch) correcte, toepassing van de wettelijke kaders voor. En we kijken daarbij vooral naar de voorwaarden om politiegegevens te kunnen verwerken, in plaats van de beperkingen.
Vechtstromen laat hiermee zien dat inwoners, agrariërs, ondernemers, medewerkers en andere betrokkenen die met ons waterschap te maken hebben, kunnen vertrouwen op voldoende bescherming van hun Privacy.
Met dit beleid willen we onder andere bereiken dat de boa’s van Vechtstromen:
•Zich ten volle bewust zijn van de noodzaak om zorgvuldig en op rechtmatige wijze om te gaan met politiegegevens;
•De rechten van betrokkenen respecteren en werken volgens de vastgestelde procedures;
•Het vertrouwen van betrokkenen in de overheid niet beschamen.
•Gedrag vertonen dat past bij goed werknemerschap.
•De kans op financiële en imagoschade minimaliseren.
1.3 Doelen
Met het voorliggend Wpg beleid beoogt onze organisatie het volgende:
-Het stimuleren en borgen van een betrouwbare organisatie en imago.
-Onze organisatie kaders en richtlijnen geven voor het verwerken van politiegegevens in de dagelijkse procesgang.
-Het waarborgen van het zorgvuldig omgaan met politiegegevens, conform de wet- en regelgeving.
1.4 Doelgroepen
Het Wpg beleid is bedoeld voor de buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) en de Bevoegd Functionaris (BF) die namens Waterschap Vechtstromen politiegegevens verwerken.
1.5 Reikwijdte Wpg beleid
Het Wpg beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle taken en processen, objecten, gegevensverzamelingen en onderliggende informatiesystemen waar Vechtstromen verantwoordelijk voor is die worden gebruikt ter uitvoering van de taken van de buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) die vallen onder de Wet politiegegevens (Wpg).
Het Wpg beleid van Vechtstromen heeft op het gebied van verwerking van politiegegevens een koppeling met het Privacybeleid AVG, maar is wegens de afwijkende regelgeving, ondergebracht in een separaat beleid. De teamleider Vergunningen, Toezicht en Handhaving is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Wpg beleid en gemandateerd voor het nemen van besluiten op grond van de Wpg, voor het Wpg beleid en daaruit volgende instructies.
1.6 Leeswijzer
Het Wpg beleid is als volgt opgebouwd.
Hoofdstuk 2,’Wpg wettelijk kader’, beschrijft het wettelijk kader dat als uitgangspunt geldt voor de verwerking van de politiegegevens
Hoofdstuk 3, ‘Organisatorische kader', beschrijft de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen Vechtstromen op het gebied van de Wpg,
Hoofdstuk 4, ‘Basisbeginselen verwerking politiegegevens’, beschrijft de basisbeginselen die gelden bij de verwerking van politiegegevens.
In hoofdstuk 5, ‘Verwerkingsregister Wpg’, wordt het Verwerkingsregister Wpg toegelicht.
Hoofdstuk 6, ‘Het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens’, licht toe welke regels er gelden voor het delen van politiegegevens.
Hoofdstuk 7, ‘Het bewaren van politiegegevens’, licht toe welke regels er gelden voor het bewaren van politiegegevens.
Hoofdstuk 8, ‘Datalekken’, schetst de afwijkende regelgeving die van toepassing is in geval van een datalek onder de Wpg.
Hoofdstuk 9, ‘Privacy door ontwerp en Privacy door standaardinstellingen’, geeft een beschrijving van de concepten van privacy by design/default.
Hoofdstuk 10, ‘Data protection impact assessment’, geeft een beschrijving van de data protection impact assessment.
Hoofstuk 11, ‘Audits’, geeft een beschrijving van de verplichte audits onder de Wpg.
Hoofdstuk 12, ‘Review beleid’, geeft een beschrijving van de periodieke review van dit Wpg-beleid.
In de bijlage 1 is een verklarende woordenlijst opgenomen met specifieke AVG en Wpg-begrippen die in dit Wpg beleid zijn opgenomen.
Bijlage 1 Begrippenlijst
De volgende begrippen zijn relevant voor de AVG, Wpg en voorliggend Wpg beleid.
-AP
De Autoriteit persoonsgegevens is de Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit en het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder voor de AVG is aangesteld voor het toezicht op het verwerken van politiegegevens.
-AVG en UAVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
-Betrokkene
Natuurlijk persoon op wie de politiegegevens betrekking hebben. Bij Vechtstromen gaat het om de volgende betrokkenen: inwoners, agrariërs, ondernemers, medewerkers en andere betrokkenen die met ons waterschap te maken hebben.
-Besluit politiegegevens (Bpg)
Naast de Wet politiegegevens is er ook een Besluit politiegegevens. Daarin is onder andere vastgelegd aan welke partners de politie in welke gevallen politiegegevens mag verstrekken. Tevens staan daar verbijzonderingen in uit de wet, zoals bijvoorbeeld wie waarvoor geautoriseerd mag worden.
-Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren (Bpg boa)
In het Bpg boa zijn de bepalingen uit de Wpg en het Besluit politiegegevens (Bpg) uitgewerkt die van overeenkomstige toepassing zijn verklaard op de gegevensverwerkingen van boa’s in het kader van opsporingstaken.
-Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot of het vrijkomen van politiegegevens zonder dat dit mag of zonder dat dit de bedoeling is van de betreffen onze organisatie. Ook het ongewenst vernietigen, verliezen, wijzigen of verstrekken van politiegegevens valt onder de definitie van een datalek.
-Gegevenseffectbeschermingsbeoordeling (geb)
Indien er sprake is van een verhoogd Privacy risico wordt een zogenaamde gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel data protection impact assessment – DPIA genoemd) uitgevoerd om te beoordelen welke beheersmaatregelen er moeten worden getroffen om de Privacy risico’s te verkleinen.
-Persoonsgegeven
De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd: een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld op basis van een naam, adresgegevens een identificatienummer, foto’s of op basis van een of meer elementen die naar een natuurlijk persoon herleidbaar zijn, zoals de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
-Politiegegevens
Politiegegevens zijn politiegegevens die in het kader van de politietaak worden verwerkt.
-Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De Functionaris Gegevensbescherming heeft een, wettelijk bepaalde (op basis van de AVG), onafhankelijke functie. De FG ziet als onafhankelijke functionaris toe op toepassing en naleving van de AVG en Wpg in onze organisatie.
-Verantwoordingsplicht
De essentie van de verantwoordingsplicht is dat de verwerkingsverantwoordelijke (het dagelijks bestuur) kan aantonen dat het verwerken van politiegegevens binnen onze organisatie aan de regels van de AVG voldoet.
-Wet politiegegevens
De Wet politiegegevens (Wpg) is een Nederlandse wet die de rechten en de plichten van de politie zelf, maar ook die van de burger regelt, voor wat betreft het verwerken van politiegegevens. Naast de politie moeten ook andere organisaties zich aan de Wpg houden: de bijzondere opsporingsdiensten (BOD) en de buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's).
-Verwerkersovereenkomst
Wanneer Waterschap Vechtstromen de verwerking van politiegegevens uitbesteedt aan een externe partij, dan is het verplicht om afspraken te maken over de wijze van verwerking van de politiegegevens. Deze afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd.
-Verwerking
Iedere handeling met politiegegevens. Dus onder andere registreren, vastleggen, filmen, opnemen, raadplegen, vergelijken, wijzigen, tonen, verstrekken en wissen van politiegegevens.
-Verwerker
Een verwerker is een entiteit (natuurlijke persoon, rechtspersoon, instantie of -bestuurs- orgaan) die een verwerking uitvoert binnen het doel en middelen die de verwerkingsverantwoordelijke heeft vastgesteld.
-Verwerkingsregister
Het waterschap moet conform de Wpg een register bijhouden van alle gegevensverwerkingen die door of namens het waterschap plaatsvinden. In dit register dient o.a. opgenomen te worden: het doel van de gegevensverwerking, de wettelijke reden (grondslag) van de verwerking, de categorieën van betrokkenen, de soort politiegegevens en met wie deze gegevens gedeeld worden.
-Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is de entiteit (organisatie) die het doel van en de middelen voor de verwerking van politiegegevens vaststelt. De verwerkingsverantwoordelijke dient te zorgen voor passende waarborgen voor het naleven van de Wpg.
-Wpg beleid
Het Wpg beleid geeft Vechtstromen op organisatorisch- en strategisch niveau duidelijkheid over de keuze van de inrichting van eisen uit de Wpg en houvast in het zorgvuldig omgaan met politiegegevens.