Aanhef
Het algemeen bestuur van Waterschap Limburg,
Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur,
Overwegende dat het wenselijk is dat de secretaris-directeur in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid minimaal één keer per jaar met het algemeen bestuur reflecteert op zijn rol van secretaris,
Gelet op artikel 6 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur 2023,
Besluit vast te stellen de
Commissie voor klankbordgesprekken met de secretaris-directeur
Waterschap Limburg 2024
Met de volgende taak en werkwijze:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
a.Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van het algemeen bestuur die namens het algemeen bestuur aan de gesprekken deelnemen.
b.Gesprekken: klankbordgesprekken tussen de commissie en de secretaris-directeur.
c.Voorzitter: de voorzitter van de commissie.
d.Secretaris-directeur: de secretaris als bedoeld in artikel 53 Waterschapswet.
Artikel 2 Algemene bepalingen
Het algemeen bestuur stelt aan het begin van een nieuwe bestuursperiode een commissie in die jaarlijks klankbordgesprekken voert met de secretaris-directeur.
Artikel 3 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit drie leden van het algemeen bestuur
2De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 4 Bijstand en advies
1De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk ondersteuner.
2De ambtelijk ondersteuner is secretaris van de commissie.
3De commissie kan zich tevens laten bijstaan door een externe adviseur.
4De secretaris, noch de adviseur maken deel uit van de commissie.
Artikel 5 Procedure en tijdschema
1De commissie voert jaarlijks een gesprek met de secretaris-directeur.
2Indien de commissie dan wel de secretaris-directeur de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.
3Het verslagen van de gesprekken wegen mee bij het oordeel van het dagelijks bestuur over het functioneren van de secretaris-directeur.
4De secretaris van de commissie agendeert en organiseert de gesprekken.
5De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die het dagelijks bestuur met de secretaris-directeur heeft over zijn functioneren.
Artikel 6 Voorzitter van de commissies
1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
2De voorzitter leidt de gesprekken.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van de commissie.
4Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1De leden van de commissie en de secretaris-directeur krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
2De leden van de commissies en de secretaris-directeur krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3De commissie maakt voorafgaand aan het gesprek aan de secretaris-directeur kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de secretaris-directeur. De commissie en de secretaris-directeur stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.
4De commissie wint voorafgaand aan het gesprek in ieder geval informatie in bij de fracties uit het algemeen bestuur en bij een afvaardiging van het dagelijks bestuur.
5Uiterlijk één week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de secretaris-directeur namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval gemeld de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.
6Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de secretaris mee.
7Een gesprek vindt uitsluitend doorgang indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Indien het gesprek geen doorgang vindt, zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
2De commissie legt, op basis van artikel 55b van de Waterschapswet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de gesprekken en vergaderingen.
3De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
4De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie of het algemeen bestuur haar opheft.
Artikel 9 Gesprekken
1Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de secretaris-directeur de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3Het gesprek is wederkerig. Zowel de invulling van de rol van secretaris als het functioneren van het algemeen bestuur zijn onderwerp van gesprek.
4De commissie toetst de invulling van de rol van secretaris in elk geval aan:
a.de instructie voor de secretaris-directeur
b.Het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek.
Artikel 10 Verslaglegging
1Van het gesprek wordt door de secretaris een verslag opgemaakt.
2Alvorens het verslag vast te stellen krijgt de secretaris-directeur de gelegenheid om te reageren op het concept.
3Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
4Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van hetgeen is besproken en afgesproken.
5Een afschrift van het verslag van het gesprek met de secretaris-directeur wordt ter beschikking gesteld aan het dagelijks bestuur en aan de secretaris-directeur.
Artikel 11 Archivering
De secretaris van de commissie draagt zorg voor archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag.
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.