Aanhef
Bekendmaking
De Verenigde Vergadering van het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft op 3 juli 2024 de Gedragscode integriteit dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland 2024 vastgesteld.
Besluit
De Verenigde Vergadering van het Hoogheemraadschap van Rijnland;
Gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 19 juni 2024, kenmerk 24.051348;
Gelet op de artikelen 33, derde lid, en 45 van de Waterschapswet;
Op basis van het advies van de VV-werkgroep Integriteit;
BESLUIT/BESLUITEN:
voor de dijkgraaf en voor de overige leden van het college van het Hoogheemraadschap van Rijnland;
de navolgende gedragscode integriteit vast te stellen:
GEDRAGSCODE INTEGRITEIT DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN VAN HET HOOGHEEMRAADSCHAP VAN RIJNLAND 2024
en dit besluit per direct in werking te laten treden.
INLEIDING
1. Algemene bepalingen
1.1
De gedragscode geldt voor de dijkgraaf en voor de leden van het college van het Hoogheemraadschap, maar richt zich ook tot de bestuursorganen.
1.2
De gedragscode is openbaar en via internet beschikbaar.
2. Voorkomen van belangenverstrengeling
2.1.
1De dijkgraaf en collegeleden leveren de secretaris-algemeen directeur de informatie aan over de nevenfuncties die openbaar gemaakt moeten worden, bij aanvang van het ambt, dan wel binnen één maand na aanvaarding van de nevenfunctie en geven hem de wijzigingen daarin door.
2De informatie van de dijkgraaf betreft in ieder geval de omschrijving van de nevenfunctie, de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht, wat het (verwachte) tijdsbeslag is en wat de inkomsten daaruit zijn.
3De informatie van de hoogheemraden betreft in ieder geval de omschrijving van de nevenfunctie, de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht, of het al dan niet een nevenfunctie uit hoofde van het ambt betreft, wat het (verwachte) tijdsbeslag is, of de nevenfunctie bezoldigd of onbezoldigd is, dan wel – voor zover die openbaar gemaakt moeten worden – wat de inkomsten daaruit zijn.
4De secretaris-algemeen directeur legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
2.2
1De dijkgraaf en de collegeleden handelen in de uitoefening van hun ambt niet zodanig dat zij vooruitlopen op een functie na aftreden.
2Een collegelid bespreekt het voornemen tot tussentijdse aanvaarding van een functie na aftreden met de dijkgraaf.
3Een dijkgraaf bespreekt de tussentijdse aanvaarding van een functie met de locodijkgraaf.
2.3
1Het college sluit de dijkgraaf en collegeleden gedurende een jaar na aftreden uit van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van het Hoogheemraadschap.
2De uitsluiting geldt niet bij aanvaarding van een dienstbetrekking bij het Hoogheemraadschap waar hij dijkgraaf, dan wel collegelid was. Voor werving, selectie en indiensttreding bij het Hoogheemraadschap zijn de voor het ambtelijk personeel geldende regels ter zake van overeenkomstige toepassing.
3Het college vraagt meerdere offertes aan als bij een offerteaanvraag ook oud-bestuurders en bevriende relaties zijn betrokken.
4Het college stelt een afwegingskader op voor selectie en benoemingen van externen en informeert de VV regelmatig over de toepassing in de praktijk.
2.4
1Het college draagt de dijkgraaf en een collegelid niet eerder dan een jaar na aftreden voor als kandidaat voor benoeming tot commissaris dan wel bestuurslid van een verbonden partij.
2Onder verbonden partij wordt verstaan hetgeen hieronder wordt verstaan in het Waterschaps- besluit.
3. Informatie
3.1
De dijkgraaf respectievelijk het collegelid zorgt ervoor dat vertrouwelijke en geheime informatie waarover hij beschikt veilig wordt bewaard en gebruikt.
3.2
De dijkgraaf respectievelijk het collegelid maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen (nog) niet openbare informatie.
4. Geschenken, faciliteiten, diensten, excursies, evenementen en andere uitnodigingen
4.1
1Een dijkgraaf respectievelijk het collegelid accepteert en biedt geen geschenken, faciliteiten en diensten aan als zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed.
2De dijkgraaf respectievelijk het collegelid kan, tenzij het eerste lid van toepassing is, incidentele geschenken die een geschatte waarde van € 50 of minder vertegenwoordigen, behouden.
3Geschenken die de dijkgraaf respectievelijk het collegelid uit hoofde van zijn ambt ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan € 50 vertegenwoordigen worden, indien zij niet worden teruggestuurd, geregistreerd en eigendom van het Hoogheemraadschap.
4De secretaris-algemeen directeur legt een register aan van de geschenken met een geschatte hogere waarde dan € 50. In het register is aangegeven welke bestemming het Hoogheemraadschap hieraan heeft gegeven. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
5De dijkgraaf respectievelijk het collegelid ontvangt in principe geen geschenken op het woon/huisadres. Onvoorziene ontvangst van een geschenk op het huisadres wordt zo spoedig mogelijk gemeld voor het register.
4.2
1Een dijkgraaf respectievelijk het collegelid accepteert geen lunches, diners, recepties en andere uitnodigingen die door anderen betaald of georganiseerd worden, tenzij dat behoort tot de uitoefening van de functie en de aanwezigheid beschouwd kan worden als functioneel.
2Bij twijfel legt de dijkgraaf respectievelijk het collegelid de uitnodiging ter bespreking voor aan het college.
4.3
1Bij twijfel over (de schijn van) belangenverstrengeling van invitaties voor excursies, evenementen en buitenlandse reizen op rekening van anderen dan het Hoogheemraadschap, legt de dijkgraaf respectievelijk het collegelid deze vooraf ter bespreking voor aan het college.
2De dijkgraaf, dan wel het collegelid maakt de excursies en evenementen die hij heeft aanvaard openbaar binnen één week nadat de excursie, dan wel het evenement heeft plaatsgevonden, onder vermelding van wie deze kosten voor zijn/hun rekening heeft/hebben genomen. De informatie is via internet beschikbaar.
3De informatie over buitenlandse reizen voor rekening van derden wordt binnen één week na terugkeer in Nederland opgenomen in het register, bedoeld in artikel 5.3, tweede lid.
5. Gebruik van voorzieningen van het waterschap
5.1
1Het college richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven, met heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij het Hoogheemraadschap.
2De dijkgraaf en de collegeleden verantwoorden zich over hun gebruik van de voorzieningen die voor de functie beschikbaar zijn gesteld volgens de regels en procedures die daarvoor gelden.
5.2
1Een dijkgraaf respectievelijk een collegelid meldt het voornemen tot een buitenlandse dienstreis of een uitnodiging daartoe aan het college. Hij geeft daarbij informatie over het doel en de duur van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap dat meereist, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.
2De dijkgraaf, dan wel het collegelid meldt daarbij tevens als hij voornemens is om de buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden met maximaal 72 uur te verlengen. De extra kosten van de verlenging komen daarbij volledig voor eigen rekening.
3Het college betrekt alle aspecten in de besluitvorming en informeert de VV zo spoedig mogelijk over het genomen besluit.
4Een dijkgraaf respectievelijk een collegelid legt verantwoording af over afgelegde buitenlandse dienstreizen. Hij maakt in ieder geval openbaar wat het doel, de bestemming en de duur van de buitenlandse dienstreis is geweest en wat daarvan de kosten waren voor het Hoogheemraadschap.
5De secretaris-algemeen directeur legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.
5.3
Voor de toepassing van artikel 5.2 wordt onder buitenlandse dienstreis niet verstaan een dienstreis naar een Europese instelling of een dienstreis naar een buurwaterschap in het buitenland.
5.4
Een dijkgraaf respectievelijk een collegelid declareert geen kosten die al op andere wijze worden vergoed.
5.5
Gebruik van voorzieningen en eigendommen van het Hoogheemraadschap ten eigen bate of ten bate van derden is niet toelaatbaar, tenzij dit wettelijk of volgens interne regels is toegestaan.
6. Uitvoering gedragscode
6.1
De VV bevordert de eenduidige interpretatie van de gedragscode. Ingeval van leemtes en onduidelijkheden in de gedragscode voorziet de VV daarin.
6.2
1Op voorstel van de dijkgraaf maakt de VV met hem afspraken over de navolgende onderwerpen:
a.de periodieke bespreking van het onderwerp integriteit in zijn algemeenheid en van de gedragscode in het bijzonder;
b.de periodieke bespreking van het overzicht van nevenfuncties en neveninkomsten in de VV.
c.de aanwijzing van contactpersonen of aanspreekpunten integriteit;
d.de processtappen die worden gevolgd in geval van een vermoeden van een integriteitschending van een politieke ambtsdrager van het Hoogheemraadschap.
2In het geval van een integriteitsonderzoek door een extern bureau wordt alleen gebruik gemaakt van gecertificeerde onderzoeksbureaus.
3De afspraken als bedoeld onder 1 worden vastgelegd in een bijlage die onderdeel uitmaakt van de gedragscode.
Artikelsgewijze Toelichting
2.1.1 en 2.1.2
Zoals uit het opgenomen wettelijk kader blijkt zijn er enkele verschillen in de wetgeving ten aanzien van de openbaarmaking van (inkomsten uit) nevenfuncties tussen dijkgraven en collegeleden anderzijds. De nadere invulling daarvan in 2.1.1 en 2.1.2 is in lijn hiermee dan ook niet exact gelijk.
De bepalingen betreffen een uitwerking van de wettelijke verplichting om nevenfuncties openbaar te maken. De informatie wordt neergelegd in een openbaar register. De ambtsdrager is zelf verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van de informatie en voor de actualiteit daarvan.
Hoewel aan het ambt gerelateerde nevenfuncties (q.q.-functies) wettelijk niet openbaar gemaakt hoeven te worden, verdient het aanbeveling deze wel op te nemen in het overzicht van nevenfuncties.
2.3 en 2.4
In deze bepalingen is de zogenaamde draaideurconstructie geregeld. De draaideurconstructie geldt niet bij aanvaarding van het VV-lidmaatschap. In 2.3 gedurende 1 jaar na aftreden is de uitsluiting geregeld van betaalde werkzaamheden ten behoeve van het Hoogheemraadschap en in 2.4 de uitsluiting van benoeming als commissaris of bestuurslid van een ‘verbonden partij’, ofwel, kort samengevat, van een organisatie waarin het Hoogheemraadschap een bestuurlijk en financieel belang heeft. Het begrip ‘verbonden partij’ is ontleend aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Daarin staat dat een verbonden partij een privaatrechtelijk of publiekrechtelijke organisatie is waarin het Hoogheemraadschap een bestuurlijk en een financieel belang heeft. En onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.
Een financieel belang wordt gedefinieerd als een aan de betrokken organisatie ter beschikking gesteld bedrag dat niet die organisatie failliet gaat, dan wel het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de organisatie haar verplichtingen niet nakomt. Hiermee wordt mogelijke vriendjespolitiek voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen vermeden.
Wees extra voorzichtig als je oud-bestuurders/ bevriende relaties werft. Aanvaarding van een dienstbetrekking bij de/het voormalige provincie/gemeente/waterschap, is niet uitgesloten. Dat kan van belang zijn in het kader van de re-integratie van de voormalige bestuurder en ter voorkoming van uitkeringslasten voor het Hoogheemraadschap. Uiteraard dienen daarbij de regels van werving en selectie en aanstelling te gelden die er voor iedereen zijn die bij het Hoogheemraadschap gaat solliciteren.
In het eerste jaar na aftreden kunnen in elk geval oud-bestuurders niet worden aangetrokken om tegen beloning activiteiten voor het eigen Hoogheemraadschap te verrichten.
Na één jaar verdient het aanbeveling om bij opdrachtverlening de gebruikelijke aanbestedingsvereisten met meerdere offertes te hanteren als een voormalige bestuurder of een relatie van de huidige bestuurders meedingt naar een opdracht.
Een afwegingskader voor selectie en benoemingen van externen kan behulpzaam zijn. Transparantie over de afwegingen die zijn gemaakt bij het aantrekken van externen is daarbij van wezenlijk belang.
Het bepaalde in 2.2, eerste lid, (vooruitlopen op een nieuwe functie na aftreden) geldt uiteraard evenzeer voor een functie bij het voormalige Hoogheemraadschap.
3.1
Het is belangrijk de juiste maatregelen te treffen om te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke en/of geheime gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Daarbij moet in de digitale setting worden gedacht aan de beveiliging van de computer, smartphones e.d. met wachtwoorden en het niet onbeheerd achterlaten van USB-sticks met vertrouwelijke/geheime informatie.
4.1
In de gedragscode is uitgangspunt dat geschenken, faciliteiten en diensten niet worden geaccepteerd als hiermee de onafhankelijke positie van de bestuurder kan worden beïnvloed. Dat is in ieder geval aan de orde in onderhandelingssituaties. Is daarvan geen sprake dan kunnen om praktische redenen incidentele kleine geschenken (met een geschatte waarde van € 50 of minder) door de bestuurder worden aanvaard, echter nooit op het huisadres. Dit is een in de praktijk ontstaan gebruikelijk richtbedrag maar is geen scherpe grens. Er zijn omstandigheden denkbaar waar elk geschenk, ongeacht de waarde, onacceptabel is. Duurdere geschenken worden in elk geval niet aanvaard. Zij worden teruggestuurd of worden eigendom van het Hoogheemraadschap dat zorgt voor een goede bestemming van het geschenk. In een openbaar register wordt opgenomen welke geschenken van meer dan € 50 het Hoogheemraadschap heeft aanvaard en welke bestemming daaraan is gegeven.
4.2
Dit geldt ook voor werkbezoeken.
4.3
Het gaat hier om excursies en evenementen die betrokkene dijkgraaf, dan wel als collegelid aanvaardt. Excursies en evenementen in de hoedanigheid van lid van een politieke partij vallen hier niet onder.
Bij 4.2 en 4.3. dienen eveneens als afwegingskader voor de motieven van de uitnodigende partij beoordeeld te worden. Het mag er niet om gaan de onafhankelijke positie van de bestuurders te beïnvloeden. De schijn van belangenverstrengeling moet worden voorkomen.
4.4
Geschenken worden in principe niet op het huisadres ontvangen. Je kunt niet bepalen of je wat wordt toegezonden, de mogelijkheid is niet uit te sluiten dat je wat ontvangt. Het is van belang de ontvangst zo spoedig mogelijk te melden.
5.1
Aan bestuurders worden de voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen in bruikleen geboden die een goed functioneren van de bestuurders mogelijk maken.
Wat betreft de uitwerking van de principes van dit stelsel zou kunnen worden aangesloten bij de werkwijze in het Voorzieningenbesluit dat geldt voor ministers en staatssecretarissen:
a.in beginsel worden voorzieningen en verstrekkingen in bruikleen ter beschikking gesteld;
b.indien een voorziening of verstrekking niet in bruikleen ter beschikking kan worden gesteld, wordt de factuur direct ten laste van de begroting van het bestuursorgaan betaald;
c.het vergoeden van voorzieningen en verstrekkingen achteraf door het indienen van declaraties, wordt tot een minimum beperkt;
d.voorzieningen, verstrekkingen en declaraties worden maandelijks openbaar gemaakt op internet.
Uitgangspunt is hier dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via zijn of haar privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk.
De bestuurder zal zich nauwgezet moeten houden aan de regels en procedures die er met het oog hierop voor hem/haar gelden.
5.2
Uitgangspunten zijn hier eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen. De beoordeling van de noodzaak van de buitenlandse dienstreis ligt bij het college.
Ingevolge 5.3 gelden de bepalingen van 5.2 niet voor de meer reguliere (buitenlandse) dienstreizen naar een Europese instelling of een dienstreis naar een buurwaterschap in het buitenland. Voor dergelijke (buitenlandse) reizen vormen deze bepalingen wel een belangrijke richtsnoer.
Buitenlandse reizen die worden gemaakt ten behoeve van de politieke partij zijn geen ‘dienstreizen’ en vallen dus niet onder 5.2 en komen niet ten laste van het Hoogheemraadschap.
Zie paragraaf 5.2. lid 4. voor een uitgebreide toelichting over de regels met betrekking tot verlenging van dienstreizen.
Hierbij kan worden aangesloten hetgeen voor rijksambtenaren in de CAO-Rijk is afgesproken over verlengen van een buitenlandse dienstreis wegens privéomstandigheden. De verlenging bedraagt maximaal 72 uur, de meerkosten voor reis en verblijf zelf worden betaald en eventuele besparingen voor het Hoogheemraadschap zijn. Het verlengen van uw dienstreis voor privédoeleinden aan het begin van uw dienstreis is niet toegestaan als u eerder dan noodzakelijk vertrekt om te herstellen van de reis of om te acclimatiseren aan de lokale omstandigheden.
5.5
Stelregel is dat privégebruik van voorzieningen van het waterschap niet is toegestaan. Wel hebben organisaties mogelijk een specifieke regeling die privégebruik van bedrijfsmiddelen reguleert.
6.1
De VV is het hoogste bestuursorgaan en als zodanig verantwoordelijk voor de inhoud van de gedragscode en voor een eenduidige interpretatie daarvan. En voor wijziging/aanvulling daarvan bij leemtes of onduidelijkheden.
6.2
De Waterschapswet verplicht de VV om voor zichzelf en voor de bestuurders een gedragscode vast te stellen.
Aanvullend op de wettelijke regels die gelden voor politieke ambtsdragers, bevat de gedragscode een aantal materiële normen waaraan de politieke ambtsdragers zich committeren.
De dijkgraaf heeft de wettelijke taak om de bestuurlijke integriteit van zijn of haar waterschap te bevorderen (Art. 94 lid 2 Waterschapswet). Hiermee is de verantwoordelijkheid voor de portefeuille ‘integriteit’ duidelijk belegd. De wettelijke bepalingen bieden de ruimte om naar gelang de situatie handelend op te treden, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan het optreden bij incidenten.
Belangrijk onderdeel is ook de preventie: ervoor te zorgen dat integriteit en integriteitsbewustzijn in de bestuurlijke gremia besproken blijven en daarbij afspraken te maken over een regelmatige bespreking, bijvoorbeeld een of twee keer per jaar, van het thema integriteit, zowel met de volksvertegenwoordiging als binnen het bestuur.
De dijkgraaf hoeft hier niet alleen voor te staan. Een daartoe aangewezen contactpersoon of vertrouwenspersoon (bijvoorbeeld de secretaris-algemeen directeur) kan hier in relatie tot de VV eveneens een belangrijke rol in spelen. Goed denkbaar is ook dat de VV met de dijkgraaf nadere afspraken maakt over de werkwijze die wordt gevolgd ingeval zich een incident of een vermoeden van een integriteitsschending voordoet. Dat geeft houvast en rust op het moment dat er gehandeld dient te worden. De VV kan zelf onderling ook afspraken maken over hoe je elkaar aanspreekt.
Al deze processuele en procedurele afspraken zijn terug te vinden in de bijlage die onderdeel uitmaakt van de gedragscode. De onderwerpen, genoemd in 6.2, zijn niet uitputtend.