Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
•Commissie: de auditcommissie;
•AB: het algemeen bestuur van Waterschap Amstel Gooi en Vecht;
•DB: het dagelijks bestuur van Waterschap Amstel Gooi en Vecht;
•Accountant: de door het algemeen bestuur benoemde externe accountant.
Artikel 2 Instelling en doel
1Er is een bijzondere commissie die door het algemeen bestuur wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.
2De commissie heeft als doel het technisch ondersteunen van het AB bij de afhandeling van de financiële jaarcyclus inclusief het reflecteren op bijzondere ontwikkelingen met betrekking tot de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).
3De commissie heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten. De taken, bevoegdheden en werkwijze van de commissie zijn financieel-technisch en apolitiek van aard. De taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur en diens leden blijven volledig in stand.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
1De commissie is samengesteld uit leden van het AB, niet zijnde leden van het DB, welke zitting nemen in deze commissie op grond van hun kennis/expertise.
2De commissie bestaat uit vier tot zes leden van het algemeen bestuur, waarbij een evenwichtige verdeling tussen oppositie en coalitie wordt nagestreefd.
3Het AB kiest uit zijn midden de leden van de commissie. Deze commissieleden benoemen vervolgens de voorzitter van de commissie.
4De commissie kent drie vaste adviseurs, te weten:
•het DB-lid met de portefeuille financiën;
•de concerncontroller en
•de directeur bedrijfsvoering.
5Het secretariaat van de commissie wordt aangewezen door de griffier en rapporteert over de werkzaamheden aan de griffier.
Artikel 4 Zittingsduur
1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur of bij ontslag als lid van het algemeen bestuur. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
2Het AB kan een lid tussentijds ontslaan.
3Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen. Het lid geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie. De voorzitter geeft daarvan schriftelijk kennis aan het AB.
Artikel 5 Taken
De ondersteuning van het algemeen bestuur door de commissie bestaat uit de volgende taken:
a.Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het AB over financiële aangelegenheden ter voorbereiding op de besluitvorming door het AB.
b.Het adviseren van het AB over de financieel technische uitgangspunten bij de behandeling van de begroting, eventuele begrotingswijzigingen, de eerste bestuursrapportage, de tweede bestuursrapportage en de jaarrekening.
c.De advisering over het door het AB vast te stellen controleprotocol.
d.Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met het AB betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt met de accountant over de jaarrekening (inclusief het accountantsverslag bij de jaarrekening) en adviseert over het meegeven van speerpunten voor interimcontrole.
e.Het fungeren als klankbord over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.
f.Het adviseren over de ontwikkeling van de sturingsinstrumenten van het AB in de planning en controlcyclus.
g.Het ondersteunen bij de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant.
h.Het (in technische zin) adviseren over de door het AB vast te stellen financiële verordeningen alsmede overige onderwerpen van financieel technische aard.
i.Het ondersteunen bij het selectieproces van de accountant en het adviseren van het AB over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant.
j.Het fungeren als klankbord voor het DB op het gebied van financieel technische vraagstukken.
Artikel 6 Bevoegdheden en werkwijze
1De commissie adviseert het AB over de in artikel 5 genoemde onderwerpen.
2De commissie ontvangt op haar verzoek alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.
3In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van ) het DB, de Rekenkamercommissie en de accountant.
4De commissie kan ten behoeve van haar taakuitoefening haar vaste adviseurs en externe deskundigen inschakelen.
5Op verzoek van het AB geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het AB.
Artikel 7 Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging
1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar ten minste 3 keer per jaar.
2De vergadering van de commissie vindt alleen doorgang als minimaal drie leden (fysiek dan wel digitaal) aanwezig zijn. Artikel 8, lid 1 gaat boven dit lid.
3De vaste adviseurs kunnen voor elke vergadering van de commissie worden uitgenodigd.
4De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
5De adviezen van de commissie aan het algemeen bestuur zijn openbaar, tenzij het advies betrekking heeft op informatie ten aanzien waarvan het bestuur een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd.
6Van iedere vergadering wordt een afsprakenlijst gemaakt. De afsprakenlijst wordt vastgesteld door de commissie.
Artikel 9 Vergoeding
1De commissie is een bijzondere commissie als bedoeld in artikel 4.1.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
2Aan de leden van de commissie wordt voor de duur van de activiteiten van de commissie een toelage toegekend ter hoogte van het maximale bedrag, genoemd in artikel 4.1.4, eerste lid, van dat besluit.
Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding
1Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie Waterschap Amstel Gooi en Vecht 2025”;
2De verordening treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking.
3Bij inwerkingtreding van deze verordening vervalt het Besluit benoeming leden begeleidingsgroep Accountant (BBV23.0172)