Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.Gesprek: functioneringsgesprek van (de vertegenwoordiging vanuit) het algemeen bestuur met de dijkgraaf.
b.Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van het algemeen bestuur die namens het algemeen bestuur het functioneringsgesprek voeren.
c.Voorzitter: de voorzitter van de commissie.
d.Secretaris: de ambtelijk ondersteuner van de commissie.
Artikel 2 Taak en samenstelling commissie
1De commissie heeft tot taak om – namens het algemeen bestuur – jaarlijks een gesprek met de dijkgraaf te voeren, gericht op het optimaliseren van de samenwerking tussen beide bestuursorganen.
2De commissie heeft geen rol bij geschillen met de dijkgraaf of bij meldingen/klachten over de dijkgraaf.
3De commissie bestaat uit vier leden van het algemeen bestuur: twee leden van een college-schragende partij en twee leden van een niet-college-schragende partij.
4De commissie bestaat uit leden die elkaar qua competenties goed aanvullen, die het in zich hebben om zuiver, integer en duidelijke feedback te geven en beschikken over reflecterend vermogen.
5Ieder jaar wordt een nieuwe commissie ingesteld door het Fractievoorzittersoverleg, bij voorkeur in een enigszins wisselende samenstelling.
6De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
7Na afronding van het functioneringsgesprek en het ondertekenen van het gespreksverslag wordt de commissie geacht te zijn ontbonden.
Artikel 3 Bijstand en advies
1De commissie laat zich bijstaan door een ambtelijk ondersteuner.
2De ambtelijk ondersteuner is secretaris van de commissie.
3De commissie kan zich tevens laten bijstaan door een externe adviseur.
Artikel 4 Procedure en tijdschema
1De commissie voert jaarlijks een gesprek met de dijkgraaf.
2Indien de commissie, dan wel de dijkgraaf, de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.
3De secretaris agendeert en organiseert het gesprek.
Artikel 5 Voorzitter van de commissies
1De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.
2De voorzitter leidt het gesprek en waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van de commissie.
4Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.
Artikel 6 Voorbereiding gesprek
1In de aanloop naar het functioneringsgesprek houdt de commissie een voorbereidend overleg met de (plv.) fractievoorzitters, met een afvaardiging van het dagelijks bestuur en met de secretaris-directeur.
2De fractievoorzitters informeren voorafgaand aan het overleg uit het vorige lid, binnen hun fractie naar het beeld over het functioneren van de dijkgraaf.
3De commissie beslist over eventuele verslaglegging op hoofdlijnen van de voorbereidende overleggen.
4De commissie maakt voorafgaand aan het gesprek aan de dijkgraaf kenbaar bij wie zij eventueel nadere informatie zal inwinnen over het functioneren van de dijkgraaf. De dijkgraaf kan hiervoor ook suggesties aandragen.
5De commissie en de dijkgraaf stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast; beiden hebben de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
6Uiterlijk één week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de dijkgraaf namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging voor het gesprek. In de uitnodiging worden in ieder geval gemeld de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.
7Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de secretaris mee.
8Een gesprek vindt uitsluitend doorgang indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Indien het gesprek geen doorgang vindt, zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak.
Artikel 7 Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
2Op basis van artikel 55b van de Waterschapswet legt de commissie geheimhouding op ten aanzien van alle informatie die tijdens het functioneringsgesprek, ter voorbereiding van dat gesprek en eventueel na afloop van dat gesprek wordt gedeeld.
3De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
4De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie of het algemeen bestuur haar op grond van artikel 55d Waterschapswet opheft.
Artikel 8 Het gesprek
1Het gesprek is wederkerig; zowel het functioneren van de dijkgraaf als het functioneren en de samenwerking met het algemeen bestuur zijn onderwerp van gesprek.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de dijkgraaf de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3De commissie toetst het functioneren van de dijkgraaf in elk geval aan:
a.De profielschets voor de dijkgraaf;
b.De wettelijke taken van de dijkgraaf;
c.Andere aan de dijkgraaf toebedeelde taken (bewaker bestuurlijke integriteit, representatie);
d.Het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek met deze dijkgraaf (indien beschikbaar).
4In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure van de dijkgraaf geven zowel de commissie als de dijkgraaf een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
5Het vierde lid is niet van toepassing waar het een waarnemend dijkgraaf betreft.
Artikel 9 Verslaglegging
1Van het gesprek wordt door de secretaris een conceptverslag opgemaakt.
2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft beknopt een duidelijk en feitelijk beeld van hetgeen is besproken en afgesproken.
3Alvorens het verslag vast te stellen, krijgen de commissie en de dijkgraaf de gelegenheid om te reageren op het concept.
4Het definitieve verslag wordt ondertekend door alle deelnemers aan het gesprek.
5Een afschrift van het verslag van het gesprek wordt ter beschikking gesteld aan de dijkgraaf.
6Het vastgestelde verslag wordt onder geheimhouding ter kennisneming gebracht aan de leden van het algemeen bestuur en dit is de enige terugkoppeling naar de leden van het algemeen bestuur.
7Indien het verslag vragen oproept, wordt door de commissie(voorzitter) een mondelinge toelichting gegeven in een besloten overleg van het algemeen bestuur of in het Fractievoorzittersoverleg.
8Het vastgestelde verslag wordt onder geheimhouding ter kennisneming gebracht aan de Commissaris van de Koning van de provincie Gelderland.
Artikel 10 Archivering
De secretaris draagt zorg voor archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag.
Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.
Artikel 12 Slotartikel
1Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking daarvan.
2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening functioneringsgesprekken dijkgraaf en algemeen bestuur Waterschap Rivierenland.