Aanhef
Het algemeen bestuur van Waterschap Limburg,
Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur,
Overwegende dat het wenselijk is dat de dijkgraaf in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid minimaal één keer per jaar van het algemeen bestuur verneemt hoe er over haar functioneren wordt gedacht,
Gelet op artikel 6 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur 2023,
Besluit in te stellen de
Commissie voor klankbordgesprekken met de dijkgraaf
Waterschap Limburg 2024
Met de volgende taak en werkwijze:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
a.Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van het algemeen bestuur die namens het algemeen bestuur aan de gesprekken deelnemen.
b.Gesprekken: klankbordgesprekken tussen de commissie en de dijkgraaf.
c.Voorzitter: de voorzitter van de commissie.
Artikel 2 Algemene bepalingen
Het algemeen bestuur stelt aan het begin van een nieuwe bestuursperiode een commissie in die belast is met het voeren van klankbordgesprekken met de dijkgraaf.
Artikel 3 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit drie leden van het algemeen bestuur
2De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 4 Bijstand en advies
1De commissie laat zich bijstaan door een ambtelijk ondersteuner.
2De ambtelijk ondersteuner is secretaris van de commissie.
3De commissie kan zich tevens laten bijstaan door een externe adviseur.
Artikel 5 Procedure en tijdschema
1De commissie voert jaarlijks een gesprek met de dijkgraaf.
2Indien de commissie dan wel de dijkgraaf de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.
3De secretaris agendeert en organiseert de gesprekken.
Artikel 6 Voorzitter van de commissies
1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
2De voorzitter leidt de gesprekken.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van de commissie.
4Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1De leden van de commissie en de dijkgraaf krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
2De leden van de commissie en de dijkgraaf krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3De commissie maakt voorafgaand aan het gesprek aan de dijkgraaf kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de dijkgraaf. De commissie en de dijkgraaf stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.
4De commissie wint voorafgaand aan het gesprek in ieder geval informatie in bij de fracties uit het algemeen bestuur en bij een afvaardiging van het dagelijks bestuur.
5Uiterlijk één week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de dijkgraaf namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval gemeld de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.
6Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de secretaris mee.
7Een gesprek vindt uitsluitend doorgang indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Indien het gesprek geen doorgang vindt, zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
2Op basis van artikel 55b van de Waterschapswet legt de commissie geheimhouding op ten aanzien van alle informatie over de gesprekken die bij de commissie berust.
3De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
4De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie of het algemeen bestuur haar opheft.
Artikel 9 Gesprekken
1Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de dijkgraaf de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de dijkgraaf als het functioneren en de samenwerking met het algemeen bestuur zijn onderwerp van gesprek.
4De commissie toetst het functioneren van de dijkgraaf in elk geval aan:
a.De profielschets voor de dijkgraaf;
b.De wettelijke taken van de dijkgraaf.
c.Andere aan de dijkgraaf toebedeeld taken.
d.Het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek.
5In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure van de dijkgraaf geeft de commissie de dijkgraaf desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
6Het vijfde lid is niet van toepassing waar het een waarnemend dijkgraaf betreft.
Artikel 10 Verslaglegging
1Van het gesprek wordt door de secretaris een verslag opgemaakt.
2Alvorens het verslag vast te stellen krijgt de dijkgraaf de gelegenheid om te reageren op het concept.
3Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
4Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van hetgeen is besproken en afgesproken.
5Een afschrift van het verslag van het gesprek met de dijkgraaf wordt ter beschikking gesteld aan de dijkgraaf.
Artikel 11 Archivering
De secretaris draagt zorg voor archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag.
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.