Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.commissie: de commissie Financiën, Bedrijfsvoering en Digitalisering;
b.het algemeen bestuur: algemeen bestuur van Waterschap Brabantse Delta;
c.het dagelijks bestuur: dagelijks bestuur van Waterschap Brabantse Delta;
d.accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant;
e.auditcommissie: de door het algemeen bestuur als zodanig ingestelde werkgroep in de zin van art. 35 van het reglement van orde voor commissies en werkgroepen waterschap Brabantse Delta.
Artikel 2 Instelling en doel
1Er is een werkgroep die door het algemeen bestuur wordt ingesteld voor de duur van de bestuursperiode en wordt aangeduid als auditcommissie.
2Het doel van de auditcommissie is om vanuit de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur, de daartoe benoemde rapportages en aandachtsgebieden financieel-technisch te doorgronden, te beoordelen en (diepgaander) te bespreken en daarover a-politiek te adviseren aan de commissie.
Artikel 3 Taken
De auditcommissie:
1Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 109 van de Waterschapswet en brengt advies uit over de benoeming aan de commissie.
2Is het eerste bestuurlijke aanspreekpunt voor de door het algemeen bestuur benoemde accountant, heeft periodiek overleg met de accountant en laat zich informeren over acties die voortkomen uit de accountantscontrole en informeert en adviseert de commissie hierover.
3Adviseert aan de commissie over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring, het accountantsverslag en de door het dagelijks bestuur afgegeven verklaring omtrent rechtmatigheid.
4Adviseert de commissie over de financieel technische uitgangspunten bij de begroting.
5Adviseert de commissie over de opzet en doorontwikkeling van het P&C-systeem en instrumentarium.
6Bespreekt het jaarlijkse interne auditplan en beoordeelt de systematiek c.q. werkwijze ten aanzien van het monitoren van de voortgang van de door het algemeen bestuur overgenomen aanbevelingen van de rekenkamer.
7Adviseert de commissie ten aanzien van nieuwe financiële wet- en regelgeving voor het waterschap.
Artikel 4 Samenstelling en benoeming
1De auditcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden vanuit de commissie. De leden worden door het algemeen bestuur benoemd.
2Bij de benoeming van de leden van de auditcommissie vormt hun expertise, ervaring, affiniteit en interesse op het gebied van de taken van de auditcommissie een belangrijk criterium.
3De auditcommissie wijst uit haar midden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.
4Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van lid van de commissie, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van het algemeen bestuur.
5Bij een vacature start het algemeen bestuur de procedure op om daarin opnieuw te voorzien. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet het algemeen bestuur onverwijld in de ontstane vacature aangezien de auditcommissie anders niet meer kan functioneren.
6De commissie kent vier vaste adviseurs, namelijk het lid van het dagelijks bestuur met de portefeuille financiën, de secretaris-directeur of diens plaatsvervanger, de concerncontroller en de manager Juridische Zaken, Financiën, Inkoop & Vastgoed. Indien dit noodzakelijk wordt geacht kunnen voor specifieke onderwerpen andere medewerkers gevraagd worden deel te nemen aan de bespreking van dat onderwerp. Dit altijd in overleg met de secretaris-directeur of diens plaatsvervanger.
Artikel 5 Secretaris
De secretaris-directeur draagt zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris en een plaatsvervangend ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris zorgt in afstemming met de voorzitter voor de planning, agenda’s, uitnodigingen en stukkenstroom, actie en toezeggingenlijst en de adviezen aan de commissie.
Artikel 6 Vergaderingen en werkwijze
1De auditcommissie vergadert in beginsel vier keer per jaar. Als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen kan er een extra vergadering worden belegd.
2De vergaderingen van de auditcommissie worden opgenomen in de reguliere vergaderkalender van de commissies van het algemeen bestuur.
3De voorzitter belegt de vergaderingen. De secretaris draagt in opdracht van de voorzitter zorg voor dat de uitnodigingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.
4De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden. Slechts bij uitzondering worden stukken nagezonden.
5De secretaris maakt een actie- en toezeggingenlijst van elke vergadering en formuleert de aan de commissie uit te brengen adviezen.
6De auditcommissie stelt voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar een jaarplan vast voor het komende kalenderjaar met daarin de specifieke onderwerpen en aandachtsgebieden voor dat jaar. Het concept jaarplan wordt afgestemd met de commissie voordat dit door de auditcommissie wordt vastgesteld.
Artikel 7 Adviezen
1Adviezen van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van de aanwezige leden.
2De secretaris stelt ter vergadering het advies op en daar wordt direct door de auditcommissie over besloten.
3De secretaris, biedt namens de voorzitter van de auditcommissie, de adviezen aan de voorzitter van de commissie aan om op de agenda van de commissie te plaatsen.
Artikel 8 Bevoegdheden
1De auditcommissie is bevoegd aan de commissie over de in artikel 3 genoemde taken adviezen uit brengen.
2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 genoemde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met leden van het dagelijks bestuur, de accountant en de organisatie. Ook kunnen zij externe deskundigen zoals de accountant uitnodigen om deel te nemen aan de beraadslagingen over specifieke onderwerpen.
3De auditcommissie is bevoegd voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van een accountant.
Artikel 9 Besloten vergaderingen
1De auditcommissie vergadert in beslotenheid, wel kan de auditcommissie besluiten een openbare bijeenkomst te beleggen. De actie en toezeggingenlijst en haar adviezen aan de commissie zijn openbaar.
2Leden van het algemeen bestuur en burgerleden kunnen desgewenst de vergaderingen van de auditcommissie bijwonen als toehoorder.
Artikel 10 Vergoedingen
Ten aanzien van de vergoedingen wordt artikel 4.4.1. van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers van toepassing verklaard voor leden van de auditcommissie niet zijnde leden van het algemeen bestuur.
Artikel 11 Evaluatie
De auditcommissie evalueert jaarlijks haar functioneren en bespreekt dit met de commissie. Hierbij wordt ook het beeld van de accountant over de wijze van invulling door de auditcommissie betrokken.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2025.
Artikel 13 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Waterschap Brabantse Delta.
Aldus vastgesteld in vergadering van het algemeen bestuur van 25 juni 2025.