Aanhef
gelet op:
-artikel 77 Waterschapswet;
-artikel 5 van het reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur; de rol van het algemeen bestuur in de controleverordening,
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
-Commissie: de auditcommissie;
-AB: het algemeen bestuur van Waterschap Aa en Maas;
-DB: het dagelijks bestuur van Waterschap Aa en Maas;
-Accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant
Artikel 2 Instelling en doel
1Er is een bijzondere commissie die door het algemeen bestuur wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.
2De commissie heeft als doel het technisch ondersteunen van het AB bij de afhandeling van de financiële jaarcyclus inclusief het reflecteren op bijzondere ontwikkelingen met betrekking tot de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).
3De commissie heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten. De taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur en diens leden blijven volledig in stand.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
1De commissie is samengesteld uit leden van het AB, niet zijnde leden van het DB, welke zitting nemen in deze commissie op grond van hun kennis/expertise. De commissie is technisch en apolitiek van aard, werkwijze en samenstelling.
2De commissie bestaat uit vier leden van het algemeen bestuur, waarbij een evenwichtige verdeling tussen oppositie en coalitie wordt nagestreefd.
3Het AB kiest uit haar midden de leden van de commissie en benoemt de voorzitter.
4De commissie kent drie vaste adviseurs, te weten:
-het DB-lid met de portefeuille financiën;
-de concerncontroller en
-de secretaris-directeur.
5Het secretariaat van de commissie wordt door een medewerker van de afdeling Concernstaf verzorgd.
Artikel 4 Zittingsduur
1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur of bij ontslag als lid van het algemeen bestuur. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
2Het AB kan een lid tussentijds ontslaan.
3Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.
Artikel 5 Taken
1De ondersteuning van het algemeen bestuur door de commissie bestaat uit de volgende taken:
a.Het adviseren van het AB over financiële aangelegenheden ter voorbereiding op de besluitvorming door het AB.
b.Het adviseren van het AB over de financieel technische uitgangspunten bij de begroting.
c.De advisering over het door het AB vast te stellen controleprotocol.
d.Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met het AB betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt met de accountant over de jaarrekening (inclusief het accountantsverslag bij de jaarrekening) en adviseert over het meegeven van speerpunten voor interim controle.
e.Het fungeren als klankbord over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.
f.Het fungeren als klankbord voor de ontwikkeling van de instrumenten in de planning en controlcyclus.
g.Het ondersteunen bij de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant.
h.Het (in technische zin) adviseren over de door het AB vast te stellen financiële verordeningen alsmede overige onderwerpen van financieel technische aard.
i.Het ondersteunen bij het selectieproces van de accountant en het adviseren van het AB over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant.
j.Het fungeren als klankbord voor het DB op het gebied van financieel technische vraagstukken.
Artikel 6 Bevoegdheden
1De commissie adviseert het AB over de in artikel 5 genoemde onderwerpen .
2De commissie ontvangt op haar verzoek alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.
3In gevallen waarin in overleg vastgesteld wordt dat dat van toepassing is, kent de commissie een geheimhoudingsplicht.
4In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van ) het DB, de Rekenkamercommissie en de accountant.
5De commissie kan ten behoeve van haar taakuitoefening externe deskundigen inschakelen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, legt de commissie dit vooraf voor aan het DB.
6Op verzoek van het AB geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het AB.
Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering van het AB gedaan.
Artikel 7 Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging
1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar in principe 3 keer per jaar.
2De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.
3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders beslist.
4De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
5Van iedere vergadering wordt een afsprakenlijst gemaakt. De afsprakenlijst wordt vastgesteld door de commissie.
Artikel 9: Evaluatie
Uiterlijk twee jaar na installatie van de commissie zal een evaluatie van het functioneren van de commissie plaats vinden.
Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding
1Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie Waterschap Aa en Maas 2023”;
2De verordening treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking.
Toelichting
Hoewel de Waterschapswet nog steeds uitgaat van een monistisch systeem inzake de besturen van de waterschappen, is er in de praktijk soms sprake van dualistische kenmerken (bijv. rekenkamercommissie).
Zonder hier een keuze te maken wat de voorkeur heeft (monistisch of dualistisch), bestaat er in het algemeen overeenstemming over het gegeven dat het democratische debat gebaat is bij een sterke positie van het algemeen bestuur. In dat kader wordt voorgesteld om een nieuwe bijzondere commissie in te stellen. In deze commissie, Auditcommissie genaamd, kan een kleine groep bestuursleden zich verdergaand verdiepen in de financiële stukken en hier advies over uitbrengen aan het algemeen bestuur.
Ook is er soms bij het AB, DB of anderen behoefte aan een aanspreekpunt op dit werkterrein. Daartoe is een auditcommissie eveneens een nuttig instrument. Als bijzondere commissie voor onderzoek adviseert de auditcommissie slechts het algemeen bestuur en beperkt zich tot financieel technische zaken en houdt zich verre van politieke zaken. De leden zijn wel afkomstig uit het AB, maar treden nooit op namens het AB. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het AB en zijn leden blijven volledig intact. Het Reglement van Orde van het algemeen bestuur d.d. 16 juni 2023 blijft onverminderd van kracht.