Aanhef
Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's;
Overwegende dat het gewenst is het Reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s te actualiseren;
Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 3 september 2024;
gelet op artikel 5, van het Reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's;
BESLUIT:
vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur.
Artikel 1 Instelling commissies
Het algemeen bestuur stelt de volgende vaste commissies in:
a.commissie Beleid, Projecten en Laboratorium (BPL);
b.commissie Veiligheid, Voldoende en Schoon Water (VVSW);
c.commissie Financiën en Algemene Zaken (FAZ).
Artikel 2 Doel commissies
1Het doel van de onder a en b genoemde commissies is het bevorderen van betrokkenheid van het algemeen bestuur bij de beleidsvoorbereiding en kennisvergroting.
2De onder c genoemde commissie levert een bijdrage aan een goede beheersing van het waterschap op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
Artikel 3 Taak van de commissie
1De taak van de onder a. en b. genoemde commissies is het voorleggen van hun bevindingen over een voorstel aan het algemeen bestuur.
2De taak van de onder c. genoemde commissie is het voeren van gesprekken met de Rekenkamer en het accountantskantoor. Zij verricht zelf geen onderzoek. Voorts waarborgt de commissie de onafhankelijkheid van het functioneren van de Rekenkamer die onderzoek doet naar de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door het waterschap gevoerde beleid.
Artikel 4 Samenstelling commissies BPL en VVSW
1De aanwijzing van de leden vindt plaats door de betreffende in het algemeen bestuur vertegenwoordigde fracties in het algemeen bestuur.
2Ieder lid van het algemeen bestuur maakt deel uit van één commissie.
3De fracties mogen ieder één fractieopvolger (commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid) toevoegen aan de commissies.
4Commissieleden kunnen een andere commissievergadering bijwonen dan die waar hij of zij vast deel van uitmaakt.
5Indien commissieleden kiezen voor het gestelde onder het vierde lid dan maakt het lid hiervan uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de desbetreffende vergadering melding aan de secretaris van de commissie wiens vergadering het lid wenst bij te wonen.
6Het commissielid dat heeft gekozen voor het gestelde onder het vierde lid woont de volledige vergadering bij.
Artikel 5 Samenstelling commissie FAZ
1De commissie bestaat uit één lid namens iedere fractie.
2Een lid mag zich laten vervangen door een ander lid uit dezelfde fractie
3De bepalingen onder artikel 4, vierde, vijfde en zesde lid zijn van overeenkomstige toepassing.
Artikel 6 Zittingsperiode
De zittingsperiode van de commissieleden is gelijk aan die van de leden van het algemeen bestuur.
Artikel 7 Voorzitter
De leden van de commissie benoemen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
Artikel 8 Secretariaat
Aan elke commissie voegt het dagelijks bestuur een ambtenaar van het waterschap als secretaris toe.
In voorkomende gevallen wordt verdere ambtelijke bijstand geregeld op aanwijzing van de secretaris-directeur.
Artikel 9 Tijdstip van vergaderen
1De commissies BPL en VVSW vergaderen in beginsel voorafgaande aan iedere vergadering van het algemeen bestuur volgens een vooraf vastgesteld vergaderschema.
2De commissie FAZ vergadert in beginsel volgens een vooraf vastgesteld vergaderschema, voorafgaande aan de commissies BPL en VVSW.
3Voorts vergadert de commissie FAZ zo dikwijls als haar voorzitter dat nodig oordeelt.
Artikel 10 Voorstellen
1Het dagelijks bestuur bepaalt welke voorstellen, anders dan de planning- en controldocumenten, worden voorgelegd aan één of beide commissies BPL en/of VVSW.
2Een commissie kan aan het dagelijks bestuur voorstellen doen met betrekking tot onderwerpen waarvan zij het van belang acht dat deze in het algemeen bestuur worden behandeld.
Artikel 11 Oproep en Agenda
1De secretaris zorgt er voor dat de leden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste acht dagen voor de datum van de vergadering in het bezit zijn van:
a.de oproepingsbrief en de agenda met de in de vergadering aan de orde te stellen
onderwerpen;
b.de voorstellen die betrekking hebben op de op de agenda geplaatste onderwerpen.
2De onder lid 1 a en b genoemde documenten worden elektronisch beschikbaar gesteld.
Artikel 12 Openbare kennisgeving
1De vergadering wordt openbaar gemaakt door de aankondiging hiervan op de website.
2De aankondiging vermeldt:
De datum, aanvangstijd en plaats alsmede de agenda van de vergadering.
3De agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van het waterschap geplaatst.
Artikel 13 Presentielijst
De voorzitter en de leden van de commissies tekenen voor het begin van de vergadering de presentielijst; de voorzitter ondertekent de presentielijst na afloop van de vergadering.
Artikel 14 Audio opnames
De vergaderingen worden door middel van een geautomatiseerd systeem opgenomen en uiterlijk de dag volgend op de gehouden vergadering op de website van het waterschap geplaatst. De opnames zijn blijvend toegankelijk.
Artikel 15 Formulering bevindingen; lijst van bevindingen
1De voorzitter formuleert na de discussie over een voorstel mondeling de bevindingen over het voorstel aan het algemeen bestuur en de eventuele afwijkende meningen van commissieleden.
2Na afloop van de vergadering formuleren de voorzitter en de secretaris schriftelijk de bevindingen over het voorstel, zoals deze in de lijst van bevindingen van de commissievergadering zullen worden opgenomen.
3Van het verhandelde in de vergaderingen wordt een samenvattend verslag gemaakt in de vorm van een lijst van bevindingen, dat wordt toegezonden aan de leden van de commissie en de overige leden van het algemeen bestuur.
4In de vergaderingen van de commissies worden geen besluiten genomen en wordt niet gestemd.
5De lijst van bevindingen wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering van de commissie.
6Na de vaststelling wordt de lijst van bevindingen door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 16 Openbaarheid vergaderingen
1De vergaderingen van de commissies zijn openbaar.
2Naast de leden van de commissie zijn bij de commissievergaderingen in ieder geval aanwezig de betreffende portefeuillehouder en de secretaris van de commissie.
3In incidentele gevallen kunnen leden die deel uitmaken van een bepaalde commissie aanwezig zijn bij een andere commissie als bedoeld in artikel 1 a. en b. Dit kan enkel in overleg met de voorzitter van de commissie die wordt bezocht.
Artikel 17 Spreekrecht
1Een ieder die daarom voorafgaande aan de vergadering of direct na de opening de voorzitter verzoekt, wordt in de gelegenheid gesteld aan het begin van de vergadering het woord te voeren.
2De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers.
3Er mag alleen worden ingesproken op geagendeerde voorstellen.
4De maximale spreektijd per spreker bedraagt 5 minuten; in totaal bedraagt de spreektijd van alle sprekers maximaal een half uur. De commissie kan in naar diens oordeel bijzondere gevallen een verruiming van de maximale lengte van de individuele of van de totale spreektijd toestaan.
5De leden kunnen, aansluitend op het relaas van de spreker vragen stellen. De spreker wordt in de gelegenheid gesteld de vragen te beantwoorden. De voorzitter stelt de spreker in de gelegenheid om alle vragen in één keer te beantwoorden danwel de beantwoording per vraag te laten plaatsvinden.
Artikel 18 Handhaven orde
1De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde.
2De voorzitter kan ter handhaving van de orde, of zo daar anderszins, al dan niet op verzoek van een lid van de commissie, naar zijn oordeel aanleiding toe bestaat, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen of sluiten.
3De voorzitter kan de vergadering voorstellen een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verder verblijf in de vergadering te ontzeggen.
4Het onder 3. bepaalde geldt eveneens voor aanwezigen op de publieke tribune.
Artikel 19 Onvoorziene omstandigheden
Bij twijfel over de toepassing van dit reglement en in de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt door de vergadering beslist, zoveel mogelijk met inachtneming van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur.
Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel
1Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag van vaststelling onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2023.
2Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2024’.