Reglement van Orde voor de vergaderingen van Dijkgraaf en hoogheemraden

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement van orde wordt verstaan onder:

1het college: dijkgraaf en hoogheemraden;

2voorzitter: de dijkgraaf;

3hoogheemraad: een lid van het college, niet zijnde de dijkgraaf

4lid/leden: het lid of de leden van het college, de dijkgraaf inbegrepen;

5secretaris: de secretaris van het college;

6portefeuille: de dossiers en aandachtsgebieden van een lid:

7quorum: het aantal aanwezige leden in een vergadering dat is vereist om te kunnen beraadslagen en rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen; het quorum bedraagt: de helft van het aantal leden plus één.

8gewone meerderheid (bij stemmingen): de helft van het aantal aanwezige stemgerechtigden plus één.

9algemene stemmen (bij stemmingen): unaniem.

10hoofdelijke stemming: stemming waarbij ieder lid mondeling zich vóór of tegen het voorstel uitspreekt.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1De leden regelen onderling de verdeling van de werkzaamheden en portefeuilles.

2De leden regelen de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis.

3Een lid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

Artikel 3 Voorzitter

1De voorzitter leidt de vergadering en zorgt voor de handhaving van de orde. Hij ziet toe op de naleving van dit reglement en de overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

2Bij afwezigheid wordt hij vervangen door een loco-dijkgraaf.

Artikel 4 Secretaris

1De secretaris is in elke vergadering van het college aanwezig.

2De secretaris kan, wanneer de voorzitter hem het woord verleent, aan de beraadslagingen van het college deelnemen

3De secretaris kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het college.

4Met toestemming van de voorzitter kan de secretaris zich bij de vervulling van zijn taak doen bijstaan door één of meer ambtenaren.

5De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van het verhandelde ter vergadering.

6De secretaris, als hoofd van de ambtelijke organisatie, geeft de genomen besluiten aan die organisatie door en draagt zorgt voor de uitvoering daarvan.

7Het college benoemt een of meerdere loco-secretaris(sen) die de secretaris kunnen vervangen.

Artikel 5 Frequentie en locatie vergaderingen

1De vergaderingen worden belegd door de voorzitter en in de regel eens per veertien dagen op een vast tijdstip in het gemeenlandshuis in Delft gehouden.

2Indien de voorzitter dat nodig oordeelt, kan hij een tussentijdse vergadering beleggen of de vergadering op andere locatie houden.

3Indien twee andere leden tussentijds een vergadering nodig oordelen, dienen zij hiertoe een schriftelijk en met redenen omkleed verzoek in bij de voorzitter, waarna de voorzitter dit verzoek zo spoedig mogelijk honoreert.

Artikel 6 Agenda en oproep

1De voorzitter draagt zorg voor het opstellen van de agenda voor de vergadering

2Een hoogheemraad kan de voorzitter adviseren over de plaats op de agenda van een voorstel dat binnen zijn portefeuille valt.

3De secretaris zorgt, namens de voorzitter, dat de leden minimaal drie dagen voor de betreffende datum de stukken voor de vergadering in bezit hebben.

4Tot de vergaderstukken behoren:

a.de agenda met daarin

I.de oproeping, te weten de datum, tijd en plaats van de vergadering;

II. de voorgestelde onderwerpen;

III. de voorgestelde behandelvolgorde;

b.de bijbehorende onderliggende stukken zoals voorstellen en overige vergaderstukken.

5De voorzitter kan na het verzenden van de agenda zo nodig nog een aanvullende agenda laten uitsturen. De daarop vermelde stukken worden zo spoedig mogelijk aan de leden toegezonden.

6Een hoogheemraad kan, nadat de agenda is verzonden, de voorzitter verzoeken alsnog een onderwerp te agenderen; de voorzitter beslist vervolgens of er een aanvullende agenda wordt opgesteld.

7Ingekomen stukken die aan het college zijn gericht en niet tijdig aan de leden konden worden verzonden, worden door de voorzitter of de secretaris voor behandeling ter vergadering ingebracht.

Artikel 7 Kennisgeving van verhindering

1Wanneer een lid de vergadering niet kan bijwonen, geeft hij hiervan tijdig kennis aan de voorzitter of de secretaris.

2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan tijdig kennis aan de voorzitter.

3De secretaris draagt tijdig zorg voor een vervanger en deelt de voorzitter de naam daarvan mede.

Artikel 8 Besloten vergaderingen

1De vergaderingen van het college zijn besloten, dus niet openbaar.

2Op verzoek van de voorzitter kan/kunnen een of meer ambtenaren of derden worden uitgenodigd –een deel van- de vergadering bij te wonen.

Artikel 9 Opening, quorum en tussentijdse vergadering

1De voorzitter opent de vergadering op het in de agenda vermelde tijdstip.

2Indien de voorzitter constateert dat het quorum niet wordt behaald, bepaalt hij desgewenst datum, tijd en plaats van een tussentijdse vergadering en sluit hij de vergadering.

3Voor deze tussentijdse vergadering geldt dat:

a.deze plaatsvindt ten minste vierentwintig uur na ontvangst door de leden van de agenda daarvoor,

b.alleen besluitvorming kan plaatsvinden over onderwerpen die op de agenda staan van de vergadering bedoeld in het eerste lid van dit artikel,

c.het quorum niet van toepassing is.

d.de beperking genoemd onder 3.b. niet geldt indien het quorum wel wordt behaald.

Artikel 10 Orde van behandeling

1De voorzitter stelt de te behandelen onderwerpen aan de orde in de volgorde waarin deze op de agenda zijn geplaatst.

2De voorzitter of het college kan besluiten van die volgorde af te wijken.

3Vóór de sluiting van de vergadering geeft de voorzitter gelegenheid tot de rondvraag.

Artikel 11 Beraadslaging

1Aan de leden wordt gelegenheid gegeven om over elk onderwerp in beraadslaging het woord te voeren. De beraadslaging vindt in beginsel in twee termijnen plaats.

2De voorzitter vat het te nemen besluit samen aan het einde van de beraadslaging over dat onderwerp.

3Na het sluiten van de beraadslaging, brengt de voorzitter het voorstel, indien nodig, in stemming.

Artikel 12 Wijze van stemmen, stemverplichting, staking van stemmen

1Indien geen stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen. Het staat een lid vrij in de notulen te laten vermelden dat hij zich niet kan verenigen met een genomen besluit. In dat geval wordt het voorstel geacht met de stemmen van de overige leden te zijn aangenomen.

2Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming, is een gewone meerderheid vereist.

3Wanneer een stemming plaatsvindt, is ieder lid, behoudens in geval van de in het volgende lid vermelde uitzonderingen, verplicht zijn stem uit te brengen.

4Leden nemen niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hen, hun echtgenoten of hun bloed- of aanverwanten tot in de derde graad ingesloten, persoonlijk aangaat, of waarbij zij als gemachtigden van de wederpartij van Delfland zijn betrokken.

5Een aangelegenheid wordt geacht iemand persoonlijk aan te gaan wanneer hij behoort tot de personen waartoe de keuze door een voordracht of bij herstemming is beperkt.

6De stemming geschiedt bij handopsteken, tenzij de voorzitter of een lid een hoofdelijke stemming verlangt.

7De voorzitter stemt bij een hoofdelijke stemming als laatste.

8Bij het staken van stemmen in een vergadering waarin niet alle leden aanwezig zijn, wordt het nemen van een besluit vervolgens uitgesteld tot de volgende vergadering. In die vergadering wordt bij het -opnieuw- staken van stemmen, het voorstel geacht te zijn verworpen, zoals eveneens in een vergadering waarin wel alle leden aanwezig zijn.

Artikel 13 De verslaglegging

1Het verslag vermeldt in ieder geval:

a.de aan- of afwezigheid van de leden;

b.een korte omschrijving van de behandelde onderwerpen en de uitkomst van de besluitvorming.

2Het verslag van de vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

3Na de vaststelling, wordt het verslag door de secretaris en de voorzitter ondertekend.

Artikel 14 Besluiten buiten vergadering

1Het college kan buiten vergadering een besluit nemen.

2De voorzitter legt daartoe een voorstel op een geschikte wijze voor aan de leden, overtuigt zich ervan dat de leden kennis hebben kunnen nemen van het voorstel en in de gelegenheid zijn hun stem uit te brengen.

3Voorzitter en secretaris leggen de gevolgde procedure en de uitkomst van de stemming vast in een besluitenlijst.

4Deze besluitenlijst wordt in de eerstvolgende reguliere vergadering behandeld.

Artikel 15 Slotbepalingen

1In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of indien enige bepaling voor meerdere uitleg vatbaar is, beslist de voorzitter.

2Waar in dit reglement staat vermeld “hij”, kan ook “zij” worden gelezen.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag, volgend op die van de vaststelling.

2Bij inwerkingtreding van dit reglement, vervalt het reglement van orde voor de vergaderingen van dijkgraaf en hoogheemraden van Delfland, zoals vastgesteld op 8 januari 2009.

3Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van Orde voor de vergaderingen van Dijkgraaf en Hoogheemraden 2015” of ‘RvO D&H 2015’.