Aanhef
Het dagelijks bestuur van het waterschap Vechtstromen;
gezien het advies d.d. 11 december 2023;
gelet op de artikelen 56, 77 en 103 t/m 106 van de Waterschapswet en
gelet op artikel 4.27 t/m 4.68 van het Waterschapsbesluit en
gelet op de artikelen 7 en 8 van de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen;
BESLUIT
1het geactualiseerde ‘Activabeleid’ vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van de op 20 december 2016 vastgestelde ‘beleidsnotitie activa’ (kenmerk B2016/u1557);
2specifiek in te stemmen met de volgende nieuwe onderdelen in het activabeleid:
a) het niet meer mogen activeren van Software as a Service (SaaS, zie paragraaf 5.2 van het beleid) als investering;
b) de in hoofdstuk 8 opgenomen bepalingen over (het vaststellen van) de aanwezigheid en vitaliteit van assets met als doel het risico op een onjuiste waardering in te perken;
c) de in hoofdstuk 10 voorstelde systematiek voor het activeren van uren en meer specifiek het vanaf 1 januari 2024 (ook) activeren van uren binnen programma 3 Besturen & Organiseren;
3voor het geactualiseerde activabeleid geen inspraakprocedure te volgen.
5 Materiële vaste activa
5.1 Afbakening onderhoud versus investering
5.1.1 Algemeen
Er wordt dagelijks onderhoud in het beheergebied en aan de assets van Vechtstromen uitgevoerd. Daarin wordt onderscheid gemaakt in onderhoud wat nodig is voor de continuïteit en instandhouding van het werk (regulier onderhoud) en groot onderhoud.
Onderhoud is er in principe op gericht een activum in goede staat te houden en ervoor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit ‘reguliere’ onderhoud behoren tot de exploitatiekosten en worden niet geactiveerd.
Groot onderhoud heeft als kenmerk dat het bijdraagt aan verlenging van de levensduur van het activum en/of leidt tot kwaliteitsverbetering.
Op grond van de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (Titel 9 BW2) en de richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving zijn er vanaf 1 januari 2019 nog maar twee methoden toegestaan voor de verwerking van de kosten van groot onderhoud:
•Kosten activeren en afschrijven volgens de componentenmethode
•Kosten opnemen in een voorziening (er wordt dan “gepaard” voor groot onderhoud)
Als in geval van groot onderhoud de componentenbenadering wordt toegepast, dan is er geen sprake meer van levensduurverlengend groot onderhoud van het activum als geheel, maar van vervanging van de betreffende componenten (zie 5.3) en dus van investeringen.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Uitgaven voor groot onderhoud worden volgens de componentenbenadering geactiveerd. Voor deze activering gelden de volgende uitgangspunten:
•het bedrag aan groot onderhoud kan worden beschouwd als een afzonderlijk onderdeel van het activum (het kan vervangen worden, zonder afbreuk te doen aan het activum als geheel);
•dit onderdeel wordt afzonderlijk afgeschreven (dus als een geactiveerd investeringsproject of deelproject op basis van de componentenmethode);
•het is waarschijnlijk dat het waterschap in de toekomst nut van het activum zal hebben;
•de uitgaven voor het groot onderhoud kunnen op betrouwbare wijze worden bepaald.
Het clusteren van uitgaven (ook indien individueel kleiner dan € 25.000, zie paragraaf 7.4) is hierbij toegestaan, mits er sprake is van onderlinge samenhang en aan de hierboven vermelde vereisten wordt voldaan.
Kosten als gevolg van calamiteiten (om de calamiteit te stoppen) komen altijd ten laste van de exploitatie.
5.1.2 Baggerwerkzaamheden
De kosten voor baggerwerkzaamheden worden als immateriële vaste activa beschouwd als de werkzaamheden leiden tot verbetering van de waterkwaliteit. De kosten worden als materiële vaste activa beschouwd als de baggerwerkzaamheden leiden tot waterlopen die een ander profiel krijgen en leiden tot vergroting van de bergings- en/of doorstroomcapaciteit. In de legger wordt het profiel van de waterloop opgenomen. De legger is een kaart waarop staat welke waterlopen en dijken in het werkgebied van een waterschap vallen. Het geeft aan waar rivieren, kanalen, sloten, dijken en bruggen liggen en wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud.
Beleid Vechtstromen
Indien baggerwerkzaamheden zijn gericht op het bereiken of blijven voldoen aan het in de legger vastgestelde profiel, dan worden de hiermee gemoeide uitgaven als investering aangemerkt en overeenkomstig de componentenbenadering geactiveerd. Hiervoor gelden dan wel dezelfde vereisten als voor het activeren van groot onderhoud, zoals opgenomen in paragraaf 5.1.1.
5.2 Software as a Service (SaaS) versus Software On-premise
5.2.1 Software as a Service (SaaS)
Bij de eerste categorie, SaaS, is de software niet geïnstalleerd op een eigen server of PC. Men spreekt in dit verband ook wel over software on-demand of een cloudoplossing. In dat geval is er geen beschikkingsmacht over de software en is er om die reden geen sprake van een activum, maar de afname van een dienst. De klant hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract per maand per gebruiker af, eventueel in combinatie met andere parameters. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software over het internet bij de SaaS-aanbieder.
5.2.2 Software on-premise
Software on-premise wordt wel geïnstalleerd op een eigen server of PC. In dat geval is er wel sprake van beschikkingsmacht over de software (en dus een activum) en mogen de bijhorende implementatiekosten wel worden geactiveerd en afgeschreven.
5.2.3 Kosten van software en de financiële verwerking
Bij software spelen de volgende kosten:
•Jaarlijkse abonnementskosten (in geval van SaaS) en jaarlijkse licentiekosten in geval van On-Premise (de kosten om de software te mogen gebruiken en voor ondersteuning van een helpdesk);
•Implementatiekosten (de kosten om de software zodanig in te richten, zodat deze gebruikt kan worden voor het doel wat bedacht is ). Dit zijn de kosten voor de configuratie (door de leverancier) en de kosten van eigen medewerkers (interne uren).
De richtlijnen voor het verantwoorden van kosten die samenhangen met de implementatie van software as a service zijn in 2022 gewijzigd als gevolg van een uitspraak van één van de leden van de commissie BBV naar aanleiding van gestelde vragen door de Unie van Waterschappen. Dit heeft ertoe geleid dat de eenmalige implementatie-uitgaven voor SaaS-software direct als kosten moeten worden verantwoord, indien de SaaS-software ten opzichte van On-premise in financiële zin de overhand heeft.
Beleid Waterschap Vechtstromen
•Licentiekosten voor een bepaalde tijd worden altijd als exploitatiekosten verantwoord (in het jaar waarop ze betrekking hebben);
•Licentiekosten voor onbepaalde tijd worden geactiveerd (maar dit komt in de praktijk vrijwel niet meer voor);
•Implementatiekosten van SaaS oplossingen moeten altijd als exploitatiekosten worden verantwoord;
•Implementatiekosten van on-premise software worden altijd geactiveerd en afschreven (onder de overige materiële vaste activa);
•Daar waar er sprake is van een mengvorm (een deel SaaS en een ander deel on-premise), is bepalend - voor de vraag of er wel of niet geactiveerd wordt – welk deel in financiële zin de overhand heeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij Microsoft 365.
•Indien vooraf blijkt dat SaaS in financiële zin de overhand heeft of naar verwachting zal gaan krijgen, worden alle uitgaven als exploitatiekosten verantwoord. Dit laatste geld ook voor reeds geactiveerde bedragen waarvan de resterende boekwaarde dan als last in de exploitatierekening moet worden verantwoord.
•Als on-premise in financiële zin de overhand heeft of naar verwachting zal krijgen, worden de implementatiekosten wel geactiveerd en afgeschreven.
Bijlage 1: Definities
Om het beleid juist en eenduidig toe te kunnen passen, is het van belang om te weten wat de betekenis van de gehanteerde termen is in deze beleidsnotitie. Onderstaand wordt de betekenis van de meest relevante begrippen toegelicht.
Activa
De in geld uitgedrukte waarde, die het geheel aan bezittingen vertegenwoordigt die verantwoord worden op de balans (financieel overzicht van bezittingen en schulden). Een afgeleide hiervan is het actief of activum (een afzonderlijke bezitting)
Activeren
Uitgaven voor activa worden als investering verantwoord op de balans en niet in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht.
Actuele waarde
Het waarderen van activa op basis van marktwaarde (indien de marktwaarde van voorraden of deelnemingen lager is dan de prijs waarvoor het is verkregen of gemaakt.
Afschrijven
De kosten voor activa worden gespreid over de verwachte periode (meerjarig) dat het activum bijdraagt aan het realiseren van de doelen. Afschrijvingen komen ten laste van de exploitatie.
BBV
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
BBVW
Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen.
Boekwaarde
Dit is de aanschafwaarde van een bezitting verminderd met de bij elkaar opgetelde afschrijvingen.
Bouwrente
Betreft rente over de tijd waarin de investering is gemaakt.
Canon
Vergoeding die de erfpachter betaalt voor de erfpacht aan de juridische eigenaar/erfverpachter.
Componentenbenadering
De componentenbenadering houdt in dat een investering niet meer als één bedrag wordt geactiveerd en afgeschreven maar in delen (componenten) wordt geactiveerd. Van deze afzonderlijke componenten of fasen kan de levensduur en daarmee de afschrijvingstermijn verschillen.
Deelneming
Het bezitten van een deel van het aandelenkapitaal (minimaal 5%) in een vennootschap. Afhankelijk van het soort aandelen is er hierdoor sprake van zeggenschap in die vennootschap en is de bezitter van de aandelen gerechtigd in de - voor uitkering beschikbaar gestelde - winst van de vennootschap (“dividend”).
Duurzaam financieel beleid
Het verrichten van (wettelijke) taken en opgaven bij een structureel sluitende exploitatiebegroting, een bestendig investeringsvolume, met een aanvaardbare schuldpositie, tegen een maatschappelijk aanvaardbare lastendruk voor huishoudens en bedrijven en voldoende reserves in relatie tot het risicoprofiel. Hierbij wordt een scope van 10 jaar gehanteerd.
Erfpacht
Erfpacht is een zakelijk recht in de vorm van pacht (verhuur). De (erf)pachter heeft in economische zin een positie die nagenoeg gelijk is aan de positie van de eigenaar (economische eigendom).
Financiële vaste activa
Aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar en langer, bijvoorbeeld een verstrekte langlopende lening of een deelneming in het aandelenkapitaal van een vennootschap.
Impairment
Vaststellen of de waarde van een activum (bezit) nog steeds een getrouw beeld geeft van de werkelijke waarde.
Immateriële vaste activa
Bezittingen van een organisatie die niet tastbaar zijn en ook niet onder de financiële vaste activa vallen.
Investering/investeringsproject
Uitgaven met meerjarig nut voor waterschap Vechtstromen.
Kapitaallasten
De som van de afschrijvingslast en rentelast in een jaar. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie.
Kostendrager
Eenheid van producten of diensten waaraan kosten in het raam van kostentoerekening worden toegerekend. Kostendragers zijn hier watersysteem- en zuiveringsbeheer.
Legger
De legger is een kaart waarop staat welke waterlopen en dijken in het werkgebied van een waterschap vallen. Het geeft aan waar rivieren, kanalen, sloten, dijken en bruggen liggen en wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud.
Lineaire afschrijvingsmethode
Bij deze afschrijvingsmethode wordt afgeschreven in jaarlijks gelijk blijvende termijnen.
Materiële vaste activa
Dit zijn de tastbare bezittingen van een organisatie.
Onderhanden werk
Kosten/opbrengsten die al gemaakt zijn en die in de toekomst (wanneer het activum gereed is voor het beoogde gebruik) geactiveerd moeten worden en waarop vervolgens op basis van de verwachte levensduur afgeschreven moet worden.
Renteomslag
Methode om de financieringslasten (rentekosten) van een organisatie te verdelen over alle investeringen (vaste activa).
Restwaarde
De waarde die een activum aan het eind van de gebruiksduur mogelijk nog vertegenwoordigt.
SaaS (Software as a Service)
Dit is software waarover de gebruiker geen beschikkingsmacht heeft, omdat deze niet is geïnstalleerd op een eigen server en/of PC. Er wordt in dit verband ook wel gesproken over software on-demand of cloudapplicaties.
Software on-premise
Dit is software waarover de gebruiker wel beschikkingsmacht heeft, omdat deze is geïnstalleerd op een eigen server en/of PC.
Subsidie
Een financiële bijdrage van bijvoorbeeld het Rijk of provincie in een investering of project.
Vaste activa
Vaste activa zijn voor langere tijd vastgelegde bezittingen die niet op korte termijn in liquide middelen zijn om te zetten.
Verkrijgingsprijs
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De bijkomende kosten zijn alle kosten die direct kunnen worden toegerekend aan de aankoop van het activum.
Vervaardigingsprijs
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (onder meer geactiveerde uren) welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
Vitaliteit van assets
De mate waarin het bezit nog in een goede staat verkeert en een bijdrage levert aan de doelen om de resterende looptijd nog nuttig te kunnen zijn. De vitaliteit wordt vastgesteld op basis van een impairment als onderdeel van een inventarisatie.
Vlottende activa
Die bezittingen waarin het vermogen voor een periode korter dan een jaar is vastgelegd. Binnen een jaar moet een vlottend activum dus omgezet zijn/om te zetten zijn in geld.
Voorzichtigheidsprincipe
Verliezen worden genomen wanneer ze bekend zijn, winsten op het moment dat (voldoende zeker is dat) ze daadwerkelijk zijn gerealiseerd.
Bijlage 2: Afschrijvingstermijnen
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de door het waterschap Vechtstromen gehanteerde afschrijvingstermijnen.
Categorie
Voorbeelden
Afschrijvingstermijn (in jaren)
Immateriële vaste activa
Onderzoek en ontwikkeling
5
Bijdragen aan derden
IBA’s, riolering, afkoppelen
0-30
Overige immateriële vaste activa
sanering waterbodems
30
Overig
3-5
Materiële vaste activa
Gronden en terreinen
gronden en gronden in erfpacht
0
inrichting terreinen
10
Huisvesting
Gebouwen
40
kantoormeubilair, veiligheidsvoorzieningen
3-10
Zonnepanelen
10-15
kantoor- en werkplaatsapparatuur
5
Vervoermiddelen
auto’s
4-8
Machines, apparaten en werktuigen
materieel
8
Grond-, weg en waterbouwkundige werken
Waterlopen (aanleg en verwerving)
grond, retentiegebied, herinrichting (incl. meanders), beschoeiing van staal
30
beschoeiing van hout
15
Kunstwerken (bouw en verwerving)
civieltechnisch
30
werktuigbouwkundig
15
elektromechanisch
10
procesautomatisering (besturing)
7-10
pompinstallatie
25
Categorie
Voorbeelden
Afschrijvingstermijn (in jaren)
Materiële vaste activa (vervolg)
Onderhoud waterlopen
ondergrond werkplaatsen
40
inrichting baggerdepot
10
baggeren hoofdwaterlopen en stedelijk water (vijvers en waterpartijen)
30
baggeren kleine waterlopen en waterlopen in stedelijk gebied
15
groot onderhoud
5-15
Transportstelsels
civieltechnisch, persleidingen
30
werktuigbouwkundig
15
elektromechanisch
10
procesautomatisering (besturing)
7-10
groot onderhoud
5-15
RWZI en slibverwerking
civieltechnisch
30
ondergrond RWZI’s
30
werktuigbouwkundig
15
elektromechanisch
10
procesautomatisering (besturing)
7-10
groot onderhoud
5-15
Overige materiële vaste activa
legger en beheerregister waterlopen en kunstwerken
10
ICT (hard- en software, voor zover geen SaaS; zie 5.2)
3-5