Aanhef
DE VERENIGDE VERGADERING VAN WATERSCHAP HOLLANDSE DELTA,
op voordracht van de heer [naam algemeen bestuurslid], mevrouw [naam algemeen bestuurslid], mevrouw [naam algemeen bestuurslid], de heer [naam algemeen bestuurslid] en de heer [naam algemeen bestuurslid];
gehoord het advies van de Commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving van 1-2-2023;
overwegende dat:
-Het waterschap sinds 2009 een auditcommissie heeft, maar het doel en de taken niet eenduidig zijn vastgelegd;
-Het vastleggen van het doel en de taken de duidelijkheid over en transparantie van de auditcommissie ten goed komt.
gelet op:
-artikel 77 Waterschapswet;
BESLUIT:
-De Verordening Auditcommissie Waterschap Hollandse Delta 2023 vast te stellen.
Artikel 1
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.Commissie: de auditcommissie
b.Lid: lid van de commissie
c.Voorzitter: voorzitter van de commissie
d.Secretaris: secretaris van de commissie zijnde de concerncontroller, dan wel diens vervanger
e.VV: de Verenigde Vergadering, het algemeen bestuur van waterschap Hollandse Delta
f.College: het dagelijks bestuur van dijkgraaf en Heemraden (D&H) van waterschap Hollandse Delta
g.Accountant: de door de VV benoemde externe accountant
Artikel 2 Instelling en doel
1Er is een commissie van advies die door de VV is ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.
2De commissie heeft als doel het verstrekken van gevraagd en ongevraagd technisch advies aan de VV en het College over de financiële jaarcyclus, inclusief de daarbij behorende administratieve organisatie/interne controle (AO/IC), alsmede het financieel beleid en beheer.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
1De commissie is samengesteld uit leden van de Verenigde Vergadering, niet zijnde leden van het college, welke zitting nemen in deze commissie op grond van hun affiniteit met de in artikel 2.2 genoemde doelstellingen van de commissie.
2De commissie is technisch en a-politiek van aard, werkwijze en samenstelling.
3De commissie bestaat uit vijf leden uit de Verenigde Vergadering.
4De Verenigde Vergadering kiest uit haar midden de leden van de commissie.
5De commissie kiest uit haar midden de voorzitter van de commissie.
6De commissie wordt bijgestaan door de secretaris.
7De commissie kent een aantal adviseurs, te weten:
a.De heemraad met de portefeuille financiën;
b.De concerncontroller;
c.De directeur bedrijfsvoering;
d.Een medewerker van de afdeling financiën vanuit betrokkenheid bij de financiële jaarcyclus en het opstellen van financiële beleidsstukken.
Deze adviseurs kunnen op uitnodiging van de auditcommissie de vergaderingen bijwonen voor die agendapunten die de commissie wenselijk acht. Zij nemen deel aan de beraadslagingen maar onthouden zich van eventuele stemming. De concerncontroller is in zijn rol als secretaris altijd aanwezig bij vergaderingen van de auditcommissie.
8De voorzitter van de Rekenkamercommissie is agendalid van de commissie. In die hoedanigheid ontvangt hij de agenda van auditcommissie en kan hij op eigen verzoek of op verzoek van de auditcommissie de vergadering bijwonen.
9Het secretariaat van de commissie wordt door een medewerker van het stafteam concerncontrol verzorgd.
Artikel 4 Zittingsduur
1De zittingsduur van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de Verenigde Vergadering of bij ontslag als lid van de Verenigde Vergadering. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
2De Verenigde Vergadering kan een lid tussentijds ontslaan.
3Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.
Artikel 5 Taken
1De ondersteuning van de VV door de commissie bestaat uit de volgende taken:
a.Het adviseren van de VV over financiële beleidsstukken zoals risicomanagement, weerstandsvermogen, in control statement, frauderisicoanalyse.
b.Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met de Verenigde Vergadering betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt minimaal twee keer per jaar met de accountant over de jaarstukken, de managementletter en het meegeven van speerpunten voor de controle.
c.Het fungeren als overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.
d.Het fungeren als overlegplatform voor de ontwikkeling van de instrumenten in de planning- en controlcyclus (P&C).
e.Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.
f.Het (in technische zin) adviseren van het college van D&H over de aan de VV voor te leggen financiële verordeningen, het treasurybeleid, financiële beleidsstukken (waaronder nota Activeren, Waarderen en Afschrijven en de nota Reserves en Voorzieningen), alsmede overige onderwerpen van financieel technische aard.
g.Het voorbereiden van de selectie en benoeming van de accountant door de VV bij afloop van het contract met de accountant. Daartoe bereidt de commissie het programma van eisen voor aanbesteding voor en neemt (een afvaardiging van) de commissie deel aan de selectieprocedure.
h.Het fungeren als klankbord voor het college op het gebied van financieel technische vraagstukken.
2De commissie heeft een beleidsarme taak en heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten. De taken en verantwoordelijkheden van de VV en haar leden blijven volledig in stand.
Artikel 6 Bevoegdheden
1De commissie adviseert de VV over de in artikel 5 genoemde onderwerpen.
2De commissie ontvangt op verzoek alle informatie en stukken die nodig zijn voor het functioneren van de commissie.
3In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van) het college, de Rekenkamercommissie en de accountant.
Artikel 7 Voorzitter
De voorzitter zorgt voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging
1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar ten minste 2 keer per jaar.
2Als er minder dan drie leden van de commissie aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd.
3De secretaris van de commissie zorgt ervoor dat de leden tenminste 8 dagen voor de datum van de vergadering in het bezit zijn van de agenda en de stukken.
4De vaste adviseurs van de commissie worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere van de vaste adviseurs.
5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Na vaststelling wordt het verslag ter kennisname verspreid naar de Verenigde Vergadering.
6De commissie vergadert in beslotenheid. De verslagen en de adviezen van de commissie zijn openbaar.
Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie waterschap Hollandse Delta 2023”.
De verordening treedt in werking op 1 maart 2023.