Verordening vertrouwenscommissie (her)benoeming en voortgangsgesprekken dijkgraaf Waterschap Amstel, Gooi en Vecht 2025

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1de commissie: de vertrouwenscommissie vanuit het Algemeen Bestuur;

2de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

3het Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van Waterschap Amstel, Gooi en Vecht;

4de secretaris-directeur: de secretaris van Waterschap Amstel, Gooi en Vecht;

5de griffier: de griffier van het Algemeen Bestuur.

Artikel 2. Taak

De commissie heeft tot taak:

a) de aanbeveling van het Algemeen Bestuur inzake de (her)benoeming van de dijkgraaf voor te bereiden;

b) voortgangsgesprekken te voeren met de dijkgraaf.

Artikel 3. Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit de fractievoorzitters of een ander door de fractie aan te wijzen lid van het Algemeen Bestuur.

2De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

4De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

5De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier.

6De secretaris-directeur draagt zorg voor de overig benodigde ambtelijke ondersteuning van de commissie.

7De commissie ziet de Dagelijks Bestuurders en secretaris-directeur als adviseur in dit proces en zal hen daartoe horen.

Artikel 4. Werkwijze commissie

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden dit noodzakelijk acht.

2Van iedere vergadering wordt door de griffier ten minste 7 dagen tevoren aankondiging gedaan aan de leden van de commissie.

3De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft van de zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 5. Geheimhoudingsplicht

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2De leden van de commissie hebben geheimhoudingsplicht.

3De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van Hoofdstuk VIIIa van de Waterschapswet artikel 55b, 55c en 55d, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering.

4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in haar vergadering aan leden van het Algemeen Bestuur die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen, behoudens ten tijde van de besloten vergadering van het Algemeen Bestuur waarin over de herbenoeming een besluit wordt genomen.

5De leden 2 tot en met 4 van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing op de griffier, de ambtelijke ondersteuning en de adviseurs bedoeld in artikel 3, lid 7.

Artikel 6. Verslag en concept aanbeveling (her)benoeming

1De commissie brengt via de voorzitter en griffier over haar oordeel schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan het Algemeen Bestuur en aan de commissaris. Dit verslag wordt voorzien van een concept aanbeveling.

2Alvorens bij herbenoeming het verslag aan het Algemeen Bestuur en de commissaris te zenden, bespreekt de commissie het concept met de dijkgraaf.

3Indien ter zake van zijn functioneren afspraken met de dijkgraaf worden gemaakt, worden deze in het verslag aan het Algemeen Bestuur vermeld.

4De dijkgraaf kan, voorafgaand aan de bespreking in het Algemeen Bestuur, zijn zienswijze over het verslag geven.

Artikel 7. Aantal gesprekken

1De commissie houdt jaarlijks in de maand april met de dijkgraaf een voortgangsgesprek over het functioneren.

2De commissie wijst daartoe uit zijn midden een gespreksdelegatie aan.

3De griffier komt in overleg met de commissie en de dijkgraaf tot een datumvoorstel en inventariseert de gesprekspunten.

Artikel 8. Voorbereiding en inhoud

1De commissie beschouwt het functioneren van de dijkgraaf in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de dijkgraaf. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige voortgangsgesprek alsmede de aanbevelingen die ten grondslag lagen aan een herbenoeming.

2Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de dijkgraaf als het functioneren van het Algemeen Bestuur zijn onderwerp van gesprek.

3De dijkgraaf kan een 360 graden feedback organiseren en doet daarvan verslag aan de commissie.

4De commissie kan ook zelf input ophalen bij adviseurs genoemd in artikel 3 lid 7 en anderen. Zij doet mededeling aan de dijkgraaf van het voornemen daartoe.

Artikel 9. Bijzondere bepalingen inzake het verslag

1De griffier stelt een concept-verslag van het gesprek op met daarin de gemaakte afspraken.

2De dijkgraaf en de gespreksdelegatie uit de commissie krijgen de gelegenheid te reageren op het concept-verslag.

3Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek en daarmee vastgesteld.

4Leden van het Algemeen en Dagelijks Bestuur kunnen het vastgestelde verslag inzien bij de griffier. Hiervan wordt melding gemaakt aan de commissie en vastgelegd in een register.

5Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt door de griffier gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 10. Archivering

1De voorzitter van de commissie en de griffier dragen er zorg voor dat na afronding van iedere benoeming en iedere herbenoemingsprocedure alle digitale archiefbescheiden afgedrukt worden en dat deze, samen met de niet-digitale bescheiden onverwijld in een verzegelde, zuurvrije envelop worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door het bestuur aangewezen archiefbewaarplaats.

2Op de in lid 1 genoemde envelop is aangegeven of het een benoeming, herbenoeming of voortgangsgesprek betreft en jaar of zittingsperiode waarop de inhoud betrekking heeft, dat de inhoud gedurende 75 jaar geheim en niet openbaar is, en de datum waarop de beperking van de openbaarheid vervalt.

3Van de in het eerste en tweede lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1, sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

4De voorzitter van de commissie en de griffier dragen er zorg voor dat na de in lid 1 t/m 3 bedoelde overbrenging de digitale bescheiden en kopieën terstond worden vernietigd.

5De griffier geeft de vastgestelde verslagen van voortgangsgesprekken in een verzegelde envelop in bewaring bij de beheerder van de archiefbewaarplaats, die ze ter bewaring in de archiefbewaarplaats opneemt.

6Van het in bewaring geven van de in lid 5 genoemde documenten wordt een overeenkomst opgesteld tussen de griffier (namens de vertrouwenscommissie) en de archivaris die beheerder is van de archiefbewaarplaats.

7In die overeenkomst wordt zowel de geheimhouding geregeld als de mogelijkheid voor de griffier om de documenten als bedoeld in lid 5 te gebruiken, zodat hij invulling kan geven aan artikel 8, lid 1 en artikel 9 lid 4.

8Na afloop van de zittingstermijn van de dijkgraaf wordt de inbewaringgeving omgezet in een overbrenging zoals beschreven in artikel 2.

9Van die overbrenging wordt een verklaring opgesteld zoals beschreven in lid 3.

Artikel 11. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de commissie.

Artikel 12. Inwerkingtreding en bekendmaking

1Het Reglement vertrouwenscommissie benoeming dijkgraaf AGV 2022, zoals vastgesteld dd. 10 maart 2022, wordt ingetrokken.

2Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na haar vaststelling en wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt.

Artikel 13. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als Verordening vertrouwenscommissie (her)benoeming en voortgangsgesprekken dijkgraaf Waterschap Amstel, Gooi en Vecht 2025.