4. INSTRUMENTEN EN LIMIETEN VAN DE TREASURYFUNCTIE
4.3 Limieten
4.3.1 Algemeen
•Overtollig en benodigd geld wordt uitgezet of opgenomen op basis van een actuele, een zo volledig mogelijke liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie.
•De kasgeldlimiet mag in principe niet worden overschreden.
•De doelmatigheidsdrempel Schatkistbankieren mag in principe niet worden overschreden.
•De renterisiconorm mag in principe niet worden overschreden.
•De rentevisie is met name gebaseerd op informatie van de European Central Bank (ECB), het Centraal Plan Bureau (CPB) en de Nederlandse Bank (DNB).
4.3.2 Aantrekken van middelen
•Het renterisico op de netto vlottende schuld is conform de Wet Fido begrensd tot de norm van de kasgeldlimiet.
•Het renterisico op de vaste schuld is conform de Wet FIDO begrensd tot de renterisiconorm.
•Het gebruik maken van specifieke rente-instrumenten vereist per transactie afzonderlijke besluitvorming door het algemeen bestuur. Deze besluitvorming dient plaats te vinden conform de ministeriële regeling uit hoofde van de Wet Fido en Ruddo.
•Het aantrekken van kort- en langlopende geldleningen geschiedt conform de procedure 'aangaan van langlopende, kortlopende geldleningen' zoals opgenomen in bijlage 1 en 2.
4.3.3 Uitzetten van gelden voor een korte periode bij andere openbare lichamen
Overtollige liquide middelen worden vanaf de drempel schatkistbankieren in ’s Rijks schatkist aangehouden. In afwijking hiervan kunnen er overtollige middelen in de vorm van verstrekte geldleningen worden uitgezet bij andere openbare lichamen, met uitzondering van openbare lichamen welke zijn belast met het financiële toezicht op het waterschap. Risico's bij kortlopende uitzettingen worden beperkt doordat minimaal de hoofdsom in euro’s is gegarandeerd.
Het uitzetten van gelden geschiedt conform de procedure 'uitzetten van gelden voor een korte periode bij andere openbare lichamen', zoals opgenomen in bijlage 3.
4.3.4 Integrale financiering en projectfinanciering
De geldleningportefeuille van Waterschap Drents Overijsselse Delta is ontstaan door het integraal financieren van tekorten aan financiële middelen via het aantrekken van langlopende geldleningen. In voorkomende gevallen kan geopteerd worden voor het kort- of langdurend financieren van individuele projecten of soortgelijke projectgroepen, waarbij de financieringspartner een decentrale overheid is (bijvoorbeeld een provincie). Voor projectfinanciering is een besluit van het dagelijks bestuur vereist.
BIJLAGE 1: PROCEDURE 'AANGAAN “LANGLOPENDE GELDLENINGEN”( > 12 maanden)
Functionaris
Activiteit
Omschrijving
Financieel adviseur
("Treasurer")
Signaleren van liquiditeitstekort
Op basis van de liquiditeitsprognose wordt een liquiditeitstekort gesignaleerd.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Bepalen van de noodzaak en de omvang van de geldlening
De noodzaak van extra liquide middelen wordt beoordeelt. Indien noodzakelijk, dan wordt de omvang van de af te sluiten geldlening bepaald.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Bepalen van randvoorwaarden,
inclusief het opstellen van het voorstel
Rekening houdende met bovengenoemde informatie en het bepaalde in het treasury-statuut wordt de marktontwikkeling geïnventariseerd. Dit om de gewenste randvoorwaarden te kunnen bepalen. Hierna wordt een voorstel opgemaakt waarin wordt vermeld; de leningssoort, de benodigde omvang, de gewenste looptijd en een inschatting van het te betalen rentepercentage van de af te sluiten geldlening.
Treasurycommissie
Beoordelen voorstel geldlening
Het instemmen met (eventueel na wijzigingen) of het afkeuren van het geformuleerde voorstel.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Opvragen offertes
Per e-mail wordt bij minimaal drie geldverstrekkers (waaronder de huisbankier en/of geldmakelaars een offerte opgevraagd. Bij het aantrekken van geldleningen krijgen marktpartijen minimaal vijf werk- dagen de tijd om een offerte in te dienen. Deze termijn is nodig om een goede marktwerking te kunnen waarborgen.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Beoordelen ontvangen offertes
Op grond van per mail ontvangen offertes wordt bepaald bij welke marktpartij de geldlening wordt afgesloten. De geldlening met de beste condities qua rente en kosten (incl. risico's) wordt gekozen.
Afdelingshoofd FIR
Schriftelijk / per e-mail goedkeuren van de voorgestelde marktpartij
Er wordt beoordeeld of de door de treasurer voorgestelde marktpartij terecht is gekozen. Zo ja, dan wordt een mondeling en schriftelijk akkoord gegeven.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Afsluiten van de geldlening
Hierna wordt telefonisch én per e-mail akkoord gegeven aan de gekozen marktpartij. Deze stuurt een schriftelijke bevestiging van de overeengekomen leningsvoorwaarden.
Dijkgraaf
Ondertekenen van de geldleningsovereenkomst
Binnen enkele dagen zal de geldlening worden geformaliseerd door de ondertekening van de geldlenings-overeenkomst. Deze wordt hierna geretourneerd aan de geldverstrekker.
Secretaris- Directeur
Afleggen verantwoording
In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt de afgesloten geldlening met relevante gegevens schriftelijk gemeld. Conform de planning- en control-cyclus wordt het dagelijks bestuur achteraf geïnformeerd over de aangegane geldlening.
Functionaris
Activiteit
Omschriivinq
Medewerker financiële
administratie
Inboeken geldlening
Na ontvangst van de hoofdsom per bank wordt dit bedrag geboekt in de financiële administratie.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Dossier bijwerken. archiveren officiële geldlening bescheiden
Het dossier geldleningen o/g wordt in de map Treasury op het netwerk bijgewerkt. Hierin wordt alle relevante informatie over de lening vastgelegd (ontvangen offertes, beoordelingsformulier ,geldlenings-overeenkomst, etc.).De originele ondertekende leningsbescheiden met bijlagen worden gearchiveerd in het document management systeem (DMS). Het dossier is hier digitaal te raadplegen.
Medewerker verbijzonderde interne controle
Toetsen gehanteerde procedure (steekproefsgewijs)
Toetsen of de vastgestelde procedure op de juiste wijze is gevolgd en is vastgelegd.
BIJLAGE 2: PROCEDURE 'AANGAAN KORTLOPENDE GELDLENINGEN (≤ 12 maanden)
Functionaris
Activiteit
Omschrijving
Financieel adviseur
("Treasurer")
Signaleren liquiditeitstekort
Op basis van de liquiditeitsprognose wordt een liquiditeitstekort gesignaleerd.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Bepalen van de noodzaak van en de omvang van de geldlening
Op basis van de liquiditeitsprognose wordt de noodzaak van kortlopende financiering beoordeeld en wordt de omvang van de aan te trekken lening bepaald.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Treasurycommissie
Bepalen randvoorwaarden
Rekening houdende met de boven- genoemde informatie en het bepaalde in het treasury-statuut wordt de marktontwikkeling geïnventariseerd om de gewenste randvoorwaarden te kunnen bepalen. Hierna wordt aan de Treasurycommissie per mail (indien spoed is vereist) of via een voorstel een akkoord gevraagd. Waarbij wordt voorgelegd de leningsoort, de lening-omvang, de gewenste looptijd en een inschatting van het te betalen rentepercentage.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Opvragen offertes
Bij tenminste twee geldverstrekkers (waaronder de huisbankier) en/of tussenpersonen wordt een offerte per mail opgevraagd.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Beoordelen offertes
Op grond van ontvangen schriftelijke offertes wordt bepaald bij welke marktpartij de geldlening wordt aangegaan. In principe wordt de geldlening gekozen met de beste condities qua rente en kosten.
Afdelingshoofd FIR
Schriftelijk of per e-mail goedkeuren gekozen marktpartij
Er wordt beoordeeld of de door de treasurer voorgestelde marktpartij terecht is gekozen. Zo ja, dan wordt een mondeling en schriftelijk akkoord gegeven.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Afsluiten geldlening
Nadat is bepaald bij wie de lening wordt aangegaan wordt telefonisch en per mail akkoord gegeven aan de geldverstrekker. Deze stuurt een schriftelijke of digitale bevestiging met de leningsvoorwaarden.
Secretaris- Directeur
Afleggen verantwoording
In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt de afgesloten geldlening schriftelijk gemeld. Conform de planning- en controlcyclus wordt het dagelijks bestuur ook achteraf geïnformeerd over de aangegane geldlening.
Medewerker financiële
administratie
Inboeken lening
Na ontvangst van de hoofdsom van de lening wordt deze ingeboekt in de financiële administratie.
Functionaris
Activiteit
Omschriivinq
Financieel adviseur
("Treasurer")
Dossier bijwerken. archiveren officiële geldlening bescheiden
Het dossier geldleningen o/g wordt in de map Treasury op het netwerk bijgewerkt. Hierin wordt alle relevante informatie over de lening vastgelegd (ontvangen offertes, beoordelingsformulier , geldlenings-overeenkomst, etc.).
Medewerker verbijzonderde interne controle
Toetsen gehanteerde procedure (steekproefsgewijs)
Toetsen of de vastgestelde procedure op de juiste wijze is gevolgd en is vastgelegd.
BIJLAGE 3: PROCEDURE UITZETTEN VAN GELDEN OPENBARE LICHAMEN' ( > 12 maanden)
Functionaris
Activiteit
Omschrijving
Financieel adviseur
("Treasurer")
Signaleren van de noodzaak van het uitzetten van gelden
Op basis van de liquiditeitsprognose wordt de omvang (en termijn) van de uitzetting van overtollige middelen bepaald. Dit binnen de kaders van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Bepalen van randvoorwaarden
Opstellen van voorstel voor het uitzetten van overtollige middelen bij andere openbare lichamen. Rekening houdend met het bepaalde in het treasurystatuut, wordt een marktinventarisatie uitgevoerd om randvoorwaarden te kunnen bepalen.
Hierna wordt een voorstel opgemaakt met hierin de "marktbenadering", de looptijd en omvang van de uitzetting en het te verwachten te ontvangen rentepercentage.
Treasurycommissie
Beoordelen van het voorstel
Instemmen met (evt. na wijzigingen) of afkeuren van het bovenvermelde opgemaakte voorstel.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Opvragen offertes
Schriftelijk of per mail wordt bij geïnteresseerde openbare lichamen en/of geldmakelaars een offerte opgevraagd voor de uit te zetten middelen. Partijen krijgen minimaal 5 werkdagen de tijd om een offerte in te dienen. Dit om een goede marktwerking te waarborgen.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Beoordelen offertes
Op grond van de ontvangen offertes wordt bepaald bij welke marktpartij het geld wordt uitgezet (hierbij geldt de beste condities op het gebied van rente en kosten).
Afdelingshoofd FIR
Schriftelijk / per e-mail goedkeuren van de voorgestelde marktpartij
Er wordt beoordeeld of de door de treasurer voorgestelde marktpartij terecht is gekozen. Zo ja, dan wordt een mondeling en schriftelijk akkoord gegeven.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Accorderen uitzetting
Nadat is bepaald bij wie de uitzetting wordt aangegaan wordt telefonisch én schriftelijk (per e-mail) akkoord gegeven aan deze marktpartij. Inclusief een schriftelijke bevestiging met overeengekomen voorwaarden
Secretaris-Directeur
Ondertekenen overeenkomst
De uitzetting wordt geformaliseerd door de ondertekening van een overeenkomst. Deze wordt verstuurd naar de betreffende instantie, inclusief een verzoek tot retournering van een getekend exemplaar.
Hoofd afdeling Financiën, Inkoop en Recht (namens de Treasurycommissie)
Opdracht tot beschikbaarstelling van de middelen
Na de retourontvangst van de getekende overeenkomst worden de middelen ter beschikking gesteld aan de gekozen contractpartij.
Functionaris
Activiteit
Omschrijving
Secretaris Directeur
Afleggen verantwoording
In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt de afgesloten geldlening schriftelijk gemeld. Conform de planning- en controlcyclus wordt het dagelijks bestuur ook achteraf geïnformeerd over de verstrekte geldlening.
Medewerker financiële
administratie
Inboeken vordering
Na afschrijving van het bedrag per bank zal de uitzetting worden ingeboekt in de administratie.
Financieel adviseur
("Treasurer")
Dossier bijwerken. archiveren officiële geldlening bescheiden
Het dossier "uitgezette middelen" wordt bijgewerkt. Hierin worden alle relevante gegevens van de uitzetting vastgelegd (zoals ontvangen offertes, beoordelingsformulier en de overeenkomst). De originele ondertekende bescheiden met bijlagen worden geregistreerd en gearchiveerd in het document management systeem (DMS).
Medewerker
Verbijzonderde interne controle
Toetsen gehanteerde procedure
(steekproef)
Toetsen of de vooraf vastgestelde procedure op een juiste wijze is gevolgd en vastgelegd.
BIJLAGE 4: PROCEDURE “SCHATKISTBANKIEREN”
Functionaris
Activiteit
Omschrijving
Financieel adviseur (“Treasurer”)
Vaststellen drempelbedrag
Bij het opstellen van de begroting wordt het drempelbedrag vastgesteld. Deze wordt vermeld in de financiële paragraaf.
Financieel adviseur (“Treasurer”)
Informeren kassiers
De treasurer informeert kassiers (en visa versa) periodiek en adhoc over belangrijke ontwikkelingen in de geldstromen. Waarbij inschatting van de ontwikkeling van het rekeningcourant krediet bij de Nederlandse waterschapsbank het belangrijkst is.
Financieel adviseur
(“Kassiers”)
Registreren bankstanden
Periodiek wordt het format voor de monitoring van het drempelbedrag bijgewerkt door de kassiers.
Financieel adviseur
(“Kassiers”)
Monitoren drempelbedrag
Op basis van bovenvermeld format wordt door de kassiers toegezien op de ontwikkeling en het verloop van het drempelbedrag.
Financieel adviseur (“kassiers’)
Afromen van het saldo op de bankrekening
Indien blijkt dat het drempelbedrag op kwartaalbasis frequent en ruim overschreden wordt, dan wordt een “herstelplan” opgesteld. Het doel hierbij is om het drempelbedrag niet te overschrijden en het rendement op overtollige middelen te optimaliseren.
Incidentele overschotten worden vanuit de hoofd-bankrekening naar de Schatkist overgeheveld. Bij kortlopende overschotten (≤ 12 maanden) wordt, in samenspraak met de treasurer, onderzocht of de procedure “uitzetten van gelden openbare lichamen (≤ 12 maanden)” moet worden opgestart.
Bij langlopende / structurele overschotten (> 12 maanden) dient de treasurer te onderzoeken of het uitzetten van middelen bij openbare lichamen een optie is. Deze activiteit valt buiten de kaders van dit statuut. Hiervoor vindt afzonderlijke besluitvorming plaats.
Financieel adviseur
(“Kassier”)
Aanvullen van het saldo op de bankrekening
Indien blijkt dat het banksaldo op kwartaalbasis onder het wettelijke drempelbedrag ligt en er is tevens sprake van een positief rekening courantsaldo bij de Schatkist, dan vindt een overboeking van overtollige middelen vanuit de Schatkist naar de bankrekening plaats. Doel is om het drempelbedrag niet te overschrijden en rendement op overtollige middelen te optimaliseren.
Functionaris
Activiteit
Omschrijving
Financieel adviseur (“Treasurer”)
Structurele overschotten vereisen evaluatie treasurybeleid
Indien sprake is van structurele overschotten dan dient geëvalueerd te worden wat de aanleiding hiervan is en hoe structurele overschotten in de toekomst voorkomen kunnen worden. De treasurer legt hierover verantwoording af via de planning- en controlcyclus.
BIJLAGE 5: BEGRIPPENKADER
Ten behoeve van de leesbaarheid is het aantal technische termen in dit statuut beperkt. Om misverstanden te voorkomen over gehanteerde begrippen worden specifieke begrippen in de onderstaande begrippenlijst verklaard.
Begrotingstotaal:
de totale exploitatielasten op de begroting.
Financiële derivaten:
financiële instrumenten belichaamd in contracten waarin voorwaarden zijn vastgelegd waartegen een transactie op een bepaald moment zal of kan plaatsvinden en waarvan de waarde afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren.
Drempelbedrag:
Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. Dit percentage is in de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden voor de waterschappen gesteld op 2,0%, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1.000.000 bedraagt.
Financieren:
Het aantrekken van vermogen (eigen vermogen en vreemd vermogen) om de beschikking te krijgen over kapitaalgoederen en/of werkkapitaal benodigd voor de uitoefening van de publieke taak.
Gemiddelde netto-vlottende schuld per kwartaal:
het gemiddelde van de netto-vlottende schuld op de eerste dag van iedere maand in het desbetreffende kwartaal.
Kasgeldlimiet:
Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. Dit percentage is in de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden (Ufdo) voor de waterschappen vastgesteld op 23%.
Kredietrisico:
De risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij.
Liquiditeitenplanning:
Een korte termijn overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven ter bepaling van het moment en de omvang van het aantrekken van een lening.
Liquiditeitsprognose:
Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid.
Marktrisico:
Het gevaar van schommelingen in de waarde van financiële activa door marktbewegingen. Dit risico dient geminimaliseerd te worden. Voorwaarde hierbij is in beginsel dat de hoofdsom van de lening/uitzetting in tact blijft.
Netto-vlottende schuld:
Het gezamenlijk bedrag van:
•de opgenomen gelden met een oorspronkelijk rentetypische looptijd korter dan 1 jaar;
•de schuld in rekening-courant;
•de voor een termijn van korter dan 1 jaar ter bewaking in kas gestorte gelden van derden en overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de van de vaste schuld, verminderd met het gezamenlijk bedrag van contante gelden, tegoeden in rekening-courant, en de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan 1 jaar.
Renterisico:
Renterisico houdt in dat door veranderingen in de rentestanden de financiële resultaten van het waterschap veranderen. Het renterisico kan worden onderverdeeld in primair en secundair risico. Primair risico is het ondervinden van nadeel door een rentestijging en het secundair risico is het niet profiteren van rentedalingen.
Renterisico op de vaste schuld:
mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten van een openbaar lichaam verandert door wijzigingen in het rentepercentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Renterisiconorm:
Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. In de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden (Ufdo) is dit percentage voor de waterschappen vastgesteld op 30%.
Rentetypische looptijd:
Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de leningsvoorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding (rentevaste periode).
Rentevisie:
De rentevisie heeft als doel het renterisico te beheersen. Een rentevisie is gebaseerd op het interpreteren van een aantal economische variabelen. De belangrijkste variabele is de inflatieverwachting.
Risicoprofiel:
Het bepalen van het risico waaraan een organisatie is blootgesteld. Voor het opstellen van dit profiel wordt bepaald hoe waarschijnlijk het is dat de risico’s optreden en welk effect deze risico’s dan hebben.
Schatkistbankieren:
Het aanhouden van middelen bij het ministerie van Financiën (“de schatkist”). Het Agentschap van de Generale Thesaurie voert binnen het ministerie van Financiën het schatkistbankieren uit. Alle deelnemers aan het schatkistbankieren hebben een privaatrechtelijke rekening-courantovereenkomst met de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door het Agentschap.
Toezichthouder:
De provincies Drenthe en Overijssel (interprovinciale waterschap) zijn op grond van de Waterschapswet belast met het financieel toezicht op het waterschap.
Treasurybeleid:
Dit beleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en voorwaarden, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie.
Treasuryfunctie:
Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.
Treasuryparagraaf:
Deze is in de begroting en in de jaarrekening opgenomen waarbij het geplande c.q. gerealiseerde treasurybeheer weergegeven wordt.
Tussenpersonen:
Tussenpersonen in het kader van treasury hebben een intermediairfunctie bij het afsluiten van financiële transacties. Aan tussenpersonen waarmee wij zaken doen stellen wij de eis dat zij beschikken over een vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB) of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) beschikken om de betreffende activiteiten te mogen verrichten in Nederland. De ondernemingen met een vergunning staan onder doorlopend toezicht van DNB of de AFM.
Uitzetting:
Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van een jaar of langer.
Vaste schuld:
Het gezamenlijk bedrag van de schuld uit hoofde van de geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer, en de voor een termijn van 1 jaar of langer ontvangen waarborgsommen.
Vermogenswaarde:
Het geheel van de in geld uitgedrukte waarde van de bezittingen aan goederen en vorderingen (activa en passiva).
Vermogensbehoefte:
Een overzicht van de behoefte aan middelen op lange termijn ter financiering van de investeringen. Ook wel kapitaalbehoefte genoemd.