Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

a.commissie: de auditcommissie;

b.college van hoofdingelanden: het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;

c.college van dijkgraaf en hoogheemraden: het dagelijks bestuur van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;

d.accountant: de door het college van hoofdingelanden benoemde accountant conform artikel 109 van de Waterschapswet.

Artikel 2 Instelling en doel

1Er is een commissie die door het college van hoofdingelanden wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.

2Het doel van de auditcommissie is het versterken van de controlerende taak van het college van hoofdingelanden. Met een auditcommissie wordt het college van hoofdingelanden structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op de interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).

3De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede financiële beheersing binnen het hoogheemraadschap op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid.

4De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van het college van hoofdingelanden en het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1De commissie is samengesteld uit leden van het college van hoofdingelanden, niet zijnde leden van het college van dijkgraaf en hoogheemraden. De leden nemen zitting in deze commissie op grond van hun kennis en expertise over financiële vraagstukken en/of interne beheersing. De commissie is technisch en a-politiek van aard.

2De commissie bestaat uit drie tot vijf leden van het college van hoofdingelanden.

3Het college van hoofdingelanden benoemt de leden van de commissie.

4De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

5De commissie kent drie vaste adviseurs die de vergadering bijwonen, tenzij de commissie anders beslist, te weten:

a.de hoogheemraad met portefeuille financiën;

b.de concerncontroller;

c.het afdelingshoofd Financiën, Control en Belastingen.

6De commissie kan andere interne en externe adviseurs uitnodigen aan de vergadering deel te nemen en advies uit te brengen aan de commissie.

7De commissie kan externe deskundigen inschakelen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, legt de commissie dit vooraf voor aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

8De commissie en de afzonderlijke leden ontvangen ambtelijke bijstand ingevolge artikel 4.5 van het Reglement van orde voor het college van hoofdingelanden en de commissies Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2022.

Artikel 4 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur of bij ontslag als lid van het college van hoofdingelanden. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2Het college van hoofdingelanden kan een lid tussentijds ontslaan.

3Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen door de voorzitter hiervan schriftelijk in kennis te stellen.

Artikel 5 Taken

1De commissie heeft de volgende taken:

a.het adviseren van het college van hoofdingelanden over financiële aangelegenheden inclusief het voorbereiden van diens besluitvorming door het afgeven van adviezen over het voorliggende stuk of ontwikkeling;

b.het eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met het college van hoofdingelanden betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt minimaal twee keer per jaar met de accountant over de jaarrekening en de tussentijdse controle.

c.een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak en -protocol door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde onderwerpen of organisatieonderdelen.

d.een overlegplatform voor de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

f.het voorbereiden van de selectie door het college van hoofdingelanden van de accountant bij afloop van het contract met de accountant en het adviseren van het college van hoofdingelanden over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant. De commissie kan hiertoe overleggen met het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

g.een overlegplatform voor de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamer en college met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid. Dit betreft met name de inhoudelijke afstemming van uit te voeren onderzoeken en de planning daarvan.

h.het fungeren als klankbord en aanspreekpunt voor de leden van de rekenkamer betreffende het onderzoeksprogramma en onderzoeksopzet.

i.de werving en selectie van nieuwe leden van de rekenkamer en voorbereiding van de benoeming van de leden.

j.het evalueren van de werkzaamheden van de rekenkamer.

k.bewaken en monitoren van de opvolging van door CHI aangenomen aanbevelingen uit rapporten van de accountant en rekenkamer.

Artikel 6 Werkwijze en informatievoorziening

1De commissie kan over de in artikel 5 genoemde onderwerpen het gesprek voeren, informatie inwinnen en voorstellen uitbrengen voorzien van een advies over aan het college van hoofdingelanden voorgelegde besluiten. De advisering gaat via de commissie Bestuur, Middelen en Waterketen. Dit advies kan aanbevelingen bevatten of een advies om in een bepaalde richting te besluiten.

2De commissie informeert het college van hoofdingelanden over haar werkwijzen t.a.v. de in artikel 5 genoemde onderwerpen door het verstrekken van het verslag van vergaderingen zoals genoemd in artikel 8 vijfde lid.

3Op verzoek van het college van hoofdingelanden geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de commissie Bestuur, Middelen en Waterketen of het college van hoofdingelanden.

4In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van) het college van dijkgraaf en hoogheemraden, de rekenkamer en de accountant.

5De commissie ontvangt op haar verzoek alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.

Artikel 7 Voorzitter

1De voorzitter draagt zorg voor

•het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie,

•het leiden van de vergaderingen

•het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

2De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, naar verwachting drie á vier keer per jaar.

2De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere van de vaste adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

4De adviezen van de commissie zijn openbaar.

5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en achtereenvolgens gedeeld met het college van hoofdingelanden via de wekelijkse zending.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023 of Verordening auditcommissie HHNK 2023.

2De verordening treedt in werking op 1 oktober 2023.